30.9.2020

Sähköinen allekirjoitus on jo tätä päivää

Tekniikka ja toimintatavat kehittyvät koko ajan ja toiminnot alkavat muuttumaan pala kerrallaan sähköiseen muotoon. Vastuu Groupin Rikhard Tiula sekä Admicomin Ilkka Uusi-Maahi kertovat sähköisestä allekirjoituksesta ja mistä siinä on kyse.


 

Sähköinen allekirjoitus kasvattaa suosiotaan

Rikhard Tiula | Vastuu Group

Viimeisen vuoden aikana sähköisen allekirjoittamisen käyttöönotto on kasvanut voimakkaasti yrityksissä. Koronaviruksen johdosta tehdään enemmän etätöitä ja se on osaltaan pakottanut yrityksiä sähköistämään toimintaa.

Käsin allekirjoitettu sopimus tulee olemaan poikkeus tulevaisuudessa.

Sähköinen allekirjoittaminen kasvattaa suosiotaan, koska se on luotettava, nopea ja kustannustehokas tapa hoitaa ja käsitellä sopimuksia.

Digitaalisesti tulkittava ja hyödynnettävä sopimusdata on avainroolissa toiminnanohjauksen tehostamisessa.

 

Sähköisen allekirjoituksen hyödyt yritykselle

Sähköisesti allekirjoittamalla yrityksen sopimusprosessit nopeutuvat, myyntityö tehostuu ja riskejä pystytään hallitsemaan paremmin.

Lisäksi sen avulla säästetään työaikaa ja kustannuksia, kun tulostuksesta, skannauksesta ja postittamisesta syntyvät kulut saadaan poistettua prosessista. Sopimusten hallinta helpottuu, kun ne ovat sähköisessä muodossa ja kaikkien osapuolten saatavilla ja jaettavissa.

 

Mitä sähköisen allekirjoituspalvelun käyttö vaatii yritykseltä sekä asiakkaalta?

Allekirjoituspyynnön lähettäjällä tulee olla käytössään henkilökohtainen sähköpostiosoite sekä allekirjoituspalvelun sovelluslisenssi. Allekirjoittaja tarvitsee oman sähköpostiosoitteen ja mahdollisesti vahvan sähköisen tunnistautumisen välineen, esimerkiksi verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen, riippuen allekirjoituspyynnön tunnistustavasta.

 

Kuinka turvallinen sähköinen allekirjoituspalvelu on?

Markkinoilla on lukuisia palveluita, joilla voidaan allekirjoittaa sopimuksia sähköisesti. Palvelua valitessa on hyvä tarkistaa, että valittu palvelu on tietoturvallinen ja että palvelun kehityksessä on huomioitu EU:n eIDAS-asetus.

Vastuu Groupin kehittämällä SignSpace-palvelulla sähköinen allekirjoittaminen onnistuu turvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelussa on myös arkisto, josta sopimukset ovat löydettävissä tallentamatta niitä erilliseen tallennuspalveluun. Vastuu Group on ISO27001 sertifioitu yritys.

Vastuu Group on itseohjautuva, innovatiivinen, kansainvälistyvä ja nopeasti kasvava IT- ja palveluyritys, joka kehittää sähköisiä palveluita kohti alustataloutta erityisesti kiinteistö- ja rakennusalan tarpeisiin. SignSpace-palvelu on Vastuu Groupin tytäryhtiön Platform of Trustin sähköisen allekirjoittamisen palvelu, jonka avulla voi mm. allekirjoittaa, arkistoida sopimuksia, kommunikoida ja järjestää etä-äänestyksiä tietoturvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

 

Näkökulma: Kuinka sähköinen allekirjoitus näkyy rakennusalalla?

Ilkka Uusi-Maahi | Admicom

Digitalisaatio etenee kaikilla rintamilla. Rakentamisessa digitalisaatio on korvamerkitty ja kannustettu kehityssuunta. Ei edes käsin ylpeydellä pyöräytetty allekirjoitus ole enää pyhä! Jotkut varmaan muistavat vahvan allekirjoituksen: kaikki allekirjoittajat käyttivät samaa kynää ja kynä taltioitiin alkuperäisen dokumentin kanssa kassakaappiin. Vaan eipä kelpaa enää joka paikassa tuo niin tuttu ja moneen kertaan piirretty viivojen sekoitus, lähes taideteokseksi hiottu omakätinen allekirjoitus.

Myös meillä Admicomilla on siirrytty käyttämään sopimuksissamme Taloushallintoliitto ry:n suosittelemaa digitaalista allekirjoitusta. Vahva tunnistautuminen pankin tunnusten avulla vaaditaan, kun sovitaan esim. taloushallintopalveluista. Vahva tunnistautuminen… No, kunnon kädenpuristus ja tiukka katse silmiin, omalla tavallaan vahvaa oli sekin.

Näin etätöiden kulta-aikana tuo digitalisointi osoittaa toimivuutensa. Nopeaa, selkeää ja luotettavaa.

Aina ei tarvita tuota vahvaa tunnistautumista. Allekirjoitus voidaan useimmissa tapauksissa toteuttaa sähköpostissa olevan ainutkertaisen linkin avulla. Tapoja on monia muitakin.

Näin softatalon edustajana toimintatapoja joutuu miettimään tavallista tarkemmin. Niinpä meillä Admicomillakin on jo useita tapoja käytössä: suoraan kosketusnäytölle tehtävä allekirjoitus, henkilökohtaisen käyttöoikeuden kautta tehtävä allekirjoitus, tuo vahva allekirjoitus jne. Näissä on monta asiaa mietittävänä: vahvuus, allekirjoitusten määrä, helppous, vaivattomuus, jäljitettävyys ja allekirjoitusten säilyttäminen luotettavalla tavalla.

Onneksi meillä on rakennusalalla ihan oma aiheeseen paneutunut kumppani. Kiitos Vastuu Groupille ja SignSpace -allekirjoituspalvelulle! Helppo kehittää, helppo ottaa käyttöön ja jo nyt alalla toimiville usein entuudestaan tuttu. Etenemme yhdessä monella rintamalla.

 

 

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Nykyaikaisen toiminnanohjauksen opas

Täyttääkö yrityksesi tärkein työkalu nykypäivän vaatimukset? Ilmaisesta oppaasta löydät 6 kriteeriä, mistä tunnistaa nykyaikaisen järjestelmän.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

 

 

Sulje haku