12.4.2016

Vantaan Peltisepät Oy ja Koskisen Peltikate Oy: Adminetistä tuntuu löytyvän ratkaisu kaikkeen

Koskisten perheyrityksiin kaivattiin tehokkaampaa ratkaisua arjen toimintoihin. Adminetillä saatiin kahden yrityksen rutiinit hallintaan ja aikaa on jäänyt vielä muuhunkin. Jatkuvasti kehittyvästä ohjelmistosta on saatu yllättäviäkin hyötyjä.


Sisarukset Esa ja Hely Koskinen pyörittävät Vantaalla toimivien Vantaan Peltisepät Oy:n ja Koskisen Peltikate Oy:n toimintaa. Perheen yritystoiminta alkoi 1970-luvulla toiminimellä ja vuonna 1982 Esan ja Helyn vanhemmat perustivat Koskisen Peltikate Oy:n. Nykyään Koskisen Peltikate on erilaisia peltikattojen rakentamiseen liittyviä tarvikkeita toimittava tuotevalmistaja, jonka valikoimaan kuuluvat muun muassa kattopellit- ja listat, piippupellit sekä asentamiseen liittyvät työkalut ja tarvikkeet.

Vantaan Peltisepät Oy puolestaan on kattojen asennuksiin erikoistunut yritys, joka toteuttaa muun muassa konesaumakattoja, profiilipeltikattoja, alusrakenteita, eristystöitä ja kattojen kuntotarkastuksia erityisesti asunto-osakeyhtiöille. Vuonna 2008 perustettu yritys työllistää 25 henkilöä ja sen liikevaihto on 3,2 miljoonaa. Yrityksen perustamisen taustalla oli tarve saada enemmän töitä myös tavaran myynnissä hiljaiseen talviaikaan. Toimenpide kannatti, sillä kattoasennuksille on ollut jalansijaa Helsingin seudulla.

– Suomessa on selkeästi pulaa ammattimaisista kattoasennusliikkeistä, sillä emme ole hirveästi markkinoineet, mutta olemme tehneet hyvää kasvua ja päässeet toteuttamaan isoja julkisia kohteita. Olemme toteuttaneet erilaisia kattourakoita esimerkiksi työ- ja elinkeinoministeriöön, Pihlajasaaren ravintolaan, Luonnontieteelliseen Keskusmuseoon, Tennispalatsiin ja Kiinteistö Oy Valtakulmaan, jossa Helsingin keskustan Sokos sijaitsee. Viimeaikaisista kohteita erityisen mielenkiintoinen on ollut Nikkilän koulukeskus, jossa katon lisäksi toteutettiin seinät lukkoponttipellillä. Se oli aika harvinainen ratkaisu ja onnistui hyvin, Esa kertoo.

Nikkilän koulukeskus - Seinän asennusta - Vantaan Peltisepät Oy - Koskisen Peltikate Oy - Admicom asiakaslehti

Nikkilän koulukeskuksen seinät tehtiin lukkoponttipellillä.

 

Esan mukaan Vantaan Peltiseppien menestyksen salaisuus on laadukas toiminta kaikilla osa-alueilla:

– Totta kai työn jälki on ensiluokkaista ja kaikki hoidetaan kerralla laadukkaasti. Meillä on myös RALA-pätevyydet, ja kolmen A:n luottoluokitus on ollut jo vuosia. Kaikki asiat hoidetaan ihan viimeisen päälle ja sillä me saadaan paljon töitä.

Sisarusten tie yrittäjäksi on ollut erilainen, sillä Esa hyppäsi mukaan perheyrityksen toimintaan suoraan koulunpenkiltä ja Hely ehti kartuttaa kokemusta myös muualla.

– En ole ollut ikinä muualla töissä, vaan tulin mukaan toimintaan suoraan koulunpenkiltä vuonna 1996. Vanhemmat jäivät varhaiseläkkeelle vuonna 2000, joten toiminta on ollut meidän vastuulla siitä alkaen, Esa kertoo.

