23.8.2021

Kuka keksisi resurssikalenterin arjen kaaokseen?

Anna Becic - Admicom

Syksy on arjen, velvollisuuksien ja rutiinien aikaa. Käsissä pidellään samanaikaisesti montaa lankaa ja huomiosta taistelevat eri kanavat, sovellukset sekä järjestelmät. Hommat koitetaan kiireestä huolimatta hoitaa kunnialla ja ajallaan siten, että oikeat henkilötkin tulisivat samalla informoiduiksi. Mikä auttaisi arjen hallinnassa tänä syksynä työssä ja vapaa-ajalla?


Informaatiotulvan vietävänä – kuulostaako tutulta?

Voi miten hienoa olisi, jos ruuhkavuosien keskellä tarpovalle olisi helppo työkalu arjen projektinhallintaan. Wilmasta paukkuu kesken työpäivän jo viidettä viestiä koululaisten ja päiväkotilaisten asioista. Sähköpostiin pukkaa ilmoitusta, että OmaVerossa on jotakin huomioitavaa ja laskujakin olisi verkkopankissa hyväksymättä.

Harrastuksiin liittyvistä asioista ilmoitetaan sähköpostitse tai tieto löytyy jostain järjestelmästä – niinpä niin, ja ne kirjautumistunnukset pitäisi sinnekin muistaa tai kaivaa jostakin paperinkulmasta. Mutta hei, sähköinen ilmoittaminen on niin tätä päivää ja helppoa! Niinhän se olisikin, jos harrastusten tiedot liikkuisivat tehtäviksi, muistutuksiksi ja kalenterimerkinnöiksi kertaheitolla.

Viestit aiheuttavat hikikarpaloiden nousemisen otsalle jo ilmoituksen kilahtaessa. Yleensä se tarkoittaa jotakin huolehdittavaa tai muistettavaa.

Kun olet saanut edellisen homman tehtyä, tulee tietoosi seuraava. Pienen koululaisen repussa on lappu, että olettehan vanhemmat muistaneet varata ajat hammas- ja terveystarkastuksiin. Ensimmäinen ajatus on, että ei mitään muistikuvaa… Toivottavasti varatuista ajoista tulee edes joku muistutus ja ne sopivat edelleen työkalenteriin.

Ai niin! Pienimmän synttäritkin olivat, joten uusi neuvola-aika pitäisi saada sovittua. Tehtiinkös se ajanvaraus Omakannasta, sähköpostista vai mistä. Yhden tunnin aikaikkuna neuvolan ajanvaraukseen soittamiseen kerran viikossa on kuitenkin mahdoton tehtävä muistaa oikealla hetkellä.

 

Arjen hallinnan työkalulle olisi tilausta vapaa-ajallakin

Kun työsähköposti, henkilökohtainen sähköposti, tekstarit, WhatsApp, puhelut, sähköiset ilmoitukset ja kaikki muut sovellukset laulaa, niin päivään riittää kilinää. Yhdistelet eri kanavista saamiasi tietoja ja teet muistutuksia kalenteriin. Informoit puolisoa, lapsia, työkavereita, isovanhempia, naapureita ja kumminkaimoja tai ketä nyt vaan, jotta hommat tulee hoidetuksi. Muistuttelet, kysyt, huolehdit ja varmistat, että jokainen on ajan tasalla. Olisikohan jotakin konstia, millä voisi hypätä suoraan viikonloppuun tai vaikka koko pimeän marraskuun yli.

Tässä kohtaa viimeistään jo rukoilee, että olisi sellainen apuväline, johon pääsisi yksillä tunnuksilla ja näkisi heti mitä on sovittu, mihin pitää reagoida ja minkä voi merkata jo tehdyksi.

Arkea helpottavan järjestelmän olemassaolosta haaveilu taisi olla yksi syy, miksi itse innostuin Admicomista työpaikkana ja hyppäsin vuosien jälkeen finanssimaailman pyörityksestä ohjelmistoalalle. Pysähdyin hetkeksi miettimään asiakkaillemme tarjoamiamme työkaluja. Kuinka järjestelmällisesti ja helposti pystyykään asioita hoitamaan, hallitsemaan ja johtamaan Adminetin avulla. Saatoin vain unelmoida millainen aivojen kuormitusta vähentävä työkalu se olisi tällaiselle tavalliselle työssäkäyvälle arjen tallaajallekin.

