7.12.2015

Insplan Oy: Adminet on kasvuhaluiselle yritykselle ihan ehdoton työkalu

Adminet on Insplanille tärkeä työkalu kannattavan kasvun ohjaamiseen tarjoamalla reaaliaikaista seurantatietoa, automatisoimalla rutiineja ja mahdollistamalla sähköisen toimintatavan.


Porvoossa toimiva Insplan Oy on tilaajan edunvalvoja ja valtakunnallinen energia- ja infrastruktuurialan projektinjohtotalo, jonka palveluun kuuluvat sähkö-, tietoliikenne- ja valaistusverkkojen suunnittelu, tarkastaminen ja projektinvalvonta.

– Verkostosuunnittelu lähtee ihan sähköteknisestä suunnittelusta ja verkostomaastosuunnittelusta, pitäen sisällään kaikki maankäyttölupa-asiat ja johtoaluesijoitukset maastoon. Loppupäässä taas tehdään ihan sellaista kunnossapitävää, lakisääteistä tarkastusta. Projektinvalvonta on työmaiden ja urakoitsijoiden valvontaa uudiskohteissa eli toimimme tilaajien edunvalvojana ja varmistamme, että työ kentällä tehdään kunnolla, toimitusjohtaja Mika Seppänen kertoo Insplanin palvelutarjonnasta.

Insplan on alalla melko tuore toimija, sillä yritys käynnisti toimintansa tammikuussa 2015. Henkilöstöltä sen sijaan löytyy alan kokemusta jo pitkältä ajalta. Mika Seppänen, jolla on kymmenen vuoden kokemus alalta, toimi aiemmin myös neljä vuotta operatiivisena johtajana toisessa verkkoyhtiössä. Yrityksessä tapahtuneiden muutosten myötä oman yrityksen perustaminen tuli kuitenkin ajankohtaiseksi.

Mika Seppänen pisti yrityksen pystyyn itsekseen, mutta ensimmäinen työntekijä palkattiin kesäkuussa ja nykyään palkkalistoilla on jo kahdeksan työntekijää.

Insplaniin on tullut mukaan myös kaksi uutta osakasta, kun aiemmin sähköyhtiössä asennuspäällikkönä toiminut veli Toni Seppänen osti osuuden yrityksestä ja kolmanneksi osakkaaksi tuli Sami Laitinen, joka vastaa kumppaniyrityksen kautta Insplanin helikopterilla tehtävistä linjatarkastuksista.

Insplan Oy - Toni Seppänen | Adminet kokemuksia - Admicom

 

Tavoitteena kannattava kasvu

Verkostoitunut liiketoimintamalli ja aiempi kokemus alalta ovat taanneet Insplanin toiminnalle hyvän startin. Nuorelle yritykselle on tullut paljon yhteydenottoja vanhoilta asiakkailta, mutta uusiakin kumppanuuksia on luotu varsin mukavasti.

– Suurin osa liikevaihdostamme tulee jo nyt uusista asiakkuuksista. Saimme esimerkiksi marraskuun alussa itsellemme ison Hamina-Vaalimaan elinkaarihankkeen. Siinä YIT toimii päätoteuttajana Haminan ja Vaalimaan välille rakennettavan moottoritien toteutuksessa ja me tuotamme alihankintana suunnittelun. Muutenkin toiminta on lähtenyt hyvin käyntiin. Tänä vuonna ilmajohtoverkkoakin tarkastetaan jo noin 50 000 pylvästä.

Insplanilla oli alusta alkaen vahva visio kasvusta ja sitä haluttiin tukea toimivilla työkaluilla. Oleellista oli, että omaa työaikaa ei jouduta käyttämään arjen rutiinien pyörittämiseen. Adminet oli luonteva valinta yrityksen toiminnanohjaukseen, sillä Seppäsellä oli siitä hyvät kokemukset aiemman työnantajan palveluksesta.