– Itse joskus nuoruudessani mietin, että minähän en peltifirmaan jatkajaksi lähde. Minulla oli omat urasuunnitelmat, mutta loppujen lopuksi päädyin takaisin tänne. Minulla on KLT-tutkinto ja ehdin olla tilitoimistossa kirjanpitäjänä viisi vuotta. Minusta on tosi kiva, että olen nähnyt muidenkin toimintaa ja tiedän, millaista on olla toisen palveluksessa. Minulle on ainakin sopinut paljon paremmin se, että saa itse vastata asioista. Yrittäjänä oleminen tuntuu oikeammalta ratkaisulta, Hely toteaa.

Luonnontieteellinen museo - Vantaan Peltisepät Oy - Koskisen Peltikate Oy - Admicom asiakaslehti

Luonnontieteellinen museo

 

Toiminnot yhteen järjestelmään

Esa ja Hely olivat jo pitkään miettineet, että yritysten toimintojen hallintaan pitää saada tehokkaampi ratkaisu. Viime lokakuussa kumpaankin yritykseen otettiin käyttöön Adminet. Valinnan taustalla vaikuttivat mm. muiden hyvät kokemukset ja yrityksen toimintaan sopivat ratkaisut.

– Silloin kun ei vielä tiedetty Adminetistä mitään, olin lukenut muiden yritysten kokemuksia ja kiinnitin ensimmäisenä huomiota siihen, että ohjelma ilmeisesti toimii aika hyvin. Admicomin yhteyshenkilöltä saimme myös vakuuttavan kuvan siitä, että Adminetistä löytyy ratkaisu juuri meidän tarpeeseemme, Hely kertoo.

– Minulle oli tärkeää, että järjestelmää pystyy käyttämään missä tahansa ja kaikkeen tietoon pääsee käsiksi yhdellä kirjautumisella. Lisäksi ohjelmiston jatkuva kehittäminen vakuutti: ei tyydytä siihen mitä on, vaan koko ajan halutaan mennä eteenpäin. Lisäksi hinnoittelupolitiikka oli selkeä ja yksinkertainen, Esa listaa valinnan taustalla vaikuttaneita tekijöitä.

Aikaisemmin ongelmia aiheuttivat erityisesti useat erilliset ohjelmat, joiden välillä tietoa piti siirrellä. Yrityksillä oli tilitoimisto, joka käsitteli ostolaskut ja laski palkat, mutta kaikki toiminnot haluttiin ottaa itselle hoidettavaksi.

– Meillä oli tarve saada kokonaisvaltainen järjestelmä ja Adminet oli oikeastaan ainoa vaihtoehto, joka palveli kaikilta osa-alueilta sillä tavalla kuin me haluttiin. Itselleni erityisen tärkeää oli päästä eroon paperisista tuntikorteista ja saada helppo ratkaisu pääurakoitsijoille tehtäviin työntekijäilmoituksiin, Esa korostaa.

– Halusimme päättää yhteistyön tilitoimiston kanssa, mutta en halunnut alkaa tallentaa ostolaskuja tai palkkoja kuten aiemmin, joten haimme helpompaa ratkaisua. Ennen esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä oli tosi paljon tekemistä. Vaikka meillä oli käytössä verkkolaskut, ostolaskujen käsittelyssä käytetty ohjelma oli kirjanpidosta erillinen. Laskut piti erikseen tiliöidä, tarkastaa, siirtää kirjanpitoon ja laittaa maksuun. Nyt kun muistelee, niin olipa se tosiaan vaikeaa. Alussa epäilimme, pystymmekö tekemään kaiken itse, mutta ei se ollut mikään ongelma, kun löydettiin oikea ohjelmisto, Hely kertoo.

Nimenomaan toimistorutiinit ovat vähentyneet Adminetin myötä merkittävästi, eikä esimerkiksi ostolaskuja tarvitse erikseen käsitellä ja tallentaa.

