24.2.2020

Sähköasennus Tuomala Oy: ”Huomasin, että asiat voi tehdä paljon kätevämminkin”

Helsinkiläinen Sähköasennus Tuomala Oy on säästänyt Adminet Liten avulla huomattavasti aikaa toimiston rutiinitöistä – erityisesti osto- ja myyntilaskujen käsittelystä. Säästynyt aika on hyödynnetty tekemällä enemmän laskutettavaa työtä. Lisätuloja on saatu myös säästyneiden kustannusten kautta, minkä lisäksi arki on helpottunut.


 

Omaa yritystä vuodesta 2000 lähtien pyörittänyt Hannu Tuomala kertoo päätyneensä yrittäjäksi työskenneltyään aikansa toisen työnantajan hommissa. Yrittäjäksi ajoi halu päästä vaikuttamaan vahvemmin käteen jääviin tuloihin sekä toisaalta mahdollisuus päättää itse, mitä tuotteita päivittäisessä työssä käytetään. Parinkymmenen yrittäjävuoden kokemuksella Tuomala toteaa olevansa tyytyväinen ratkaisuunsa.

Sähköasennus Tuomala Oy on Helsingistä käsin toimiva yritys, jonka periaatteisiin kuuluvat laadukas työ, asiakastyytyväisyys sekä aikataulun mukaisesti tehdyt urakat.

– Teemme sähkötöitä yksityisille ja yrityksille, niin uudis- kuin saneerauskohteisiinkin. Sähköasennusten lisäksi toiminta kattaa tietoliikenne- ja antenniasennuksia, eli kaapelointia ja liittimien tekemistä. Kymmenisen vuotta olemme asennelleet myös ilmalämpöpumppuja. Minulla on itseni lisäksi töissä yksi työntekijä.

Yrityksen vuosiin mahtuu erilaisia pienempiä ja suurempia työkohteita, jotka ovat kysyneet ammattitaitoa. Tuomala kertoo esimerkkinä Kansallismuseon tornin peruskorjauksen vuodelta 2017. Korjaustyön yhteydessä kaikki tornin kivet irrotettiin yksi kerrallaan ja lämmityskaapeleiden asentamisen sekä tuuletuskanavien rakentamiset jälkeen kivet asennettiin takaisin samoille paikoille. Sähköasennus Tuomala toteutti saneerauksen sähkötyöt.

– Olimme mukana sekä ulko- että sisäpuolen sähkötöissä. Se oli hieman haastavampi kohde, koska kyseessä on arvorakennus, joten kaikkien kaapelointien paikat täytyi sopia tarkasti erikseen arkkitehdin kanssa.

Tuomala näkee tämänhetkisen työtilanteen hyvänä ja tuumaa, että toiminta jatkuu todennäköisesti hyvin samankaltaisena myös tulevina vuosina.

– Minulla ei ole tavoitteena kasvattaa toimintaa, ja viimeiset viisi vuotta liikevaihto onkin pysynyt suunnilleen samana. Uskon, että samankokoisella volyymillä mennään jatkossakin.

 

Kokemusta ehtinyt kertyä eri ohjelmistoista

Kun Tuomala aikanaan aloitti yrittäjänä, otti hän saman tien käyttöön ohjelmiston toiminnan tueksi. Kyseinen ratkaisu sai kuitenkin vaihtua, kun Tuomala päätti siirtyä puhtaasti verkossa toimivaan järjestelmään.

– Alkuperäinen ohjelmisto ladattiin koneelle, mistä johtuen sen kanssa alkoi olla lopulta päivittäisiä ongelmia ja virheitä. Saatoin esimerkiksi lähteä töiden jälkeen tekemään laskua toimistolle, jolloin ohjelma kaatui ensimmäisenä eikä siinä vaiheessa voinut enää tehdä mitään, kun asiakastukikaan ei ollut enää auki. Päätin vaihtaa pois tietokoneversiosta sellaiseen, joka ei vaadi päivityksiä koneelle.

Muutaman vuoden seuraavaa ratkaisua käytettyään, Tuomala päätyi vaihtamaan ohjelmistoa vielä kerran.

– Admicomilta soitettiin ja minulle pidettiin etäesittely ohjelmasta. Katsoin, että tuohan vaikuttaa ihan hyvältä ja toimivalta. Suurin syy vaihtaa Adminet Liteen oli nimenomaan käytettävyys, kun huomasin että asiat voi tehdä paljon kätevämminkin. Sen hetkisessä ohjelmassa oli omat ongelmansa, koska se ei toiminut täysin pilvipalveluna, vaan siihen otettiin etäyhteys.