 

Yrityksen arjessa kaaosta helpottavat resursointi, kalenteri ja aikataulutus

Eihän tässä kohtaa voi kuin todeta, että omaakin arkeani helpottaisi Adminetin kaltainen ohjelmisto ja erityisesti sen työmääräimet, resursointikalenteri, muistutukset, työjonot ja sähköiset kuittaukset.

Kaikkiin työkaluihin ja tietoon pääsisi käsiksi yksillä käyttäjätunnuksilla. Yksi asia tulisi kirjattua vain kerran, minkä jälkeen tieto liikkuisi seuraavaan vaiheeseen, missä samaa tietoa tarvitaan. Koontina näkisi helposti ja nopeasti, mitä on tehty, mitä on vielä tekemättä ja kaikilla olisi ajantasainen näkymä töiden tilanteeseen.

Haluamme, että yritysten arki olisi helpompaa ja stressittömämpää. Siksi uudistimme toukokuun 2021 päivityksessä Adminetin kalenterinäkymää asiakkaidemme toiveiden perusteella. Kalenterinäkymästä onnistuu koko yrityksen resursointi ja siitä näkee helposti työtilanteen sekä työntekijöiden lomat ja poissaolot. Voit lukea uudistetusta kalenterista lisää uutisesta.

Yrittäjänä en miettisi hetkeäkään olisiko tällaisesta toiminnanohjausjärjestelmästä hyötyä vai ei. Ottaisin käyttöön arjen työtilaukset ja resurssikalenterin heti, jos vain mahdollista helpottamaan ruuhkavuosia ja töitäni. Helpottaisin asioiden muistamista, vähentäisin omaa kuormaani ja varmistaisin, että kaikki tulee varmasti hoidetuksi.

Annamme mielellämme vinkkejä ja näytämme käytännössä, miten yrityksen arki saadaan rullaamaan vähemmällä stressillä ja kiireellä. Helpota syksyäsi, jos vain voit – minä taidan lähteä juttusille meidän ohjelmistokehitykseen 😉

 

Lue lisää:

 

 

Admicom on kotimainen ohjelmistotoimittaja ja talousautomaation asiantuntija, joka auttaa rakennus-, talotekniikka- ja teollisuusyrityksiä pääsemään irti turhista työvaiheista ohjelmistojen parissa. Tuottavan työn maksimoiminen ja liiketoiminnan tehostaminen ovat meidän vahvuuksiamme.

Toiminnanohjausjärjestelmämme Adminet on automatisoitu järjestelmä, jolla hoidat kaikki yrityksesi päivittäiset kirjaamiset, raportoinnin ja kirjanpidon. Automatisoinnin ansiosta toimistotöihin kuluva aikasi on minimoitu. Saat tarkkaa ja ajantasaista raportointia yrityksesi toiminnasta, jonka avulla varmistat liiketoimintasi kannattavuuden.

 

 

Nykyaikaisen toiminnanohjauksen opas

Täyttääkö yrityksesi tärkein työkalu nykypäivän vaatimukset?
Ilmaisesta oppaasta löydät 6 kriteeriä, mistä tunnistaa nykyaikaisen järjestelmän.

Lataa ilmaiseksi

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?

 

 

Anna Becic - Admicom - kirjoittaja

Anna Becic

Anna on vuonna 2021 admicomilaistunut myyjä, joka nauttii aidosti, kun asiakkaalle löytyy toivottua apua ja helpotusta arkeen. Finanssimaailmassa vietettyjen vuosien aikana hän on nähnyt yrittäjien usein kamppailevan asioiden kanssa, joihin voi nyt tarjota ilolla ratkaisua.

Vapaa-ajalla ei tekemistä puutu, kun kuusihenkinen perhe elää arkea täysillä. Anna nauttii liikkumisesta ja touhuamisesta, ja hänen lempipuuhiaan onkin ihailla kävelylenkeillä vanhoja rakennuksia, joista voi hakea inspiraatiota oman satavuotiaan hirsitalon remppaamiseen.

Sulje haku