23.2.2017

Reaaliaikainen kirjanpito mahdollistaa nopean reagoinnin

Reaaliaikainen kirjanpito - Admicom

Pelkillä ennusteilla ja viiveellä saatavilla kirjanpidon tiedoilla yrityksesi roikkuu ohuen narun varassa. Yksi virheliike voi syöstä koko toiminnan vapaapudotukseen, joka saattaa olla kova ja kohtalokas. Reaaliaikaisella kirjanpidolla ja siihen perustuvalla seurannalla selviät kiperistäkin tilanteista.


 

Hyvä kirjanpitotapa edellyttää, että yrityksen kirjanpito on ajan tasalla yhtenä päivänä kuukaudesta. Tämä on myös todellisuutta suuressa osassa rakennus- ja talotekniikkayrityksiä.

Kuukauden noin 30 päivästä yhtenä oikeasti tiedetään yrityksen ja projektien tilanne – silloinkin yleensä viiveellä.

Loput 29 päivää mennään mutu-tuntumalla, ennusteilla ja toivotaan, toivotaan -asenteella.

Jos toimintaa ohjataan suurin osa ajasta pelkillä laskennallisilla raporteilla, kuten myyntiennusteilla ja arviolla tulevista kuluista, on todellisuus jatkuvasti hämärän peitossa.

Laskennallisissa raporteissa on aina haavoittuvuuksia.

Koskaan ei voida olla satavarmoja, että laskennassa käytetty tieto oikeasti päätyy kirjanpitoon. Jos kirjanpito muuttuu raportin ottamisen jälkeen, on raportti hyödytön ja pahimmassa tapauksessa ohjaa toimintaa väärään suuntaan.

Laskennalliset raportit ovat hyvä arvio tulevasta, mutta vain arvio – siksi rinnalla pitää olla kirjanpitoon perustuva seuranta.

Reaaliaikainen kirjanpito on ennustetta vahvempi mittari yrityksen tilanteesta

 

Meillä Admicomilla lähtökohtana on, että asiakkaalle tarjottavan tiedon pitää olla luotettavaa. Toki tarjolla on monenlaisia ennusteraportteja tulevaisuudesta, mutta kulloinenkin tilanne on aina tarkasteltavissa reaaliajassa kirjanpitotasolla. Näin siitä yksinkertaisesta syystä, että:

Jos raportti muodostetaan jostain muusta kuin kirjanpidon datasta, kuinka voit vahvistaa tiedon oikeellisuuden?

Reaaliaikaisen kirjanpito-ohjelman avulla asiakas saa aina oikeaa ja varmistettua tietoa. Adminetissä reaaliaikaisuus ei rajoitu pelkästään perinteisten kirjanpidon osto-, myynti- tai palkkakirjausten tarkasteluun, vaan sama tieto on käytettävissä myös projektien seurannassa. Voit siis olla koko ajan varma, että projektilla oleva tieto on myös kirjanpidossa.

 

Nopea reagointi pelastaa tiukassa tilanteessa

 

Ajantasainen ja kirjanpitotasoinen kohdeseuranta saattaa parhaassa tapauksessa pelastaa koko yrityksen kuilun partaalta.

Reaaliaikainen kirjanpito mahdollistaa nopean reagoinnin toiminnassa tapahtuviin äkillisiin muutoksiin.

Adminetin ajantasaisesta projektiseurannasta nähdään heti, jos vaikkapa toteutuneet kustannukset ylittävät budjetoidut tai tulee yllättäviä kulueriä. Tämän ansiosta yritys pystyy reagoimaan niihin ja tekemään toimenpiteitä oman rahoituksensa parantamiseksi.

Otetaan esimerkki: Yrityksesi toteuttaa isoja urakkakohteita, mutta työmaista ei saada ajantasaista seurantatietoa. Yksi työmaista sukeltaa reippaasti, mutta sinä elät autuaan tietämättömänä tilanteesta ja luotat siihen, että asiat kyllä hoituvat.

Jonkin ajan kuluttua karu todellisuus paljastuu ja lopputuloksena saattaa pahimmassa tapauksessa olla konkurssi. 

Yllämainitun tilanteen välttämiseksi on tärkeää saada koko ajan reaaliaikaista tietoa. Sen avulla näet heti, kun kohde lähtee sukeltamaan, joten ehdit vielä reagoida: laskuta muista kohteista vähän etupainotteisemmin ja sovi myös uusista urakoista etupainotteisempia maksuerätaulukoita. Näin valmistaudut tulevaan ja saat yrityksen kassatilanteen kuntoon. Lopulta voit todeta, että: ”Tämä yksi kohde nyt menee heikosti, mutta menkööt, minulla on rahaa ja selviän tästä.”

Jos kirjanpitotasoinen tieto tulee kuukaudenkin viiveellä, saattaa olla jo ihan liian myöhäistä.

 


Kari Kalmukoski

Admicomin tilitoimistoa vetävän Karin vahvin osaaminen löytyy kirjanpidon, verotuksen ja raportoinnin teemoista. Yrittäjäperheen kuopukselle yrittäjän arki on tuttua ja Karilla on halu kehittää kaikin keinoin sekä Admicomin että asiakkaan toimintaa. Vapaa-ajalla Kari rentoutuu istahtamalla tietokoneen äärelle, frisbeegolffaamalla tai kaloja narraamalla.

Lataa opas kannattavuuteen

Lue mitä muuta hyötyä reaaliaikaisesta ja tarkasta toimintatavasta on.

Lataa ilmaiseksi       Selaa muita oppaita

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

Sulje haku