30.11.2016

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy korvasi lähes 10 ohjelmistoa Adminetillä: ”Kilpailukyvyn kannalta ainoa vaihtoehto”

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy - Admicom asiakaslehti

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy teki viime vuonna toteutettujen isojen muutosten myötä jotain, mitä harva kaupunkikonsernin omistama yhtiö on tehnyt: Se irtautui kaupungin talousjärjestelmistä ja vaihtoi lähes kymmenen käytössä ollutta ohjelmistoa yhteen kokonaisjärjestelmään.


 

Turun Sedun Rakennustekniikka Oy on Varsinais-Suomen alueella toimiva korjausrakentamiseen erikoistunut yritys, jonka omistaa Turun kaupunkikonserni.

– Pääsääntöisesti meillä on strategiana tarjota urakkana määrätyille kohderyhmille julkisten rakennusten, kuten koulujen, päiväkotien sekä sairaaloiden saneerausta ja peruskorjausta. Toki toteutamme mahdollisuuksien mukaan myös muita kohteita, esimerkiksi TVT:lle olemme tehneet kerrostaloja, korjausrakennuspäällikkö Jaana Pouta kertoo yrityksen toiminnasta.

– Korjausrakentamiseenhan kuuluu kiinteästi myös talotekniikka ja meillä on oma neljän hengen tiimi LVI-töiden toteuttamiseen, toimitusjohtaja Jouko Jortikka jatkaa.

Turun Seudun Rakennustekniikassa on ollut kiireinen kesä ja syksy, ja myös ensi vuosi näyttää työntäyteiseltä.

– Työtilanne on ollut hyvä ja tänä vuonna tuullan pääsemään budjetoituun liikevaihtoon. Myös ensi vuonna näytettäisiin pääsevän asetettuihin tavoitteisiin. Rakentamisessa on selkeästi havaittavissa piristymistä täällä Turussakin ja käynnissä on paljon isoja rakennuskohteita, Jortikka toteaa.

Pouta ja Jortikka arvioivat, että yrityksen menestys ja hyvä työtilanne perustuvat pitkään kokemukseen ja toimivaan alihankintaverkostoon.

– Vaikka Turun Seudun Rakennustekniikka on yrityksenä perustettu vasta vuonna 2012, juontavat sen juuret kaupungin omistamana yhtiönä vuosikymmenten päähän. Meillä on siis ammattitaitoinen henkilöstö ja vankka tietotaito julkisten rakennusten saneerauksesta ja korjauksesta, Pouta korostaa.

– On tärkeää löytää hyvät ja luotettavat yhteistyökumppanit, ja toimiva verkostokin on muotoutunut vuosien saatossa, Jortikka toteaa.

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy - Jouko Jortikka - Admicom asiakaslehti

 

Adminet korvasi lähes 10 ohjelmistoa

 

Viime vuonna Turun Seudun Rakennustekniikassa uudelleenorganisoitiin ja -resursoitiin toimintoja. Samalla törmättiin tilanteeseen, että yritykseen pitää saada paremmin rakennusalan tarpeita palveleva toiminnanohjausjärjestelmä.

– Meillähän oli kaupunkikonserniyhtiönä käytössämme kaupungin talousjärjestelmät. Turun kaupungin liikevaihto on reilusti yli miljardi euroa, joten eiväthän kaupungin järjestelmät sellaisenaan ihan sovellu tällaiselle pienemmälle rakennusliikkeelle, Jortikka kertoo.

Koska iso talousjärjestelmä ei yksinään pystynyt palvelemaan rakentamisen toimialan tarpeita, oli yritykseen hankittu erilaisia osajärjestelmiä paikkaamaan aukkoja. Kaikkiaan ohjelmistoja oli käytössä lähemmäs kymmenen.

– Tässä kohtaa oli nimenomaan tärkeää yhdistää kaikki toiminnot ihan prosessin alusta loppuun asti. Käynnistimme kaupungin IT-yksikön kanssa projektin, jossa määriteltiin meidän sen hetkisiä ohjelmistoja ja selvitettiin uusia vaihtoehtoja. Tutkimuksen pohjalta totesimme, että Adminetillä saataisiin kaikista maksimaalisin kustannushyöty ottaen huomioon rakennusalan toiminnot, Jortikka kertoo.

