29.11.2017

Karhu Sähkö Oy: Kansainvälisen ja kasvavan toiminnan tueksi järjestelmä, joka on aidosti reaaliaikainen

Karhu Sähkö Oy - Jani Hakkinen - Admicom asiakaslehti

Laadukasta työtä järkevällä hinta-laatusuhteella kotimaassa ja ulkomailla. Siinä Karhu Sähkön menestyksen resepti, jota Adminet on tukenut vuoden alusta alkaen mahdollistamalla sujuvan etätyön, vastuun jakamisen, reaaliaikaisen seurannan ja kevyen hallinnon.


 

Porissa toimiva Karhu Sähkö Oy tar­joaa sähköurakointia ja teollisuuden kunnossapitopalveluita yritysasiak­kaille. Vuonna 2009 alkanut yritystoi­minta käynnistyi pienesti, mutta on tähän päivään tultaessa laajentunut 25 henkilöä työllistäväksi ja 2,3 miljoo­nan liikevaihdon tuottavaksi kansain­väliseksi toiminnaksi.

– Tällä alalla ei tarvitse tehdä suu­ria alkuinvestointeja. Liikkeelle pääsee sillä, että on pakettiauto ja työkalut, jo­ten halusin kokeilla siipiäni yrittäjänä. Yritystä perustettaessa minulla oli tie­dossa kolme sovittua asiakasta ja siitä lähdettiin liikkeelle. Alkuun tein paljon myös reissuhommia ulkomaisissa teol­lisuuslaitoksissa, toimitusjohtaja Jani Häkkinen kertoo yrityksen perustami­sesta.

Karhu Sähkön toiminta on ol­lut alusta alkaen kansainvälistä ja ny­kyisinkin osa yrityksen työntekijöistä hoitaa projekteja ulkomailla.

– Ulkomaanprojekteja meillä on ol­lut Euroopassa ja Venäjällä, ja tälläkin hetkellä yksi kaveri on Kiinassa puoli vuotta. Ulkomailla tehdään pääsään­töisesti isommille yrityksille projekti­luontoisia urakoita avaimet käteen -periaatteella asiakkaan tarpeiden mukaan. Tapauskohtaisesti meidän asentaja toimii valvojana paikallisille toimijoille tai toteutamme myös asen­nukset itse. Esimerkiksi viime vuonna toteutimme Valmetin toimeksiannosta Ruotsissa Södra Cell Värön sellutehtaan kuorimon sähkö- ja instrumentointiura­kan, itsekin pari vuotta Intiassa viettä­nyt Häkkinen kertoo.

Kotimaassa yrityksen toiminta painottuu sähköurakointiin ja teolli­suuden kunnossapitoon pääasiassa Satakunnan alueella. Viime vuosina teollisuuden kunnossapito on kasvat­tanut osuutta toiminnasta merkittä­västi.

– Teollisuudessa on ollut niin paljon investointeja, että myös iso osa meidän liikevaihdosta tulee nykyään sieltä. Toi­mimme paikallisesti kaikilla lähialueen teollisuusalueilla ja vähän etäämmäl­läkin.

Laatuajattelu ohjaa tekemistä

Karhu Sähkön toiminnan perusajatuk­sena on tarjota asiakkaille laadukasta palvelua ja tähän on panostettu luo­malla toimintakäsikirja, joka määrittää raamit kaikelle tekemiselle.

– Toimintakäsikirjamme perustuu SFS 6000 -standardin mukaisiin laatu­pykäliin. Yksikään asiakas ei meiltä var­sinaista sertifiointia vaadi, mutta meille itsellemme on tärkeää pitää laatua yllä toimimalla määriteltyjen toimintatapo­jen mukaan ja päivittää prosesseja aika ajoin.

Vuoden alussa laatujärjestelmän mukaisessa toiminnassa otettiin askel eteenpäin, kun yrityksessä vaihdettiin vanha taloushallinnon ohjelmisto Ad­minettiin. Adminetin toiminnanoh­jausratkaisut ovat tukeneet yrityksen toimintakäsikirjan mukaista tekemis­tä ja mahdollistaneet toimintatapojen yhdenmukaistamisen pidemmälle.

– Adminet on tukenut hyvin laa­tuajatteluamme ja sen käyttöönoton yhteydessä päivitimme myös käsikir­jaamme. Pystyimme luomaan toimin­taamme selvän rakenteen ja vakioidut käytännöt sille, kuinka eri asiat hoide­taan, hallinnoidaan ja dokumentoi­daan. Adminetin avulla saimme koko toiminnan yksiin kansiin, koska voim­me hallita kaikki lomakkeet, tuntikirjaukset, turvakortit, tutkinnot ja kalus­ton Adminetin työkaluilla.

Karhu Sähkön käsikirjan mukaisel­le toiminnalle on ollut erityisen tär­keää, että nyt yrityksessä pystytään käyttämään vakiomuotoisia lomak­keita suoraan järjestelmässä.