– Tämähän on hirveän iso uudistus, kun kaikki tieto on yhdessä ohjelmassa ja raportit sekä arkistotiedot helposti saatavissa. Mapit ja paperit ovat vähentyneet, kun kaikki tiedot saadaan koneelta tosi näppärästi ja ne ovat käytettävissä myös muualla kuin toimistolla. Etätyön mahdollisuudet Adminetin kanssa ovat ihan mielettömät, Hely kertoo muuttuneista rutiineista.

Kiinteistö Oy Valtakulma

Kiinteistö Oy Valtakulma

 

Selkeät ohjeet helpottivat käyttöönottoa

Kun Adminettiä otettiin käyttöön, käytännön toimenpiteistä vastasi Hely. Hänen mukaansa käyttöönotto pelottaa ennalta monia ohjelmiston vaihtamista harkitsevia yrityksiä. Myös Helyä jännitti, mitä tuleman pitää:

– Kyllä itseäkin jännitti, miten saadaan kaikki tiedot uuteen järjestelmään, opitaanko me käyttö, mitä tapahtuu ja tuleeko ihan hirveä kaaos. Se oli merkittävä asia, joka vaikutti taustalla koko ajan ja tuntui aika isolta askeleelta. Näin on varmasti muillakin, sillä monet ovat itseasiassa minulle soittaneet ja kysyneet, miten siirtyminen menee.

Jännityksestä huolimatta käyttöönottoprosessi saatiin sujuvasti käyntiin Admicomin kouluttajan kanssa.

– Sieltähän tuli tosi jämptit ohjeet ja aikataulut. Adminetissä oli lista tehtävistä, joita käytiin tekemässä ja ruksailemassa. Siirtyminen oli järjestetty todella hienosti ja tehty asiakkaalle helpoksi. Ei tarvinnut panikoida, mitä seuraavaksi pitää tehdä, kun oli selkeät ohjeet ja paikat, jonne tiedot täydennettiin. Lisäksi joka viikko käytiin puhelimessa läpi asiat, jotka olivat sillä hetkellä esillä. Käyttöönotto vaati itseltäni aikaa, mutta loppujen lopuksi kaikki sujui tosi helposti, eikä tarvinnut jännittää.

Adminet saatiin hyvin käyttöön myös tuotevalmistusta tekevän Koskisen Peltikatteet puolelle, vaikka sen toimintamalli poikkeaa perinteisestä asennustoiminnasta.

– Peltikatteen liiketoiminta on aika paljonkin erilaista, kun siellä ei ole asentajia ollenkaan. Nyt kun ollaan alkurysäyksestä selvitty ja ihan oikeasti päästy tekemään ohjelmalla töitä, niin kaikki on toiminut tosi hyvin.

Työ- ja elinkeinoministeriö - Vantaan Peltisepät Oy - Koskisen Peltikate Oy - Admicom asiakaslehti

Työ- ja elinkeinoministeriö

 

Sähköinen tuntikirjaus auttoi kaikkien arkea

Esan työn kannalta Adminetin vaikutus näkyy ennen kaikkea työtilausten ja tuntikorttien käsittelyssä, kun paperiset tuntilaput ovat historiaa ja tietoja voi hallita sähköisessä muodossa:

Työtilauspuoli on muuttunut täysin. Saamme Adminettiin kaikki tiedot ja työntekijät voivat tehdä omat kirjauksensa kännykällä tai padilla. Pidemmissä kohteissa Adminet muistuttaa maksuerätaulukon mukaisista laskutuksista ja pystymme myös helposti seuraamaan, miten työmaa edistyy. Suurimman haasteen aiheuttivat aiemmin paperiset tuntilaput, joiden käsittely tarkastuksesta palkanmaksuun oli melkoinen työmaa.