Kun toimitusjohtaja oli itse vakuuttunut ratkaisun tarpeellisuudesta, täytyi vielä vakuuttaa omistajataho:

– Kaupunkikonsernissa toimintojen eriyttäminen ei ole välttämättä ihan helppo homma, mutta me teimme määrätietoisesti työtä sen kanssa ja saimme kaupungin johdon vakuuttuneeksi, että tämä on kilpailukyvyn kannalta ainoa vaihtoehto.

Adminet saatiin Turun Sedun Rakennustekniikassa käyttöön vuoden 2016 alussa. Yrityksen puolelta käyttöönottoprojektiin otettiin projektipäällikkö kaupungin IT-palveluyksiköltä.

– Saimme omalta taholtamme projektiin mukaan pätevän henkilön, joka oli tukenamme muutoksessa ja toimi yhteyshenkilönä Admicomin suuntaan. Hän tiesi IT-puolen ja meidän henkilökunta käytännön puolen. Kun tuotiin nämä asiat yhteen, saatiin aika hyvin vietyä projekti läpi. Meidän yhtiömme oli selvästi kypsä tälle muutokselle. Kaikki työnjohtajat myös omaksuivat asiat todella helposti ja ohjelma oli niin selkeä, että sitä oppi nopeasti käyttämään, Pouta kertoo.

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy - Jouko Jortikka ja Jaana Pouta- Admicom asiakaslehti

 

Reaaliaikainen tieto helpottaa urakoiden seurantaa ja laskutusta

 

Yhden järjestelmän hyödyt näkyvät muun muassa projektinhallinnassa, joka on kokenut isoja muutoksia. Tuotannosta vastaava Pouta perustaa nykyään kohteet Adminettiin, ja lisää yhteen ja samaan ohjelmaan kaikki mahdolliset tiedot budjetteineen ja maksuerätaulukkoineen.

– Yhden järjestelmän hyödyn voisi kiteyttää siihen, että kaikki toimii reaaliajassa. Näemme kaikki senhetkiset euromäärät ilman, että tarvitsee mitään ynnäillä tai muistaa. Kun menen järjestelmään, näen suoraan kohteiden tilanteen, kustannukset, valmiusasteet ja lisätyöt. Kyllä se minun elämää on helpottanut paljon, ettei tarvitse hyppiä paikasta toiseen tietoja hakiessaan ja tehdä asioita monessa ohjelmassa.  Ehdottomasti plussaa on myös se, että päästiin eroon todella monien salasanojen muistamisesta, Pouta naurahtaa.

Käytännön esimerkiksi useiden ratkaisujen haasteista Pouta ja Jortikka nostavat verottajan tiedonantovelvollisuuden raportoinnin, jonka tiedot koottiin aiemmin eri paikoista. Nyt tieto raportoinnista merkitään kohteen perustietoihin ja Adminet hoitaa raportoinnin siitä eteenpäin.

– Aiemmin taloustieto kerättiin yhdestä järjestelmästä ja kulunvalvontatieto toisesta. Kummastakin koostettiin omat taulukot ja näistä kahdesta sitten koottiin paketti, joka lähetettiin verottajalle. Pelkästään tähän raportointiin liittyvä työmäärä on tippunut oleellisesti, Jortikka kertoo.

– Adminet raportoi automaattisesti, mutta ilmoittaa jos joku tieto on vaillinainen, jotta sen voi käydä korjaamassa. Se helpottaa projektin vetämistä laajemminkin, kun Adminet koostaa kaikki tiedot ja keskustelee niin hyvin myös ulkopuolisten järjestelmien kanssa, Pouta toteaa.

Myös projekteihin liittyvä laskutus on ottanut aimo harppauksen eteenpäin.

Laskutus ja laskujen käsittely on helpottunut äärettömän paljon ja se on mielestäni yksi isoimmista asioista. Olipa kyse millaisesta laskutuksesta tahansa, nyt saamme hoidettua kaikki helposti Adminetin kautta. Aiemmin esimerkiksi maksuerälaskutuksessa otettiin ensin tilaajalta hyväksyntä ja sen jälkeen piti aina olla erikseen ihminen tekemässä laskua. Nyt kaikki tapahtuu paljon nopeammin, eikä meidän tarvitse miettiä, missä lasku pyörii, kun se menee tilaajalle hyväksyttäväksi ja sen jälkeen suoraan maksuun, Pouta kertoo.

– Toimiston puolella helpottaa myös tiedon läpinäkyvyys ja mahdollisuus porautua tietoihin aina sinne juurisyyhyn asti, Jortikka lisää.

