29.4.2015

Näin saat laadukkaampaa tietoa päätöksenteon tueksi

Tietoa päätöksentekoon - Blogi: Admicom

Oikean ja ajantasaisen tiedon arvo päätöksenteolle on olennainen, mutta usein tällaisen tiedon saamiseen liittyy muutamia esteitä. Näistä ehkä ennalta-arvattavin on se, että tietoa joutuu koostamaan käsin.


Laadukasta tietoa ei kuitenkaan saa välttämättä siinäkään tapauksessa, että käytössä on järjestelmä, joka kykenee tuottamaan tietoa päätösten tueksi. Oli tilanne sitten millainen tahansa, niin laadukkaan tiedon saamista voivat vaikeuttaa esimerkiksi seuraavanlaiset tyypilliset ongelmat:

 

”Hyvinhän nämä tiedot pitää paikkansa.. ainakin kerran vuodessa.”

On nimittäin niin, että monesti ainakin pienemmissä yrityksissä on yksinkertaisesti totuttu siihen, että tuloslaskelma pitää paikkansa vain kerran vuodessa – tilinpäätöshetkellä.

Reaaliaikaisella seurannalla on kuitenkin mahdollista saada tietoa juuri silloin, kuin sitä tarvitsee.

 

”Eihän tätä nyt tarvitse päivittää mihinkään järjestelmään.”

Toinen tyypillinen ongelma tiedon oikeellisuuden suhteen on kokonaisuuksien puutteellinen ymmärtäminen. Esimerkiksi budjettien päivittäminen voi työnjohtajan mielestä olla joskus turhaa hommaa, mutta yrityksen kannalta tällä on oleellinen merkitys osatuloutusta, ja sitä kautta kirjanpitoa ohjaavana tekijänä.

Ehjän kokonaiskuvan mukanaan tuomat hyödyt on siis syytä ymmärtää johdossa, joten pieniltä ja turhiltakin vaikuttavien osien tärkeyttä tulisi korostaa yrityksen sisällä.

 

”No onhan meillä siellä se kooditon, jos et muuta keksi.”

Yhtä suurella vakavuudella tulisi suhtautua koodittomaan tuotteeseen. Siltä ei useinkaan voida välttyä täysin, mutta yrityksessä on syytä käydä läpi sen käyttöön liittyvät yksityiskohdat. Koodittomista tuotteista koostuva kokonaisuus saattaa nimittäin lopulta muodostua erittäin merkittäväksi, kun arvioidaan esimerkiksi varastonmuutokseen sisältyviä mahdollisia ongelmakohtia.

Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että mitä vähemmän koodittomia tuotteita käytetään myynnissä ja mitä lähempänä keskimääräistä tarvikekatetta koodittoman tuotteen kate on, sitä parempi on lopputulos.

Luonnollisesti on myös aika ajoin hyvä pitää silmällä koodittoman tuotteen keskihintaa ja saldoa, joiden tulona varastonmuutos toteutuu. Säännöllisesti kontrolloimalla asia on hallinnassa, eikä siitä aiheudu turhia yllätyksiä esimerkiksi inventoinnin yhteydessä. Tietysti paras vaihtoehto on luopua koodittomasta vaihtoehdosta kokonaan ja ottaa käyttöön varastonimikkeet, mutta usein sitä ei koeta käytännössä mahdolliseksi.

 

Suhtaudu siis seuraavalla kerralla tuloslaskelmaan vähän epäilevästi

Edellä kuvatuista ongelmatilanteista käy ilmi kaksi tyypillisintä asiaa, jotka kannattaa tuloslaskelmalla huomioida ennen viivan alle katsomista. Nämä ovat projektien oikaisut sekä varastonmuutos.

Usein tuloslaskelmaan suhtautuminen on kuitenkin täysin kritiikitöntä – varsinkin, jos laskelma vaikuttaa hyvältä. Kannattaa pitää mielessä, että järjestelmä kuin järjestelmä heijastaa ulospäin juuri niin laadukasta ja luotettavaa tietoa kuin sinne syötetään.

 

Karsi myös pienet virheet

Varastoon liittyen on hyvä huomioida myös erilaiset tavat kirjata tarvikkeita erityyppisille töille. Joistain tulee varastokirjaus ja joistain ei.

Tämän sinänsä pienen virheen vaikutuksen ymmärtäminen on kokonaisuuden kannalta olennaista. Jos yksi tai useampi henkilö on jostain syystä omaksunut virheellisen toimintatavan, voi lopputulos olla yrityksen kannalta merkittävä – melko epämiellyttävällä tavalla. Pienistä puroista syntyy joki.

Sisäisessä laskennassa puolestaan tyypillisin virhe on avata kohteita väärälle organisaatiolle, jolloin kirjanpidon saldot ropisevat väärään sarakkeeseen. Samoin käy myös, jos henkilön organisaatioarvo on väärin tai hänet on unohdettu kiinnittää organisaatioon kokonaan.

 

Kehitystä laadukkaamman tiedon puolesta

Edellä kuvattujen asioiden hallinta voisi talotekniikka- ja rakennusalalla olla kokonaisuudessaan vielä huomattavasti paremmalla mallilla, ja siinä meillä riittääkin kehittämistä.

Olemme ottaneet haasteen vastaan ja tiedostamme kehitystä vaativat osa-alueet niin järjestelmän kuin koulutuksenkin puolella. Siispä pyrimme ottamaan nämä kehityskohteet huomioon niin palveluiden kuin tuotekehityksen osalta, jotta voisimme palvella asiakkaitamme jatkossa entistäkin paremmin.

Pyrimme myös kehittämään käyttöönottokoulutuksia niin, että jatkossa näitä päätöksentekoa olennaisesti helpottavia asioita painotettaisiin jo heti alusta alkaen. Toisaalta kannustan myös asiakkaitamme satsaamaan koulutukseen, sillä usein on niin, että muutaman tunnin lisäkoulutus voisi säästää paljon aikaa ja rahaa, eikä päinvastoin.

 

Tavoitteenamme on tarjota sinulle alan paras paketti jatkossakin

Uskon, että suunnittelemamme muutokset Adminettiin sekä jatkuvasti kehittyvät palvelu- ja koulutustoimintamme tarjoavat teille jatkossakin alan parhaan paketin, jonka päälle liiketoimintaa on hyvä rakentaa.

Jatkuva kehitys on olennainen osa laadukasta tuote- ja palvelukonseptia. Haastan siis teidät pysähtymään hetkeksi ja miettimään, että miten asiat voisi tehdä vieläkin paremmin.

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Lataa opas järjestelmän hankintaan

Oppaasta saat saat viisi vinkkiä rakennus- ja talotekniikkayrityksen järjestelmän valitsemiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

Toiminnanohjausjärjestelmän valinta - Lataa ilmainen opas - Admicom
Sulje haku