 

Sähköasennus Tuomala siirtyi Adminet Lite -asiakkaaksi vuoden 2018 lopulla. Hannu Tuomala on tyytyväinen käyttöönoton yhteydessä saamaansa tukeen, mutta kertoo että alussa uudenlainen ohjelmiston ajattelutapa vaati pientä paneutumista.

– Koulutus oli selkeä ja hyvä. Kuitenkin ajattelutapa Adminet Litessä oli pikkuisen erilainen kuin aiemmissa ohjelmissa, joten sen oppimiseen meni pari kuukautta, mutta nythän se menee niin kuin sitä olisi käyttänyt aina.

Erilaisella ajattelutavalla Tuomala selventää tarkoittavansa sitä, että Adminet Litessä työmaat perustetaan kohteiksi, kun taas aiemmissa ohjelmistoissa tehtiin pelkästään erillisiä tilauksia ja avattiin työmääräimiä. Tuomala on kuitenkin huomannut etuja kohteiden perustamisessa.

– Alkuun oli hieman vaikea ymmärtää, miksi jokainen työmaa on oma kohteensa ja niihin liittyen tehdään vielä työtilauksetkin erikseen. Olen kuitenkin todennut, että se on hyödyllistä, koska meillä tehdään paljon samoja kohteita ja niihin eri tilauksia. Tiedot tulevat yhden kohteen alle seurantaan ja tarvittaessa on helppo esimerkiksi selvittää, mitä työmaalla on tehty ja miten paljon se on kokonaisuudessaan maksanut. Toisaalta pystyy helposti tarkistamaan myös yksittäisten projektien hintalaput.

 

Helpotusta laskujen käsittelyyn

Tuomala on ollut tyytyväinen täysin pilvipalveluna toimivaan Adminet Liteen ja toteaa arjen olevan nykyään helpompaa, kun ohjelmistoon liittyvä säätäminen on jäänyt pois. Hän kiittelee erityisesti sitä, että laskujen käsittely on helpottunut huomattavasti, koska Adminet Litessä ei tarvitse käyttää omaa aikaa maksamiseen ja rahaliikenteen hoitamiseen.

– Aiemmalla ohjelmistolla oli aika hankala selvittää, paljonko on tulossa laskuja ja paljonko on menossa. Esimerkiksi ostolaskut tulivat jonoon listalle ja itse täytyi käsin hakea ne laskut, jotka halusi maksaa ja varmistaa myös se, että lähetti ne pankkiin ajoissa. Välillä jos rahat olivat vähissä, joutui laskeskelemaan, mitkä laskut pistää maksuun. Adminet Litessä näitä ongelmia ei ole, koska minun hyväksyntäni jälkeen laskut lähtevät automaattisesti maksuun eräpäivänä. Adminet Lite ei myöskään lähetä laskua pankkiin jos ei ole saldoa, kun aiempi ohjelmisto yritti niissä tilanteissa laittaa laskua eteenpäin ja usein jäi epäselväksi, lähtikö lasku maksuun vai ei. Siinä joutui manuaalisesti valvomaan laskujen tilanteita ja tilien saldoja.

Tuomala kiittelee myös Adminet Liten rahoitusennustetta, joka antaa yhdellä silmäyksellä reaaliaikaisen näkymän yrityksen pankkitilien saldoista sekä lähtevistä maksuista ja saapuvista suorituksista.

– Vanhassa ohjelmassa rahoitusennustetta ei ollut ollenkaan, vaan jouduin tekemään sen itse: tulostin osto- ja myyntilaskuja, tuijottelin eräpäiviä ja katselin että tuossa kohtaa rupeaa rahat loppumaan, joten täytyypä ruveta tekemään töitä valmiiksi.

 

Adminet Litessä ostolaskujen rivejä voi kohdistaa suoraan kohteelle tai työtilaukselle, mikä on tuonut yllättäviäkin etuja.

– Tavarat voi heittää kätevästi laskulta tilauksiin jo ostovaiheessa, kun asia on tuoreessa muistissa. Kun laskun hyväksymisen yhteydessä vain katsoo, että kulut on kohdistettuna tilauksille, ei mitään jää laskuttamatta. Aiemmin välillä unohtui laskuttaa jotakin, koska tavaroiden kirjaaminen oli työläämpää ja oman muistin varassa.

Myös ostokuittien käsittely on Adminet Liten myötä ottanut ison harppauksen eteenpäin.