– Oli aika haastavaa, kun oli 25 tyyppiä, joilta sai koko ajan kysellä tuntilappujen perään ja tulkita niistä harakanvarpaita. Minun elämää helpotti hirveästi, kun tiedot saatiin sähköiseen muotoon, Esa kertoo.

Tietojen siirtäminen tuntikorteilta palkanlaskentaan ja laskutukseen oli oma operaationsa.

– Melko vaikeasti tuntikirjausten käsittely aiemmin tehtiin, niitä joutui vekslaamaan tosi paljon, että saatiin kaikki kuntoon. Nyt käyn vain tarkastamassa ja hyväksymässä tiedot Adminetistä ja Hely laittaa palkat maksuun, Esa kertoo.

– Ennen palkanlaskenta oli hirveän vaikeaa: paperiset tuntilistat skannattiin tilitoimistoon, joku laski siellä palkat ja minä vielä tarkastin tiedot. Siinä meni aina koko päivä, kun tietoja syötettiin, korjattiin ja tarkastettiin. Nyt palkanlaskenta on minun vastuullani, ja se on ollut Adminetillä tosi helppoa ja yksinkertaista. Ei ole ollut mitään ongelmia. Ennen työntekijät kirjasivat vielä erikseen paperille, mitä ovat konkreettisesti tehneet työmaalla ja niiden perusteella koottiin laskutustiedot. Nyt kun tuntikirjaus on sähköisessä muodossa, myös kaikki työt saadaan varmasti laskutettua, Hely jatkaa.

Vantaan Peltisepät Oy - Koskisen Peltikate Oy - Esa ja Hely Koskinen - Admicom asiakaslehti

Seuranta ja raportointi helpottuivat

Adminetin myötä työmaiden seuranta on saatu reaaliaikaan ja Esa seuraa aktiivisesti niiden tilannetta:

– Adminetillä työmaiden seuranta on tullut huomattavasti paremmaksi, kun saan tiedon tilanteista heti ja kirjaukset tehdään päivittäin. Kun ei tarvitse odotella tuntilappuja kahta viikkoa, saan myös laskut matkaan saman tien. Työmaiden tapahtumista on todellakin parempi tieto.

Helyn mielestä Adminetin seurannan hyvä puoli on, että sama tieto on heti kaikkien käytettävissä ja helposti löydettävissä sähköisessä muodossa:

– Jos haluaa löytää vaikka jonkun vanhan ostolaskun, se on tosi helppoa. Hakutoiminnot ovat helpot, eikä tarvitse plärätä mappeja. Tiedot löytyvät nopeasti ihan lasku- ja tuotetasolta. Kun joka ikinen tarvike löytyy yksilöitynä ostolaskulta ja sama tieto siirtyy myyntilaskulle asti, on tosi helppo seurata, että kaikki tulee laskutettua. Seuraan aktiivisesti muun muassa myyntiä, kuluja, rahaliikennettä ja rahoitusennustetta, joten tiedän koko ajan, missä mennään tällä hetkellä.

Kun tieto liikkuu automaattisesti ja reaaliajassa yhden järjestelmän sisällä, käyttäjän ei tarvitse huolehtia tietojen keräämisestä ja raporttien koostamisesta. Esimerkiksi työmaiden osalta Adminetin ratkaisu verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointiin on aiheuttanut hämmästystä, sillä aiemmin tiedot koostettiin ja lähetettiin käsin useita eri työkaluja hyödyntäen.

– Adminetistä raportit lähtevät automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin ilmoitukset. Sehän on tosi hyvä, ettei niitä tarvitse sen kummemmin ihmetellä. Kun tiedot kerran kirjaa, raportit lähtevät jatkossa automaattisesti eteenpäin. Sehän oli tietysti aika iso hämmästys alussa, että mitä tässä oikein tapahtuu ja mitä minun pitäisi tehdä, kun oli tottunut käyttämään hyvin hankalia systeemeitä. Olen edelleenkin hieman hämmästynyt siitä, että raportit lähtevät ihan itsekseen, Hely kertoo.