– Aiemmin käytimme erilaisia Word- ja Excel-dokumentteja ja ne sit­ten tallennettiin erillisiin pilvikansioihin. Kaikki näkevät asiat vähän eri lailla ja jokainen sitten muokkasi niitä omaan silmään sopivalla tavalla, joten tiedon­hallinta ei ollut yhdenmukaista. Nyt kun lomakkeet ovat Adminetissä aina oikeassa paikassa ja vakiomuotoisina, meillä on koko ajan tietty konsepti, jol­la toimitaan. Kun pystymme tallenta­maan kohteiden alle kaikki asiakirjat sopimuksista alkaen, ne ovat aina sa­manlaisen rakenteen alla.

Vaikka Karhu Sähkön toiminnan lähtökohtana on laatu, halutaan pal­velu tarjota asiakkaille myös hyvällä hinta-laatusuhteella. Siinä on onnis­tuttukin, sillä nykyään yritys toimii kai­killa Satakunnan teollisuusalueilla.

– Jonkin verran täytyy tietenkin jää­dä viivan alle, jotta toimintaa pystyy kehittämään, mutta ei tässä ole tarkoi­tus ketään ryöstää. Toiminimiyrittäjien kanssa emme tietenkään kilpaile hin­nalla, vaan tarjoamalla joustavaa pal­velua ja ammattitaitoisen henkilöstön. Isoihin yrityksiin verrattuna taas pys­tymme pitämään hintamme edullise­na. Adminetin ansiosta meillä ei ole isoa organisaatiota ja raskaita hallin­non kustannuksia. Tällä tavalla olemme tilaajalle laadukas, mutta samalla taloudellisesti hyvä vaihtoehto.

Karhu Sähkö Oy - Varasto - Admicom asiakaslehti

”Olemme tilaajalle laadukas, mutta samalla taloudellisesti hyvä vaihtoehto”, Jani Häkkinen kertoo.

 

Vastuun jakaminen tukee kasvua

Karhu Sähkön tavoitteena on kas­vattaa vuosien varrella laajentunutta liiketoimintaansa myös tulevaisuudes­sa, mutta maltilla ja hallitusti.

– Emme ole luoneet tarkkoja ta­voitteita, koska uskon että siitä ei hyvä heilu, jos aletaan väkisin kasvattaa toi­mintaa. Mieluummin mennään niin, et­tä on visio mitä halutaan ja sitten kun mahdollisuus tulee, siihen tartutaan. Se on sitten eri asia viekö vision toteu­tuminen kuukauden vai vuoden, mut­ta toistaiseksi on ainakin mennyt ihan mukavasti, kun viime vuonnakin hen­kilöstömäärämme ja liikevaihtomme tuplaantui.

Adminetin avulla kasvulle on saatu uudenlaista tukea, sillä toimitusjohta­ja on pystynyt jakamaan vastuun pro­jektien hallinnasta kentälle.

– Nykyään minä lasken vain tarjoukset ja sen jälkeen pystyn antamaan projektit nokkamiesten ja työnjohta­jien hoidettavaksi. He saavat projek­tille budjetin, käymme yhdessä läpi mitä on laskettu ja sen jälkeen kaikki toimenpiteet han­kintoineen päivineen jäävät täysin heidän hoi­viinsa. Työnjohto hoi­taa kaiken laskutusta myöten ja sopii myös lisätyölaskutuksen sekä pistää erittelyt valvojille. He ovat kuitenkin val­vojien kanssa tekemisissä päivittäin ei­kä minulla ole aina tarkkaa tietoa mitä on sovittu, joten turhaan alan itse ensin selvittää sovittuja asioita ja sen jälkeen tehdä lisätyöerittelyä.

Myös työnjohdolle muutos on ol­lut mieleen, vaikka uuden toimintata­van opettelu ei alussa ihan jokaiselta hurraa-huutoja saanutkaan.

– Eikö se ole vähän suomalaisessa luonteessa, että protestoidaan kaikkea uutta vastaan. Meillä kuitenkin suu­rin osa suhtautui asiaan positiivisesti ja halusivat heti itselleen hallittavaksi kaikki työtilauksensa päästäkseen seu­raamaan niiden tilanteita. Nyt kun uu­teen toimintatapaan on päästy sisään, kaikki ovat sanoneet, että se on huo­mattavasti selkeämpi kuin ennen.

Toimitusjohtajalta itseltään pro­jektivastuun siirtäminen työnjohdolle on vapauttanut aikaa yrityksen kehit­tämiseen ja kasvattamiseen.

– Erityisesti se on helpottanut kasvua ja omaa ajankäyttöä­ni, että vastuuta töiden hoitamisesta on pysty­nyt antamaan työnjoh­tajille. Itse pystyn sitten keskittymään seuraa­viin laskentoihin, hoi­tamaan myyntiä ja pitämään yhteyttä asiakkaisiin. Jatkuvan kasvun vuoksi to­dellista ajansäästöä on vaikea arvioida, mutta sanoisin, että itselleni on tullut puolet lisää aikaa muihin asioihin.