– Entisen työnantajan palveluksessa oli noin 35 työntekijää. Siellä Adminet saatiin onnistuneesti käyttöön ja aika paljon työvaiheita jäi sen myötä pois, joten Adminet oli selkeä valinta omaankin firmaan. Meillä oli tavoitteena vahva kasvu ensimmäisen vuoden aikana ja Adminet on mahdollistanut oman työajan järkevän käytön. Ilman sitä olisi joutunut tekemään manuaalisia hommia, kiikuttamaan laskuja kirjanpitäjälle ja muuta ylimääräistä. Adminet on ollut omana työkaluna ihan ehdoton.

Yritystä perustettaessa tavoitteena oli työllistää kolmen vuoden päästä viisi suunnittelijaa, mutta yritys on päässyt mukaan muutamaan isompaan projektiin, joten tavoitteet on jo ylitetty. Tällä hetkellä tilannetta pyritään tasapainottamaan ja varmistamaan, että henkilöstö pääsee hyvin kiinni omiin tehtäviinsä.

– Kasvoimme tällä aikataululla vähän isommaksi, kuin olin ajatellut. Nyt tasataan ja haetaan jatkossa kannattavaa kasvua. Oma näkemykseni on, että tulevaisuudessa olemme verkkoyhtiöpuolella aika iso ja vaikuttava tekijä.

Adminet kasvuyrityksen ohjelmisto - Admicom asiakaslehti

 

Data-analysaattori on isoin helpotus

Seppäsen mielestä Adminetin tärkein yksittäinen työkalu kannattavan kasvun ohjaamisessa on data-analysaattori – raportointityökalu, jolla yrityksen kirjanpidon, sisäisen laskennan ja kohteiden lukuihin pääsee porautumaan aina tositetasolle asti.

– Data-analysaattori on ehdottomasti isoin helpotus ja tosi hyvä työkalu seurannassa, kun järjestelmä analysoi kohteiden todelliset tapahtumat. Minua kiinnostaa nähdä nopealla silmäyksellä kohteiden liikevaihto ja kulut, sekä paljonko työstä jää katetta. Data-analysaattorista saan helposti kaiken liiketoiminnassa tarvitsemani tiedon. Sen lisäksi seuraan ainoastaan kuukausittain tulevia tulos- ja taselaskelmia.

Data-analysaattori helpottaa liiketoiminnan johtamista tarjoamalla ajantasaista tietoa toiminnasta, vapauttamalla työaikaa raporttien koostamisesta ja tukemalla järkevien toimintatapojen luomista.

– Se vähentää omaa ja henkilöstön työaikaa paljon verrattuna siihen, että tiedot koostettaisiin perinteisesti Excelillä. Meillä henkilöstö on opetettu käyttämään järjestelmää oikein, joten työkalu antaa luotettavaa tietoa toiminnoista. Kilpailu on tällä hetkellä tosi kovaa ja näiden tietojen perusteella pystyy luomaan oikeannäköistä hinnoittelumallia, kannattamatonta työtä kun ei kenenkään pitäisi tehdä.

Insplanilla on ensimmäisen toimintavuoden aikana ollut Adminetistä käytössä ne työkalut, joita alkuvaiheessa on tarvittu. Kasvun myötä palvelukokonaisuutta laajennetaan tarpeen mukaan. Esimerkiksi ensi vuoden alussa otetaan käyttöön organisaatiotason työkalut, sillä näköpiirissä siintää jo laajentuminen.

– Meillä on käynnistymässä suunnitteluhankkeen pilotti Kajaanin suunnalla ja jos sinne saadaan jalansijaa, pistämme sivutoimipisteen pystyyn. Organisaatiotason seurannalla pystymme jatkossa seuraamaan kuluja toimipistekohtaisesti. On tärkeää nähdä miten yksiköt tuottavat ja siihenkin data-analysaattori on hyvä työkalu. Sen avulla näemme heti, jos yksi toimipiste tekee plussaa ja toinen on pakkasella.

Automatiikka tuo sujuvuutta arkeen

Reaaliaikaisen seurantatiedon lisäksi Seppänen korostaa Adminetin automatiikan ja palvelujen merkitystä kannattavan kasvun tukemisessa.

