29.11.2017

Suomen Jääkylmä Oy: Adminetistä on tullut tärkeä päivittäinen työkalu

Suomen Jääkylmä Oy - Admicom asiakaslehti

Monipuolisia kylmäalan asennus- ja huoltopalveluita tarjoava Suomen Jääkylmä Oy sai Adminetistä tehokkaat työkalut päivittäiseen toimintaansa. Erityisesti helpotusta on tuonut sähköinen toimintatapa tuntikorttien ja laskujen käsittelyssä, tarkka seuranta sekä huoltotilaustoiminnan suoraviivaistuminen.


 

Suomen Jääkylmä Oy on kylmäalan moniosaaja, jolla on toimipisteet Ke­ravalla ja Turussa sekä Kokkolassa toi­miva tytäryhtiö Pohjanmaan Jääkylmä Oy.

– Perustimme Suomen Jääkylmän vuonna 2005, kun päätimme 12 henki­lön voimin siirtyä silloisen työnantajan palveluksesta yrittäjäksi. Seuraavana vuonna perustimme myös tytäryhtiön Kokkolaan, hallinnosta ja projektijoh­dosta vastaava johtaja Markku Elo­maa kertoo.

Suomen Jääkylmä toteuttaa mo­nipuolisia kylmäalan asennus- ja huoltopalveluita kaupan alalle ja teol­lisuuteen sekä muille yrityksille esi­merkiksi ilmastoinnin jäähdytykseen ja varastointiin liittyen.

– Meille on tärkeää, että pystymme toimimaan joustavasti ja tarjoamaan asiakkaillemme laaja-alaista kylmä­alan osaamista, jotta voimme toteut­taa monenlaisia projekteja pienistä suuriin laitoksiin. Teemme toteutuksia hiilidioksidilla ja kaikilla perinteisillä kylmäaineilla, ainoastaan ammoniak­kilaitokset eivät kuulu palveluvalikoi­maamme.

Tänä päivänä Suomen Jääkylmän toiminta pyörii 3-5 miljoonan euron liikevaihtoluokassa ja yritys työllistää reilut kymmenen henkilöä kummas­sakin toimipisteessään. Yrityksen asia­kaskuntaan kuuluvat keskusliikkeet, myymälät ja elintarviketeollisuus, kaupungit ja kunnat, rakennusliikkeet ja talotekniikkaurakoitsijat. Vakioasi­akkaisiin lukeutuu muun muassa Kes­ko, jolle on vuosien varrella toteutettu lukuisia markettien kylmäratkaisuja.

– Keskolle on toteutettu paljon eri­kokoisten markettien jäähdytyksiä ja parhaillaankin käynnissä on Uudes­sakaupungissa yksi K-Marketin jääh­dytysurakka. Historiassa yksi isoimpia kohteitamme on Keravalle rakennet­tu Tukon tukkuvarasto, jossa toteutim­me muun muassa pinta-alaltaan noin 4 000 m2 varastohallin jäähdytyksen.

Viime aikoina yrityksellä on riittä­nyt mukavasti töitä ja vuodenvaih­teen tienoilla käynnistyy jälleen yksi isompi kohde, kun Suomen Jääkylmä toteuttaa Lahteen rakennettavan elin­tarviketehtaan kylmätekniikan.

– Vuohelan Herkku Oy rakennuttaa ison gluteenittomia leipomotuotteita valmistavan tehtaan. Olemme saaneet sinne merkittävän jäähdytyslaiteura­kan, joka kestää ensi vuoden heinäkuul­le asti.

Suomen Jääkylmä Oy - Markku Elomaa - Admicom asiakaslehti

 

Adminetillä kohti paperitonta toimistoa

Suomen Jääkylmässä siirryttiin säh­köiseen toiminnanohjaukseen jo vuonna 2012, kun erityisesti paperis­ten tuntikorttien ja laskujen käsittely alkoi käydä niin työlääksi, että viikosta loppuivat tunnit kesken. Yritys kilpai­lutti muutamia eri järjestelmiä ja ver­tailun perusteella todettiin Adminetin olevan heidän tarpeitaan parhaiten palveleva ratkaisu.

– Ajankäyttö oli meille tärkein alku­sysäys toimintatapojen uudistamises­sa, kun viikonloputkin alkoivat kulua laskuja tehdessä. Tuolloin ryhdyimme selvittämään vaihtoehtoja paperinpyö­rittelylle. Halusimme helppokäyttöisen ohjelmiston, joka on kuitenkin tarpeeksi laaja, jotta sillä on oikeasti jotain merki­tystä toiminnallemme. Adminetissä oli monipuoliset toiminnot, jotka palve­livat meidän tekemistämme. Siinä yh­distyivät helppokäyttöisyys, selkeys ja mahdollisuus laajentaa palvelukoko­naisuutta tarpeidemme mukaan.