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy - Admicom asiakaslehti

 

Raportoinnissa ero on kuin yöllä ja päivällä

 

Kaupunkikonserniin kuuluvana yrityksenä Turun Seudun Rakennustekniikalla on tiettyjä vaatimuksia sidosryhmäraportointiin liittyen, sillä hallitukselle ja omistajille on tuotettava tietoa yrityksen tilanteesta.

–Konsernin kassavirtaennustetta tehtäessä Adminet on siihen erittäin hyvä apuväline. Näen koko ajan yrityksen kassan tilanteen, Jortikka kertoo.

Jortikan mukaan yrityksen raportointi on kokenut merkittävän muutoksen sekä reaaliaikaisuudessa että raporttien koostamiseen käytettävässä ajassa:

– Raportointi on nyt ihan eri tasolla. Eroa on kuin yöllä ja päivällä. Ensinnäkin aiemmin piti aina odottaa lähes kaksi viikkoa kuukauden sulkeuduttua, että tiedot sai käyttöönsä. Sen jälkeen tietoja ryhdyttiin kokoamaan monesta eri paikasta kolmea eri ohjelmaa käyttäen ja pyöriteltiin Excelillä, jotta saatiin jonkinnäköiset järkevät luvut aikaiseksi. Se tuotti paljon käsityötä.

Yrityksen arjen tasolla ajantasaista raportointitietoa hyödynnetään erityisesti kohteiden seuraamisessa.

– Adminetistä pystymme tarkistamaan laskutuksen tilanteen ja katteet. Automaattisista tulos- ja  taseraporteista saa ajantasaisen kuvan yrityksen tilanteesta ja ennusteiden avulla pystymme arvioimaan loppuvuoden tulosta tarkemmin ja tekemään vertailulaskelmia monella eri tapaa. Tämän tyyppiset asiat ovat kehittyneet paljon, Jortikka toteaa.

Turun Seudun Rakennustekniikka Oy - Jaana Pouta - Admicom asiakaslehti

 

Merkittävää säästöä ajassa ja kustannuksissa

 

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon lähdettäessä tavoitteena oli parantaa yrityksen kilpailukykyä tavoittelemalla kustannushyötyjä eri toimintoja tehostamalla. Jortikan mukaan siinä myös onnistuttiin:

– Paljon ollaan saavutettu asetettuja tavoitteita, niitä vaan ei ole vielä kaikkia ehditty mittaamaan. Ihan suoria kustannussäästöjä tulee tietysti siitä, että on pystytty riisumaan entisten ohjelmien kulut pois. Tarkkaa lukua en osaa sanoa, mutta hyöty on varmaan useita kymmeniä prosentteja.

Oma lukunsa ovat henkilöstökulut, joita on pystytty karsimaan merkittävästi. Adminetin käyttöönoton yhteydessä yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin Admicomin tilitoimistoon. Lisäksi Adminetin automatiikka on vapauttanut toimiston resursseja erityisesti laskujen käsittelyyn ja raportointiin liittyvistä tehtävistä.

– Ajansäästö toimistorutiineista on merkittävä. Nyt aikaa riittää enemmän muuhunkin, kun kaikki tarvittava löytyy yhdestä järjestelmästä ja pystymme hyödyntämään sitä joustavasti moniin eri asioihin, Pouta kertoo.

– Sanotaan että ehkä sellainen viisi henkilötyövuotta ainakin on meillä se konkreettinen hyöty, joten aika selkeä kustannussäästö on tullut siltäkin puolelta, Jortikka toteaa.

Viime vuonna yrityksessä toteutettujen suurten rakenteellisten muutosten myötä Adminetillä haettiin toimintaan notkeutta ja tehokkuutta. Jortikan mukaan valinta on ollut yrityksen kilpailukyvyn kannalta onnistunut:

– Onhan tämä aika iso muutos ollut ja pakottanut meidät miettimään omiakin toimintoja eri tavalla. Adminetin joustavuus on meille hyvä asia ja se on tuonut paljon helpottavia ominaisuuksia, vaikka nyt kun kaikkeen on tottunut, niitä ei ehkä enää osaakaan niin arvostaa. Tällainen muutos ei varmasti ole ihan jokapäiväistä kaupunkikonsernien yrityksille. Ei se meillekään mitenkään helppo tai halpa ollut, mutta katsottiin että se on sen arvoista.

Kuvat: Lina Toivonen


Sulje haku