– Sanoisin että kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelu sekä kaikki automatisoidut toiminnot tukevat suoraan meidän toimintaamme. Automatiikka vapauttaa omaa työaikaa muuhun hommaan. Merkittävää helpotusta tuovat ihan jo pelkät alv-maksatukset, verotilihoidot ja se, ettei tarvitse erikseen toimia pankin kanssa tai käsitellä verokortteja.

Manuaalisen työn poistuminen näkyy arjen sujuvuutena, kun aikaa ei tarvitse käyttää erilaisiin tiedonsiirtoihin ja tallennuksiin. Esimerkiksi Seppänen nostaa kaluston seurantaan liittyvän automatiikan.

– Meillä jokainen auto on oma kohde, johon polttoainekortit, huollot ja kaikki muut toimenpiteet kohdistuvat. Saamme esimerkiksi toimittajalta polttoaineista koontilaskun kohdenumeroittain ja järjestelmä kohdistaa automaattisesti erittelyt kullekin autolle. Noitakin tietoja on joskus ylläpidetty Exceleillä ja jokainen lasku on hakattu sinne yksitellen. Tästä on poistunut paljon manuaalista työtä ja kaiken lisäksi pystymme seuraamaan helposti, milloin ja missä huoltoja on tehty.

Insplanin toimintaperiaate on, ettei mikään kriittinen toiminto saa olla yhdestä henkilöstä kiinni. Tästä syystä myös kirjanpidon ja palkanlaskennan asiantuntijatyö on hankittu palveluna Admicomilta.

– Haluamme olla henkilöriippumaton yhtiö. Tavoite on että pystymme tarvittaessa paikkaamaan helposti kenen tahansa työtä, eikä mikään toiminto ole yhden ihmisen osaamisesta kiinni. Esimerkiksi palkanlaskennan jättäminen yhden ihmisen harteille olisi vähän riskihommaa. Jos palkanlaskija sattuisi vaikka sairastumaan, tulisi aika tukalat paikat.

Eroon kaikista tulosteista

Seppäsen mielestä sähköinen toiminnanohjaus nettikäyttöisellä ohjelmistolla on ehdottoman tärkeää yrityksessä, joka toimii koko Suomen alueella ja haluaa keskittyä ydintoimintoihinsa.

– Nettikäyttöisyys on oleellista, kun tälläkin hetkellä meidän henkilöstä on ympäri Suomea. Kaiken lisäksi Adminet vastaa hienosti tarpeisiimme, vaikka emme olekaan ihan perinteinen talotekniikkaurakoitsija.

Adminetin avulla Insplanilla on päästy papereista lähes kokonaan eroon. Seppänen arvioi, että vanhanaikaisella toimintamallilla yritykseen olisi jo pitänyt palkata yksi henkilö hoitamaan juoksevia asioita.

– Haluaisin päästä eroon kaikista tulosteista. Nyt sähköiset työkuvat joudutaan vielä toimittamaan paperilla työmaalle, mutta siihenkin odotellaan hyviä tabletteja, jotta saamme ne sähköisesti kentälle. Adminetin sähköinen toimintatapa ja automatisoidut toiminnot antavat minulle mahdollisuuden hoitaa taloushallinnonkin asiat oman työn ohella. Luulisin, että ilman Adminettiä meidän olisi palkattava yksi henkilö hoitamaan taloushallintoa, laskutusta ja muita asioita, eli kohtuullisen isosta säästöstä puhutaan ohjelmistokuluista huolimatta.

Entä miten Adminetin sähköinen ja automatisoitu toimintatapa näkyy yrityksen jokapäiväisessä tekemisessä?

– No aika huomaamatonhan se on, Seppänen naurahtaa.

Nimenomaan. Kun homma toimii, järjestelmä ei ole toiminnan keskipisteessä, vaan tekee taustalla asioita lähestulkoon huomaamatta.


Sulje haku