12.1.2021

Ohjelmistohankinta – Pakollinen paha vai tie menestykseen?

Investointien tekeminen on monimutkainen kokonaisuus. Oikein ajoitettuina ne voivat johtaa yrityksen kasvuun ja kannattavuuden nousuun – toisaalta väärin ajoitettuna seuraukset voivat olla kauaskantoisia. Myös ohjelmistohankinta on investointi.


Investointia suunnitellessa on syytä pohtia tarkkaan, mitä sillä tavoittelee. Suunnitteluvaiheessa myös hintaan pystyy vaikuttamaan. Päätöksen jälkeen on keskeistä huolehtia siitä, että investointi valmistuu ajallaan.

Pienten talotekniikka- ja rakennusalan yritysten näkökulmasta investointi on perinteisesti esimerkiksi hallin, koneen tai laitteen ostaminen.

On tärkeää muistaa, että myös ohjelmistohankinta on investointi. Ohjelmistoinvestoinnilla tavoitellaan toiminnan tehostamista, ajan säästämistä, yrityksen hallinnan helpottamista sekä kustannussäästöjä.

Tästä päästään seuraavaan asiaan, eli investoinnin hankintapäätökseen ja kustannuksiin. Usein päätöksenteon ajurina on hinta. Toimialajohtajamme Anna-Maija Ijäs kritisoi hintaa päätöksenteon perusteena blogissaan. Olen täysin samaa mieltä Anna-Maijan kanssa: Pelkkä hinta on huono päätöksenteon peruste. Kokonaisuutta kannattaa tarkastella investoinnin takaisinmaksuajan näkökulmasta. 

 

Yllättäviä säästöjä kuukausitasolla

Myyjän roolissa keskustelen usein yrittäjien kanssa siitä, miksi maksaa uudesta ohjelmistopalvelusta enemmän, kun vanhallakin on tullut toimeen. Argumentointia näissä keskusteluissa voi tehdä monilla tavoilla, esimerkiksi esittelemällä ominaisuuksia ja kertomalla olemassa olevien asiakkaiden kokemuksista.

Mitä jos asiaan pureutuisi kuitenkin raa’asti eurojen näkökulmasta? Unohdetaan ajatus siitä, että ohjelmistokustannus on ”pakollinen paha”, ja mietitään kokonaisuutta investoinnin näkökulmasta.  

Otetaan esimerkki pienestä yrityksestä, joka työllistää viisi (5) henkilöä:

  • Yrittäjä vastaa itse kaikista ns. hallinnon tehtävistä ja työntekijät suorittavat annettuja työtehtäviä työmailla.
  • Vanha laskutusohjelma vaatii paljon manuaalista työtä, joten tietoa pitää kirjata sekä etsiä useista eri paikoista.
  • Tässä esimerkissä työntekijöillä kuluu kirjauksiin 20 minuuttia päivässä. Viikkotasolla se tarkoittaa 4 (hlö) * 20 (min) * 5 (pvä) = 400 minuuttia eli n. 6,7 tuntia.
  • Lisäksi yrittäjällä kuluu aikaa hallinnolliseen työhön kuten laskutukseen, ostolaskujen kohdistamiseen ja hyväksyntään, työn suunnitteluun sekä kirjanpitoaineiston koostamiseen noin työpäivän verran (8h) viikossa. Yhteensä tästä tulee karkeasti 15 tuntia.
  • Jos henkilöstön tuntipalkaksi otetaan 18 euroa ja todellinen työntekijäkustannus on 18 * 1,7 = 30,6 euroa, muodostuu kustannukseksi viikkotasolla 459 euroa. Kuukauden aikana summa nousee 1836 euroon.

Maltillisellakin arviolla voidaan laskea, että nykyaikainen automaatiota hyödyntävä ohjelmisto vähintään puolittaa edellä mainittuihin työtehtäviin käytetyn ajan.

Esimerkkiyritykselle ohjelmiston kuukausittainen kustannus voisi olla 200 euroa. Hallinnollisiin tehtäviin käytetyn ajan puolittuessa säästöä syntyy kuukausittain (0,5*1836) 918 euroa. Tästä vähennetään esimerkissä käytetyn ohjelmiston hinta, ja tulokseksi muodostuu 718 euron säästö. Kuukaudessa.  

Yhteenvetona voidaan todeta, että investointi nykyaikaiseen ohjelmistoon maksaa itsensä takaisin nopeasti. Edellisessä esimerkissä ei ole otettu huomioon laskutettavien tuntien määrän kasvua, tai ylipäätään lisääntynyttä aikaa.

Autamme mielellämme pieniä talotekniikka- ja rakennusalan yrityksiä pohtimaan investointia nykyaikaiseen ohjelmistoon. Löydät minun ja kollegoideni yhteystiedot täältä.

Mukavaa alkanutta vuotta 2021! 

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Nykyaikaisen toiminnanohjauksen opas

Mistä tunnistaa nykyaikaisen järjestelmän? Oppaasta löydät 6 kriteeriä.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.


Juuso Haarala

Juuso toimii Junior Sales Managerina Adminet Lite -tiimissä, vastaten Länsi-Suomen asiakkuuksista. Juuson työhistoria kattaa monipuolisia tehtäviä toiminnanohjausjärjestelmän myynnistä ja käyttöönotosta sotilaiden koulutukseen. Kaikessa tekemisessä välittyy rehellinen ja ratkaisukeskeinen asenne. Admicomilla Juuso haluaa aidosti helpottaa yrittäjien arkea nykyaikaisilla työkaluilla. Vapaa-aika kuluu urheilun parissa – kesällä motocrossia ja talvella hiihtoa.

Sulje haku