15.10.2020

Uuden ohjelmiston käyttöönotto lähestyy, kuinka selviän siitä?

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottaminen voi tuntua etukäteen isolta ja raskaaltakin prosessilta ja pientä pelkoakin voi olla ilmassa. Entä jos käyttöönotto jostain syystä epäonnistuu ja liiketoiminnan tärkeisiin toimintoihin tuleekin katkos?


 

Uusi järjestelmä mahdollistaa toimintatapojen kehittymisen

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton suunnitteluvaiheessa on syytä aina kartoittaa ohjelmistokumppanin kanssa yrityksen liiketoiminta ja tarpeet, jotta ne voidaan huomioida uuden järjestelmän käyttöönotossa.

Järjestelmän vaihdon yhteydessä on loistava tilaisuus ottaa käyttöön uusia toimintamalleja, jos ne helpottavat uuden järjestelmän käyttöä tai on koettu aiemmassa liiketoiminnassa hankalaksi. Kannattaa myös ottaa esille liiketoiminnan ongelmakohdat käyttöönottosuunnittelun aikana.

Voisiko esimerkiksi ostot olla helpompi kilpailuttaa ja tehdä sähköisesti uuden järjestelmän kautta, sähköpostin tai tukkurille soittamisen sijaan?

Samalla voidaan miettiä henkilöstön rooleja yrityksessä ja järjestelmän käyttäjinä. Kannattaako esimerkiksi muutenkin kiireiselle toimitusjohtajalle jättää kaikki ostolaskuihin liittyvät toiminnot, vai voisiko laskujen tarkastamista jakaa henkilöstön kesken? Samoin töiden laskuttaminen voidaan usein jättää projektien vastuuhenkilöille.

Tässä tarvitaan joskus avointa mieltä ja joustavuutta, koska ”Näin olemme aina tehneet”-ajattelusta on vaikea luopua ja luottaa käyttöönottokonsultin kokemukseen muista vastaavista projekteista.

Kannattaa tuoda esille ja kirjata ylös tavoitteet, joita uudella järjestelmällä tavoitellaan. Näitä voivat olla esimerkiksi parempi jälkilaskenta, ajan säästö ja päällekkäisten töiden karsiminen.

 

Sitouta henkilöstö muutokseen osallistamalla

Käyttöönoton suunnitteluvaiheessa muodostuu projektille aikataulu sekä tehtäviä, jotka tekemällä yhdessä aikataulutetusti, saadaan käyttöönottopäivään mennessä toimiva järjestelmä.

Näiden tekemiseen kannattaa varata aikaa ja jakaa vastuuta myös muille organisaatiossa. Uskalla myös kysyä neuvoa, jos jokin asia käyttöönotossa mietityttää.

Henkilöstölle muutos sähköiseen toiminnanohjausjärjestelmään tuo muutoksia työtehtävästä riippuen.

Henkilöstöä kannattaa tiedottaa hyvissä ajoin uuteen järjestelmään siirtymisestä.

Tällöin mahdolliset henkilöstöltä tulevat kommentit, uhkakuvat ja ideat, voidaan ottaa huomioon jo käyttöönottovaiheessa. Näin uudesta järjestelmästä ei muodostu henkilöstölle pelkkää mörköä, joka vain hankaloittaa ehkä muutenkin kiireistä arkea.

 

Jannella on kokemusta lukuisista käyttöönottoprojekteista. Monipuoliset työtehtävät, vastuu ja jatkuva uuden oppiminen ovat syitä, miksi hän viihtyy työssään, hyviä työkavereita unohtamatta.

 

On tärkeää pitää huolta, että koko henkilökunta oppii uuden järjestelmän käytön

Käyttöönottovaiheessa yrityksen henkilöstö koulutetaan uuden järjestelmän käyttöön. Uutta järjestelmää on hyvä käyttää päivittäin ja kysyä neuvoa aina tarvittaessa. Jos käyttöön tulee taukoa, tahtovat jo opitut asiat helposti unohtua. Toistoa, toistoa, toistoa.

Yrityksessä saattaa olla tässä vaiheessa henkilöitä, joiden osaamistaso on erilainen. Johtoa ja projektipäälliköitä voi olla käyttöönotossa koulutettu enemmän kuin asentajaa. Henkilöt myös omaksuvat uusia asioita eri tahtiin.

Osaamista on hyvä jakaa yrityksen sisällä tiedottamalla, lähiopetuksena ja sisäisin palaverein.

Kannattaa myös hyödyntää järjestelmän ohjetta ja tukipalveluita. Useaan kysymykseen löytyy jo näistä vastaus.

 

Monipuolinen järjestelmä tarjoaa lisää ominaisuuksia toiminnan muuttuessa

Kun yrityksen arjen toiminnot onnistuvat sujuvasti uudessa järjestelmässä, on hyvä varmistaa, että osaaminen syvenee ja uudet ominaisuudet otetaan tehokkaaseen käyttöön.

Onko suunnitteluvaiheessa asetettuihin tavoitteisiin päästy? Jos ei, kannattaa miettiä yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa keinoja niihin pääsemiseksi.

Jos liiketoiminta muuttuu, esimerkiksi uuden toimialan myötä tai on tarvetta uusille työkaluille toiminnan seurantaan tai kehittämiseen, ota rohkeasti yhteyttä järjestelmätoimittajaan. Luultavasti haettu toiminnallisuus on jo olemassa avuksi.

Pyydä lisäkoulutusta heti kun tarvetta ilmenee, esimerkiksi henkilöstön vaihtuessa.

 

Adminetin käyttöönotto on hiottu palvelemaan asiakkaiden tarpeita

Adminetin käyttöönotto on jo satojen aikaisempien käyttöönottoprojektien muokkaama prosessi, jonka läpivienti onnistuu, kunhan kaikki osapuolet sitoutuvat projektiin ja asioita tehdään yhdessä. Tutustumme juuri teidän yrityksen toiminnan erityispiirteisiin ja autamme teidän liiketoiminnan kehittämisessä sekä prosessien tehostamisessa.

Käytössänne on käyttöönoton aikana nimetty käyttöönottokouluttaja sekä laaja ohje-toiminto videoineen, ilmainen tukipalvelu sekä webinaareja, joissa uusista ominaisuuksista tiedotetaan ja sovellusten käyttöä opastetaan.

Meillä käyttöönotto-organisaatiossa päätavoitteena on onnistunut käyttöönotto ja tyytyväinen asiakas.

 

Lue lisää:

 

 

 

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Opas sujuvan käyttöönoton varmistamiseen

Kuinka uuden järjestelmän käyttöönotto etenee ja miten siitä selviää? Ilmaisesta oppaasta löydät asiantuntijoiden vinkit käyttöönottoprojektin sujuvaan läpiviemiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

 

 

Janne Hakkarainen

Janne toimii Admicomin käyttöönottotiimissä talousvastaavana. Työhön kuuluu mm. asiakkaan tietojen siirto uuteen järjestelmään sekä kirjanpitäjän ja palkanlaskijan kouluttaminen. Vapaa-aika kuluu luontopoluilla ja mökkeillen, mutta musiikki ja elokuvat varsinkin syyssateilla ovat parasta ajanvietettä.

Sulje haku