– Jos menen ostamaan jotakin pankkikortilla, menee Adminet Litessä todella helposti, kun otan vain kuvan kuitista, annan sille nimen ja liitän sen myöhemmin tiliotetapahtumaan. Enää ei tarvitse skannailla kuitteja ja naputella kaikkia tietoja käsin järjestelmään.

 

Kokonaisuutta helpompi pyörittää

Tuomala toteaa tyytyväisenä, että ohjelmiston vaihdon myötä on säästynyt sekä aikaa että rahaa.

– Kyllä voin sanoa, että aikaa on säästynyt. Sitten on myös sellainen iso bonus, että on säästynyt jopa rahaa – aika paljonkin entiseen verrattuna. Olen saanut ison kuukausisäästön, koska kokonaisuutena Adminet Lite on sen verran paljon edullisempi.

– Koska aikaa kuluu nykyään vähemmän laskuihin, erilaisiin selvittelyihin ja työmääräinten käsittelyyn sun muuhun, tehdään töitä sitten sen verran enemmän. Sehän tarkoittaa sitä, että kun säästää toimistoajassa, pystyy silloin tekemään kentällä työtä ja laskuttamaan hieman enemmän.

Ajansäästö onnistuu Adminet Litellä, koska sen sisäinen automatiikka hoitaa toimiston rutiinityöt ja vapauttaa samalla paperinpyörittelystä. Tuomala näkee automatiikan hyödyllisenä ja miettii positiivisten vaikutusten näkyvän jopa asiakkaalla asti.

– Automatiikka helpottaa asioita. Meille esimerkiksi ostolaskut tulevat usein samalta toimittajalta, joten sehän on vain järkevää, että tiliöinnit on automatisoitu ja tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, joten itse ei tarvitse olla selvittelemässä jokaista riviä erikseen.

– Tämä vaikuttaa myös asiakkaisiin sillä tavalla, että he saavat tietysti laskunsa nopeammin. Jos yksityisasiakas antaa sähköpostiosoitteen, voimme lähettää laskun pdf:nä heti kun homma valmistuu, eikä asiakkaan tarvitse odotella viikon ajan kirjelaskua.

Tuomala näkee, että papereista vapautuminen sisältää myös muita hyötyjä.

– Voisin sanoa että jos paperittomuus ketään epäilyttää, niin enää ei tarvitse murehtia sitä että vaikkapa jokin kuitti hukkuu matkan varrella. Toisaalta nykyään ei myöskään tarvitse enää lähetellä paperisia tuntilappuja kirjanpitäjälle. Aikanaan ne täytyi skannata ja lähettää kirjanpitäjälle aina hyvissä ajoin ennen palkanmaksua, mutta nykyään palkkahallinnon pystyy hoitamaan helposti itse. Mielestäni tämä on hyvä systeemi.

Koska Adminet Lite on aito pilvipalvelu, on ohjelmisto käytettävissä nettiyhteyden avulla missä ja milloin vain. Tätä mahdollisuutta Tuomalakin hyödyntää arjessaan.

– Minä teen itse asiassa aika paljon töitä kotona; kun pääsen kotiin, keittelen kahvit ja kirjaan päivän tapahtumat. Myös lomareissuilla minulla on ollut nykyään kannettava tietokone mukana, ja sen avulla olen saanut hoidettua asioita lomaltakin käsin jos on tarvinnut.

Tuomala on tyytyväinen päätökseensä ryhtyä Adminet Lite -asiakkaaksi. Ohjelmisto ja sen automatiikka ovat tehostaneet monipuolisesti yrityksen arkea. Yrittäjä on myös tarvittaessa saanut henkilökohtaista apua ja tukea Admicomin suunnalta, mistä Tuomala on kiitollinen.

– Aina kun on ollut jotakin kysyttävää, on vastaus Admicomin päästä tullut ripeästi ja ongelma on ratkennut heti. Ei minulla ole siihen muuta sanottavaa kuin, että tähän mennessä asiakaspalvelu on ollut kympin arvoista.

Kuvat: Tero Honkaniemi

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Lataa kannattavuusopas pienille yrityksille

Pienissä rakennus- ja talotekniikkayrityksissä voidaan hukata tuhansia euroja vuodessa ihan huomaamatta. Ilmaisesta 17-sivuisesta oppaastamme saat vinkkejä yleisiin kannattavuuden ongelmiin.

Lataa opas täältä


Varaa lyhyt esittely

Sovitaan etänä järjestettävä henkilökohtainen tutustumiskeskustelu, jossa voimme katsoa yhdessä, mitä tarpeita teillä on ja miten Adminet Lite voisi auttaa teitä käytännössä. Tapaamisen jälkeen voit päättää jatkosta.
Sulje haku