– Onhan raportointi ehdottomasti helpottunut, kun on yksi ja sama järjestelmä, joka koostaa ja raportoi tiedot. Varsinkin aliurakoitsijan roolissa oleminen on helpottunut hirveästi, kun saa parilla klikkauksella kuukausi-ilmoitukset tilaajalle. Adminetissä vain klikataan kohde auki, valitaan työmaa ja kuukausi, ja siitä pystyy sähköpostilla siirtämään tiedon suoraan tilaajalle pdf:nä tai Excel-muodossa, Esa toteaa.

Pihlajasaaren ravintola

Pihlajasaaren ravintola

Vapaa-aikaa ja toiminnan kehittämistä

Adminet on vastannut Esan ja Helyn odotuksia ja muuttanut arkirutiineja. Sen mukana on tullut myös pieniä yllätyksiä, joita ennakkoon ei osattu odottaa.

– Meillä on esimerkiksi työntekijöillä hirveästi tulityökortteja ja muita. Oli tosi hienoa, että Adminettiin sai lisättyä niidenkin tiedot. Nyt kaikki löytyy Adminetistä hyvin ryhmiteltynä ja pystymme helposti katsomaan, kenellä on tietynlaista osaamista tai milloin lupia pitää uusia, Hely kertoo.

Laajemmassa mittakaavassa Adminetin merkitys näkyy Helyn arjessa muuttuneena ajankäyttönä, sillä rutiinitöihin tai tuplakirjauksiin ei tarvitse enää käyttää aikaa:

– Asioita ei enää tehdä liian vaikeasti. Nyt rutiinit ovat aika vähäiset, esimerkiksi täsmäytyksiä ei tarvitse tehdä, koska Adminet tekee ne. Työnkuva on muuttunut rutiinityöstä seurantaan, tutkimiseen ja kehittämiseen. Aikaa on vapautunut ihan selkeästi ja olen pystynyt tekemään enemmän esimerkiksi markkinointia. Kun turha työ jää pois, se antaa valtavasti uusia mahdollisuuksia toiminnan eteenpäin viemiseen.

Rutiineista vapautunutta aikaansa Hely on käyttänyt viime aikoina muun muassa asiakastietojen päivittämiseen ja luokitteluun Adminetin asiakkuudenhallinnassa. Sovelluksen avulla asiakaspalvelua, myyntiä ja markkinointia saadaan tehostettua ja kohdennettua paremmin.

– Asiakastietoja pystyy organisoimaan paljon paremmin kuin aikaisemmin ja niitä voi hyödyntää vaikka markkinointikampanjoissa. Kirjaamme sovellukseen esimerkiksi erilaiset yhteydenotot sekä tarjoukset ja niiden tilanteen. Oikeastaan myynnin seuranta on kokonaan siirretty Adminettiin.

Esalta Adminet on vapauttanut aikaa erityisesti tuntilappujen käsittelystä:

– Omalta osaltani vaikutus on näkynyt niin paljon, että nyt ehtii pyöräilemään aamulla töihin, vaikka matkaa on yli 20 kilometriä. Sen verran on tullut vapaa-aikaa itsellekin. Adminet on helpottanut arkea ihan hirveästi, varsinkin tuntilappujen tekoviikkoa, mutta myös toimintaa kokonaisvaltaisesti. Uskaltaisin väittää, että itseltäni on jäänyt päivä viikossa pois turhasta työstä. Se on ollut koko ajan positiivista, että Adminetistä tuntuu löytyvän ratkaisu kaikkeen. Kieltämättä tuli vähän yllätyksenä, miten hyvin mietitty ja pitkälle viety tämä järjestelmä on.

Tennispalatsi - Vantaan Peltisepät Oy - Koskisen Peltikate Oy - Admicom asiakaslehti

Tennispalatsi

Ilmakuvat: Petri Kauppi


Sulje haku