4.10.2017

Toiminnanohjaus yrittäjän näkökulmasta

VIERAILIJABLOGI | Toiminnanohjaus eli ERP ei sano monelle sanana vielä mitään ja tästä syystä sille luodaan usein omia tulkintoja. Siksi päätin yrittäjänä tuoda esille näkemykseni toiminnanohjauksesta ja sen tuomista mahdollisuuksista yrityksen toiminnalle nyt ja tulevaisuudessa.


 

Matka helpompaan huomiseen

Yritykset erottaa toisistaan vain tuote, joka voi olla hiustenleikkuuta, komponentin valmistamista tai sähköasennusta. Muuten kaikki yritykset noudattavat samoja sääntöjä itse yrityksen tasolla – oli kyseessä mikä toimiala tahansa.

Yrittäjänä aika pitäisi kyetä käyttämään oman tuotteensa myymiseen ja kehittämiseen.

Yrityksen toimintaa tehostamaan ja kehittämisen avuksi on tarjolla toiminnanohjausjärjestelmiä. Järjestelmän merkittävyyttä kuvaa, että sen käyttö vie aikaa ehkä noin viisi prosenttia koko yrityksen työpanoksesta, vaikka järjestelmässä käsitellään varsinaista työn toteuttamista lukuun ottamatta kaikki yrityksen asiat. Tämän ajan tehostaminen ja järjestelmän tietojen hyödyntäminen on liiketoiminnan kannattavuuden merkittävimpiä seikkoja.

Pelkästään toiminnanohjausjärjestelmän tilaaminen ei tee autuaaksi, vaan koko prosessi käyttöönoton taustalla on matka helpompaan huomiseen.

Itse aikanani turhauduin laskutusohjelmien riittämättömyyteen raportoinnin työkaluna. Sieltä tuotettavat raportit olivat riittäviä seuraamaan kehitystä kirjanpidon tasolla, mutta viive raporttien tuottamisessa aiheutti monesti tilanteen, jossa oltiin jo yli kuukausi myöhässä reagoimassa muutoksiin.

Toiminnanohjauksen ajatuksena on kirjaimellisesti ohjata yrityksen päivittäistä toimintaa kaikilla osa-alueilla tuomalla työkalut koko organisaatiolle aina asentajasta toimitusjohtajaan.

Työkalujen tuottama informaatio tuodaan selkeässä muodossa päättäjälle, jolloin liiketoiminnan kehittämiseen käytettävä materiaali perustuu faktatietoon ja antaa hyvät mittarit päätösten tueksi. Jotta tähän tilanteeseen päästään, pitää lähteä liikkeelle aivan alusta.

 

Ensin pitää tiedostaa ongelma

Ensimmäinen ja ratkaiseva tekijä on havahtua, että kyseessä on ongelma. Joillekin se on ajan riittämättömyys tuotteen parissa, kun pitää laskuttaa, ohjata henkilökuntaa ja istua palavereissa, joista ei makseta.

Tässä vaiheessa yleensä tiedostetaan, että käsissä on jonkin sortin ongelma, mutta aika ei riitä sen selvittämiseen.

Lisäksi kaiken maailman myyjät soittelevat tapaamisia, kun ei ole muutenkaan aikaa. Valitettavan usein kuitenkin ne sinnikkäät myyjät ovat oikeasti oman alansa ammattilaisia, jotka tahtovat kaupan lisäksi auttaa yrittäjää oman tuotteensa kanssa. Ja usein yrittäjä havaitsee ongelmansa ja ratkaisun juuri tuon tapaamisen aikana. Silti tästä on vielä matkaa lopulliseen hyötyyn, mutta oletetaan, että yrittäjä päättää lähteä matkalle ja tilaa toiminnanohjausjärjestelmän.

Seuraavaksi alkaa se raadollinen vaihe, kun omaa liiketoimintaa rakennetaan järjestelmään.

Järjestelmän käyttöönotossa yrityksen toiminnot siirretään järjestelmäympäristöön ja tässä vaiheessa on mahdollisuus muuttaa totuttuja rutiineita – puuttua niihin asioihin, joissa on parantamisen varaa ja säilyttää ne alueet, jotka toimivat kuin kello.

Näin järjestelmästä saadaan yrityksen näköinen. Kun alun määrittelyt on tehty kunnolla ja niihin on panostettu oikeassa suhteessa, on aika siirtyä seuraamaan sitä karttaa, joka aiemmin on piirretty.

 

Aika tuottavaan tekemiseen

Toiminnanohjauksella yrityksen toiminnot jaetaan jokaisen vastuiden mukaan, jolloin ei jää epämääräisiä asioita, joista ei tiedetä kenen vastuulle ne kuuluvat.

Näin rutiinitöiden organisointi on hoidettu kerralla käyttöönotossa ja kukin taho tietää tehtävänsä tarkasti.

Myös järjestelmä muistuttaa jokaisen henkilökohtaisista tehtävistä ja näin ei-toivotut unohdukset voidaan välttää. Töiden resursointiin on omat työkalut, joilla tilaus-toimitusketjun hallinta on selkeää ja säästetään ”luppotunneista”. Materiaalien hankintaan tulee oma selkeä prosessi, jolloin ostoissa säästyy ajan lisäksi rahaa ja ostoja seurataan aina laskuille asti, jotta materiaaleja ei jää laskuttamatta. Nykypäivän tekniikka mahdollistaa tämän kaiken seurannan täysin automaattisesti, jolloin aikaa (lue rahaa) säästyy tuottavampaan tekemiseen.

Oma kokemukseni on, että ilman oikeaa toiminnanohjausjärjestelmää liiketoiminnan kasvattaminen olisi ollut huomattavasti työläämpää ja kannattamattomampaa.

Kasvavat työntekijämäärät aiheuttivat ongelmia resursointiin, ostojen seuranta ja kohdistaminen oli työlästä, laskuttamisesta puhumattakaan. Projektien seuranta oli käytännössä mahdotonta ajanpuutteen vuoksi ja kirjanpidosta saadut raportit tulivat aina liian myöhään, jos olisi tarvinnut reagoida nopeasti.

Toiminnanohjaus kirjaimellisesti ohjaa yrityksen toimintaa lähes automaattisesti sille määritetyillä asetuksilla! Jokainen voi itse laskea, minkä arvon sille antaa.

 


Tuomas Ylönen

Kirjoittaja on pitkän linjan yrittäjä, jolle yritystoiminnan pyörittämisen arki ja siihen liittyvät haasteet ovat tuttuja. Mitä tulee toiminnanohjausjärjestelmiin, Tuomas puhuu kokemuksesta, sillä nekin ovat tulleet tutuksi vuosien varrella. Viimeisimpänä hän on ottanut käyttöön Adminetin omassa sähköalan yrityksessään.

Tuomas Ylönen - Admicom Oy

Lataa opas järjestelmän hankintaan

Oppaasta saat saat viisi vinkkiä toiminnanohjausjärjestelmän valitsemiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

Toiminnanohjausjärjestelmän valinta - Lataa ilmainen opas - Admicom
Sulje haku