Aidosti reaaliaikainen pilvipalvelu sujuvoittaa arkea

Adminetin selainkäyttöinen pilvipal­velu on helpottanut Karhu Sähkön ar­kea, kun kaikki mobiilissakin kirjatut tiedot ovat oikeasti heti kaikkien käy­tettävissä.

– Koska Adminet on selainpohjainen ja aidosti reaaliaikainen, pääsemme tietoihin käsiksi kännykällä ja tabletil­la mistä ja milloin vaan. Vaikka käy­tössämme oli vanhassakin ohjelmassa niin sanotut mobiilityökalut, siellä teh­dyt muutokset päivittyivät kuitenkin vasta pääkoneelta päivitettäessä. Mo­biilia käyttäessä ei saanut esimerkiksi lähetenumeroita, vaan tilaukset jäivät avoimeksi ja muodostuivat vasta pää­koneelta tehtävän päivityksen jälkeen, joten hallinta oli hankalaa ja aiheutti usein epäselvyyksiä.

Sen lisäksi, että tieto kulkee su­juvasti työmailta johdolle, helpottaa reaaliaikainen tiedonsiirto myös toi­mintaa asiakkaiden kanssa.

– Esimerkiksi mentäessä neuvotte­lemaan työstä asiakkaan kanssa, on helppo ottaa tabletti mukaan ja päi­vittää tarjousta neuvottelun lomas­sa. Kun kaikki muutokset tehdään heti asiakkaan luona ollessa, ei tarvitse enää toimistolla muistella, että mitä tu­li sovittua. Yleensä tilaajakin haluaa, et­tä asia hoidetaan heti eikä ensi viikolla.

Sujuvan etäkäytön merkitys kan­sainvälisesti toimivassa yrityksessä on suuri.

– On tosi tärkeää, ettei tule mitään väärinkäsityksiä, kun tiedot näkyvät kaikille reaaliajassa. Adminetissä ei ole sitä vaaraa, että joku onkin käyttänyt vanhaa dokumenttia tai muuta ihan vain sen takia, ettei tieto ole päivittynyt järjestelmään. Kun Adminettiin lisätään jokin tiedosto tai päivitetään olemassa olevaa tietoa, se on heti kaikkien käytet­tävissä ympäri maailmaa. Samoin ulko­mailla työskentelevien tuntikirjaukset ja muut asiat näkyvät heti myös minulle.

Karhu Sähkö Oy - Admicom asiakaslehti

 

Kaikki toiminnan osa-alueet seurantaan

Kasvavan yrityksen toimintojen seu­rantaan Adminetistä on saatu tarkat työkalut.

– Kun otimme Ad­minetin käyttöön, sin­ne luotiin samalla tarkat organisaatiorakenteet, joiden perusteella pys­tymme seuraamaan helposti kustannusra­kenteita ja muita. Saan tarkan kohde­seurannan lisäksi tietoa yritystoiminnan eri osa-alueiden ja asiakkaidenkin kan­nattavauudesta, ja huomaan, mitkä toimet eivät välttämättä olekaan niin hyviä kuin on oletettu. Pystyn pilkko­maan liiketoimintamme seurannan niin pieniin osiin, kuin vain haluan.

Tarkan ja reaaliaikaisen seurannan mahdollistaa Adminetin muihin toi­mintoihin integroitu kirjanpito, jonka ansiosta kaikki yritys- ja projektitason tapahtumat ovat aina ajantasaisesti tarkasteltavissa.

– Myös se on helpottanut arkea, et­tä kaikki kirjanpidon asiat ovat suoraan sähköisessä muodossa tilitoimiston hoi­dettavissa. Enää minun ei tarvitse erik­seen kiikuttaa mappeja tilitoimistoon, kun he pääsevät omassa käyttöliitty­mässään käsittelemään koko kirjanpi­tomme. Ajantasaisen seurannan lisäksi sähköinen kirjanpito on säästänyt to­della paljon aikaa, kun ei tule epäsel­vyyksiä tai tarvitse erikseen lähettää mitään tilitoimistoon.

Häkkisen mukaan reaaliaikainen seuran­ta on nykypäivää ja hel­pottaa huomattavasti toiminnan ohjaamista.

– Koska kirjanpitom­me oli aiemmin erillinen, emme saaneet tarkkoja tietoja toiminnoista ja ne tulivat viiveel­lä. Jos tarvitsee esimerkiksi tarjous­neuvotteluja varten tiedon aiempien kohteiden taloudellisesta toteutumises­ta, niin kolmen viikon viiveellä saapuva raportti on auttamatta liian myöhässä. Adminetistä saamme tarvitsemamme raportit ajantasaisina aina halutessam­me. Reaaliaikaisuuden merkitys on erit­täin iso ja kyllä se on nykypäivää, että tiedät yrityksesi tilanteen heti etkä ensi kuussa.


Lataa opas kannattavuuteen

Oppaasta saat hyödyllisiä vinkkejä rakennus- tai talotekniikkayrityksen kannattavuuden parantamiseen.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 4/2017

Sulje haku