29.11.2017

Totta vai tarua? 3 kuvitelmaa automatiikasta

Automatiikka - Totta vai tarua? - Admicom asiakaslehti

Adminetin reaaliaikaisuus ei olisi mahdollista ilman automatisoitua kirjanpidon kokonaisprosessia. Perinteiseen kirjanpitoon tottuneelle tämä saattaa kuitenkin aiheuttaa hämmennystä. Kokosin yhteen kolme yleistä kuvitelmaa automatiikasta ja totuuden niiden takana.


 

1. ”Automatiikkaan ei voi luottaa”

Tarua. On ihan ymmärrettävää, että ajatus automatiikasta pelottaa ja voi olla hankala luottaa siihen, että kone tekee yrityksesi tärkeät kirjanpidon asiat oikein. Ihan turhaan – Adminetissä automatiikka hoitaa kirjaukset yrityksesi käytäntöjen mukaisesti ja säästää aikaa poistamalla manuaaliset kirjaukset sekä niistä aiheutuvat virheet. Yleensä suurin aikasyöppö kirjanpidossa on nimenomaan inhimillisten virheiden korjaaminen. Automatiikka tekee kirjaukset huomattavasti tarkemmin ja virheettömämmin kuin yksikään ihminen, joten sitä on turha pelätä. Lisäksi se oppii tekemiesi valintojen perusteella tekemään kirjaukset entistä tarkemmin.

Välillä kuulen kommentteja, että järjestelmä tekee paljon virheitä. Tämä ei ihan pidä paikkaansa, sillä järjestelmä päinvastoin huomaa käyttäjien matkan varrella tekemät virheet ja ilmoittaa niistä, jolloin kaikki virheelliset kirjaukset voidaan korjata saman tien, eivätkä ne jää selviteltäväksi tilinpäätökseen.

 

2. ”Kaikki tekemäni virheet näkyvät”

Totta. Joka ikisestä kirjauksesta ja korjaustositteesta jää jälki, josta nähdään tekijän lisäksi tehdyt muutokset ja ajankohta, joten asiakirjakohtainen seurattavuus on todella tarkka. Koska kirjausketju on aukoton, se tarkoittaa myös, että kirjanpitäjän tekemät virheet ja korjaukset näkyvät aina.

Perinteisessä kirjanpidossa virheelliset asiakirjat voi poistaa reskontrasta kaikessa hiljaisuudessa, joten voi olla hankala mukautua uuteen läpinäkyvään toimintatapaan. Kannattaa kuitenkin muistaa, että jokainen ihminen tekee virheitä, se on vain inhimillistä. Tarkka kirjausketju on lopulta pelkästään hyvä asia, sillä se tekee toiminnasta täysin avointa ja läpinäkyvää.

 

3. ”Virheiden korjaaminen on vaikeaa”

Tarua. Virheiden korjaaminen ei ole vaikeaa, jos ymmärtää mitä tekee – se on erilaista. Moni on tottunut siihen, että virheellisen asiakirjan voi aina poistaa reskontrasta. Niin voikin – silloin kun reskontra ei ole suoraan yhteydessä kirjanpitoon. Tämä toimintatapa kuitenkin aiheuttaa sen, etteivät reskontra ja kirjanpito täsmää. Adminetissä kirjanpito valmistuu automaattisesti sitä mukaa, kun arjen toimia hoidetaan. Sen myötä yrityksen toimintaketjun jokainen lenkki on yhteydessä toisiinsa, joten korjauksia ei voida tehdä toimintaketjun keskelle – koko ketju korjataan sieltä, missä virhe on alun perin tapahtunut. Muuten kirjausketjuun tulee aukko, eikä todellisiin tapahtumiin enää päästää kiinni.

Varsinainen virheiden korjaaminen on Adminetissä varsin suoraviivaista, kun muistaa, että korjaus tehdään aina virheen juurisyylle. Esimerkiksi myyntilaskutuksesta tiedot kirjautuvat saman tien kirjanpitoon ja veroilmoitukselle. Tästä syystä niitä ei voi vain poistaa, vaan korjaamiseen on oma automatisoitu toimintonsa. Ei perinteisessä kirjanpidossakaan voi kävellä tilitoimistoon, ottaa mappia ja repäistä sieltä kirjanpitoon kirjattua myyntilaskua pois.

 

Lopuksi

Reaaliaikaisen ja automatisoidun kirjanpidon hyöty yrityksen johtamiselle on kiistaton, mutta ei hyöty ole vähäinen myöskään ajansäästön tuomissa henkilöstökuluissa. Onko ihan oikeasti yrityksen edun mukaista palkata liuta toimistohenkilöitä ja puuduttaa heidät rutiinikirjauksilla?

Osaava toimistohenkilöstö voi olla yrityksellesi tärkeä voimavara vaikkapa talouden asiantuntijatehtävissä tai asiakastyössä. Päästäkää siis konttoristinne irti ja antakaa heidän tuottaa aitoa lisäarvoa toiminnallenne!

 

Kari Kalmukoski - Asiantuntijateksti - Admicom asiakaslehti
Kari Kalmukoski
tilitoimiston vetäjä


Lataa opas kannattavuuteen

Oppaasta saat hyödyllisiä vinkkejä rakennus- tai talotekniikkayrityksen kannattavuuden parantamiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.


Sulje haku