Adminetin sähköisten toimintojen ansiosta yrityksessä heitettiin hyvästit paperitöille ja vapautettiin toimihen­kilöiden aikaa turhista rutiineista.

– Erityisesti sähköisen tuntikirjauk­sen ja laskutuksen ansiosta pääsimme eroon turhasta paperityöstä ja pystyim­me viemään toimintatapaamme enem­män paperittoman konttorin suuntaan. Paperitöiden poistumisen ja nopeam­pien toimintojen avulla Adminetistä saatiin apua erityisesti toimihenkilöi­den ajankäyttöön. Se helpotti huomat­tavasti tekemistä ja vähensi työtuntien määrää aiempaan verrattuna.

Tärkeää on ollut myös saada kaikki toiminnot yhteen järjestelmään.

– Kun asentajat, työnjohto ja kaikki muutkin tekevät merkintänsä samaan ympäristöön, emme tarvitse erillisiä rat­kaisuja tuntien, työtilausten tai osto­laskujen käsittelyyn. Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa ja esimerkiksi tunnit siirtyvät työtilaukselle kirjattaessa myös palkanmaksuun. Adminetissä kaikki asiat yhdistyvät ja tuon kokonaisuuden ansiosta pystymme pyörittämään kaik­ki toimintomme yhdessä ohjelmassa, huollosta ja suunnittelusta vastaava johtaja Kimmo Kuusela kertoo.

Helpotusta huoltotoimintaan

Suomen Jääkylmä palvelee asiakkai­taan vuorokauden ympäri päivystä­vällä huoltopalvelulla ja erityisesti huoltopuolen hallintaan Adminetistä onkin saatu paljon apua.

– Meillä huoltotilausten prosessi toimii siten, että asentajat saavat tie­don uusista huoltokeikoista Adminetin kautta, ottavat tilauksen vastaan sieltä ja käyvät tekemässä työn. Sen jälkeen työnjohto pystyy asentajien mer­kintöjen mukaan laskuttamaan tar­vikkeet ja työn osuuden asiakkaal­ta kätevästi ja no­pealla aikataululla. Sähköinen lasku lähtee saman tien myös asiakkaalle, joten se on hirveän hyvä kokonaisuus. Huoltotöiden lasku­tus on helpottunut ja nopeutunut Admi­netin myötä merkittävästi ja sitä myös huollon henkilökuntamme arvostaa ko­vasti, Elomaa toteaa.

– Huoltotoiminnan ja ylipäätään työtilausten hallinnan kokonaisuut­ta helpottaa, kun asentajan kirjaus­ten jälkeen asiakaskohtaiset hinnat ja muut tulevat automaattisesti Admine­tin takaa ja itse tarvitsee vain katsoa, että tiedot ovat oikein ja hyväksyä tilaus eteenpäin laskutukseen, Kuusela jatkaa.

Kun huoltotöiden tunti- ja tarvike­kirjaukset hoituvat asentajien toimes­ta suoraan Adminettiin sähköisessä muodossa, paperisia työmääräimiä yrityksessä ei tarvitse käsitellä.

– Asentajat voivat tehdä Admine­tin kautta joko mobiililaitteillaan tai toimiston yhteiskoneella kaikki omiin tuntikortteihinsa ja työtilausten kirja­uksiin liittyvät asiat, joten paperityö on jäänyt tästä prosessista kokonaan pois. Huoltotöiden hinnoittelussa pystym­me myös hyödyntämään Adminetin yleistä hinnastoa, josta saamme käyt­töömme kylmätukkureiden ajan­tasaisia tuote- ja hintatietoja, Elo­maa kertoo.

Suomen Jää­kylmän huolto­toimintaan liittyy myös paljon määräaikaishuoltoja. Ad­minetin avulla ne pystytään pitämään hallinnassa ja hoitamaan ajallaan vai­vattomasti.

– Jos meillä on esimerkiksi huol­tosopimus, jossa huoltotoimenpiteitä käydään tekemässä vuoden välein, Ad­minet avaa työstä automaattisesti työ­tilauksen huollon ollessa ajankohtainen ja työn suorittava asentaja tekee tarvit­tavat kirjaukset Adminettiin. Päivittäi­sessä tekemisessä on huollon kannalta iso asia, ettei välissä tarvitse tehdä käy­tännössä mitään muuta toimintoa, kun Adminet huolehtii määräaikaishuolto­jen suorittamisesta ajallaan. Huoltotoi­minnan organisoiminen olisi käsityönä aika iso homma, Kuusela toteaa.

Projektitoiminnassa urakoiden ko­konaishallinta on Elomaan mukaan parantunut reaaliaikaisten kirjausten sekä helpottuneiden osto- ja myynti­laskujen käsittelyn ansiosta.

