8.10.2019

Kannattavuus kuntoon ennen kasvua

Yrityksen toimintatavat kannattaa virittää tehokkaaksi jo hyvissä ajoin. Kun tuottavuus ja seuranta ovat kunnossa, pystytään yrityksen toiminta hallitsemaan kasvuvaiheessa paljon vähemmällä vaivalla ja ajankäytöllä.


Jutellessani alan yrittäjien kanssa heidän tarpeestaan tehostaa toimintatapojaan, saan usein vastauksen: ”Ollaan vielä niin pieni yritys ettei nämä asiat ole ajankohtaisia”. Vielä-sanasta voin lukea rivien välistä, että yrityksen kasvattamista on mietitty. Minulla herää kysymys; miksi toimintatapoja halutaan tehostaa vasta kun yrityksen koko on kasvanut?

Minä uskon, että joitakin asioita kannattaa tehdä hiukan etupainotteisesti – ja toimintatapojen viilaus kannattavampaan suuntaan on yksi niistä.

Faktahan on se, että pienempi laiva kääntyy aina nopeammin kuin suuri laiva. Mitä jos käännöksen tekisikin jo nyt, ja pääsisitte vähemmällä vaivalla ja ajankäytöllä? Onko järkevää opettaa kasvun myötä palkattavat työntekijät ensin vanhoihin toimintatapoihin ja muuttaa niitä sitten, kun huomataan että nykyisillä systeemeillä ei enää pärjätä? Ihmisten on aina helpompi omaksua kokonaan uusia toimintatapoja, kuin muuttaa jo juurtuneita rutiinejaan. Lisäksi toimintatapojen muuttaminen ja opettelu vie aina aikaa myös esimieheltä, miksi tämä halutaan tehdä kahteen kertaan?

 

Tuottamattomien tuntien minimointi

Jos minä olisin yrittäjä, käyttäisin hiukan arvokasta aikaani siihen, että pidän kirjaa tuottamattomista tunneista. Näitä ovat tunnit, joita yrityksessäni käytetään työhön joka ei kasvata liikevaihtoa. Usein ajatellaan, ettei näihin kulu paljoa aikaa, mutta pienistä puroista kasvaa iso joki ja niin edelleen.

Jos saat jokaiselta työntekijältäsi viikossa keskimäärin tunninkin pois tuottamattomasta työstä ja tämä aika pystytään laskuttamaan asiakkaalta, uskallan väittää, että vaikutus kannattavuuteen on pitkässä juoksussa merkittävä.

Ehkä työntekijät lähtevät kahdestaan käymään rautakaupassa, vaikka yksikin saisi asian hoidettua. Ehkä työnjohtaja tai yrittäjä itse tekee jälkilaskennan manuaalisesti. Ehkä joku asia kiertää turhaan useamman henkilön kautta. Tästä esimerkkinä voisi olla tuntikortit: työntekijä kirjottaa paperille (parhaimmillaan tulee vielä toimistolle varta vasten tuomaan tuntikorttinsa!), joku erittelee laskutettavat tunnit ja koostaa aineiston palkanlaskentaan, palkanlaskija kirjaa vielä kolmanteen kertaan saman asian, jotta saa palkat laskettua.

Kyseenalaista oman yrityksesi toimintatapoja: miksi sama työ tehdään niin moneen kertaan?

Laskun kierto ja hävikin minimointi

Laskunkierto on tärkeää pitää nopeana, jotta saadaan hyvän tuloskunnon lisäksi myös kassa kestämään kasvussa – myös niissä euromääräisesti suhteellisen pienissä laskuissa, jotka vaativat usein enemmän aikaa, kuin esimerkiksi isompien maksuerien lähettäminen.

Ethän halua oman kassasi kustannuksella antaa muille turhan pitkää maksuaikaa?

Toimintatavat kannattaa luoda siten, että laskuttaminen on mahdollisimman nopeaa ja kaikki myös tulee varmasti laskutettua. Mitä jos pienillä muutoksilla saisit jokaisen työntekijän osalta laskutettua keskimäärin euron maksavan tarvikkeen päivässä lisää? Jos tätä ei laskuteta, 10 työntekijän yrityksessä tuloksesta häviää vuodessa noin 2500 €. Kun laitetaan esimerkiksi 10 % kate päälle, on summa 2750 €. Ei kuulosta äkkiseltään valtavalta summalta, mutta kuinka paljon teidän täytyy tehdä töitä saadaksenne yrityksen tulokseen nämä menetetyt eurot takaisin. Entä sitten kun työntekijämäärä on kaksinkertainen tai kolminkertainen?

 

Seurannan tärkeys kasvaa liikevaihdon kasvaessa

Kun toiminta kasvaa, on seurannan oltava paitsi reaaliaikaista, myös riittävän tarkkaa – oli sitten tarkoituksena tarjota aiempaa isompia urakoita tai tehdä pienempää keikkaa lukumäärällisesti enemmän. Eräs yrittäjä sanoi aiheesta keskustellessamme, että tarkka tieto lisää tuskaa.

Allekirjoitan täysin, mutta toisaalta omaa virhettä on vaikea korjata, jos ei tiedä missä meni vikaan.

Isommat urakat kestävät usein kauemmin, ja näihin on mahdollista reagoida reaaliaikaisen seurannan avulla kesken urakankin. Jos huomataan että tiettyyn työvaiheeseen meni kustannuksia enemmän kuin laskennassa oli ajateltu, ehkä jostakin toisesta asiasta on mahdollista nipistää pois. Jos mitään ei ole enää tehtävissä, saat vähintään tiedon siitä, mikä laskennassa meni vikaan ja osaat tulevissa urakoissa sen huomioida.

Pienemmissä töissä on tärkeää tietää, minkä tyyppiset työt oikeasti jättävät viivan alle eniten euroja. Ehkä joku asiakas tai asiakaskunta ei ole suuresta liikevaihdon määrästä huolimatta niin kannattava kuin ajattelisit. Ehkä yksi työntekijöistä pystyy tekemään laskutettavia tunteja enemmän kuin muut, mutta koskaan ei ole tullut mieleen pyytää häntä jakamaan tätä ammattitaitoa myös muille.

 

Katri Tiikkainen

Katri toimii Admicomilla myyntipäällikkönä, vastuualueenaan Etelä-Suomen rakennusalan yritykset. Yritysten toimintojen tehostamiseen kipinä on löytynyt yrittäjäpuolison arkea läheltä seuratessa. Vapaa-aika kuluu perheen ja liikunnan parissa.

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Lataa opas kannattavuuteen

Oppaasta saat ratkaisuja tyypillisiin talotekniikan ja rakentamisen kannattavuuden ongelmiin.

Lataa ilmaiseksi

(Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään)


Sulje haku