– Adminet on helpottanut projek­tinhallintaa ja tuonut sinnekin puolel­le monia käteviä toimintoja. Hallintaa helpottaa, kun ostot kohdistuvat oi­keisiin paikkoihin ja laskutus saadaan etenemään todella jouhevasti koko ajan projektin edetessä. Mielestäni on myös tärkeää, että pystymme seuraa­maan projektien kirjauksia reaaliajas­sa koko projektin ajan. Sen ansiosta saamme heti selville, jos esimerkiksi jo­ku kompressori onkin kirjattu vääräl­le projektille tai varastoon ja pystymme korjaamaan tilanteen saman tien.

Suomen Jääkylmä Oy - Kimmo Kuusela - Admicom asiakaslehti

 

Seurantatyökaluilla yksityiskohtaista tietoa

Elomaalle Adminetin ominaisuuksis­ta tärkeimpiä ovat seurantaan liittyvät työkalut ja niitä hän hyödyntääkin ah­kerasti.

– Minulle tärkeä tuloksen seuraa­minen ja yleensäkin yrityksen lukujen seuraaminen on Adminetillä huomat­tavasti helpompaa kuin ennen. Saan aina ajankohtaista tietoa liiketoimin­nastamme ja tiedän koko ajan, mis­sä yrityksemme menee ja miten meillä menee. Saamme Adminetistä myös toi­mipistekohtaisesti kannattavuustie­dot ja kaikki muutkin liiketoimintaan liittyvät tiedot. Niitä on helppo tar­kastella kulloisenkin tarpeen mukaan, joten tiedämme tarkasti myös toimipis­teidemme tilanteen.

Elomaa vastaa työssään isompien projektien toteuttamisesta ja niiden seurantaan hän hyödyntää Adminetin porautuvaa raportointityökalua.

Data-analysaattori palvelee mi­nua varmaan kaikkein parhaiten. Sen avulla saan perinteisiä raportteja huo­mattavasti tarkem­paa tietoa ja pystyn helposti rajaamaan tai hakemaan juuri haluamani asiat. Li­säksi työkalun avulla pääsee pureutumaan syvemmälle ja sy­vemmälle, joten saan tarvittaessa käyttöö­ni todella yksityiskohtaista tietoa.

Data-analysaattori on tärkeä työ­kalu myös huoltotoiminnan seuraami­sessa.

– Juuri tietojen pilkkominen sekä mahdollisuus jakaa sitä aina pienem­piin ja pienempiin osiin on kätevää huoltotoiminnan seuraamisessa. Se­hän siinä nimenomaan on tärkeää, että pystyy katsomaan, mistä mikäkin luku ihan oikeasti tulee ja onko jossain vir­heitä, Kuusela toteaa.

Suomen Jääkylmä Oy - Markku Elomaa - Admicom asiakaslehti

 

Yhteistä kehittämistä

Admicomilla ja Suomen Jääkylmällä on takanaan jo yli viiden vuoden yh­teinen historia. Elomaan ja Kuuselan mukaan Adminet on kehittynyt vuo­sien varrella entistä paremmin heidän toimintaansa palvelevaksi.

– Olemme olleet tyytyväisiä siihen, kuinka Adminettiä on kehitetty. Ohjel­misto on mennyt juuri siihen suuntaan, mitä me tarvitsemme ja se on meille työkaluna varsin hyvä. Minusta on hie­noa, että olemme itse saaneet kehit­tää ohjelmistoa yhdessä Admicomin kanssa. Jos meillä on ollut jotain kehitys­tarpeita, niin ne on huomioitu tuoteke­hityksessä ja hyvin pitkälti myös toteu­tettu Adminettiin. Yhteisen kehittämis­toiminnan ansiosta olemme saaneet Ad­minetistä sellaisen työkalun, joka palve­lee meitä parhaiten, Elomaa kertoo.

– Se täytyy tietenkin aina muistaa, että Adminettiä ei tehdä pelkästään meille, vaan ominaisuuksien täytyy pal­vella muitakin. Aika paljon sinne on kuitenkin toteutettu sellaisia asioita, joita olemme toivoneet – osa ihan pie­niä käytettävyyteen liittyviä asioita ja osa vähän isompia, kuten määräaikais­huoltojen hallintaan liittyvät työkalut, Kuusela jatkaa.

Adminet on tärkeä osa yrityksen päivittäistä tekemistä ja sitä hyödyn­tää eri toimintojen hallintaan koko henkilöstö.

– Adminetistä on tullut toiminnan­ohjaukseemme sellainen tärkeä päivit­täinen työkalu, että emme voisi enää ajatellakaan siihen mitään muuta rat­kaisua, Elomaa toteaa.


Lataa opas kannattavuuteen

Oppaasta saat hyödyllisiä vinkkejä rakennus- tai talotekniikkayrityksen kannattavuuden parantamiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 4/2017

Sulje haku