7.12.2015

Helsingin LVI-Huolto Oy: Adminetillä arjesta tuli helppoa ja nopeaa

Helsingin LVI-Huolto pitää tärkeänä Adminetin jatkuvaa kehittymistä ja sujuvaa yhteistyötä Admicomin henkilöstön kanssa. Adminet on tuonut tehoa moniin arjen rutiineihin.


Pääkaupunkiseudulla ja sen lähialueilla toimiva Helsingin LVI-Huolto Oy toteuttaa laaja-alaisesti erilaisia putkitöitä pienistä huoltotöistä linjasaneerauksiin. Helsinkiin kymmenen vuotta sitten perustetun yrityksen toimintaa pyörittävät sisarukset Annukka Miettinen ja Taneli Virtanen. Tällä hetkellä töitä paiskitaan 15 henkilön voimin. Toiminnassa on alusta alkaen panostettu vahvasti asiakaspalveluun.

— Yksi meidän ehdottomia valtteja on koko ajan ollut se, että me tehdään töitä hyvällä fiiliksellä ja palvelualttiudella. Pääkaupunkiseudulla on paljon putkiliikkeitä ja kova kilpailu, joten olemme halunneet erottautua hyväntuulisella ja kohteliaalla palvelulla, palvelupäällikkö Annukka Miettinen kertoo.

Miettisen mukaan asiakkaan huomioiminen alkaa arjen kohteliaisuudesta ja isommassa kuvassa erityisesti tiedottaminen ja hyvä vuorovaikutus ovat oleellisia asioita.

— Meidän ehdoton vahvuus on yhteydenpito asiakkaaseen ja myöskin se, että käyttäydytään hyvin. Muistetaan, että putkimiehen työ on myös asiakaspalvelua eli me teemme töitä ihmisten kodeissa. Asiakkaalle on myös tärkeää tietää mitä tapahtuu ja millä aikataululla. 

Panostus asiakassuhteisiin näkyy yrityksen menestyksessä, sillä palaute on ollut hyvää ja asiakasmäärät ovat kasvaneet tasaista tahtia.

— Se on kiva, että meillä on ollut koko toimintamme ajan samat asiakkaat. Uusia on tietysti tullut, mutta ne jotka ovat tulleet asiakkaaksi, ovat myös pysyneet. Pitkät asiakassuhteet ovat tietenkin meille paras palaute, koska ne kertovat siitä, että homma toimii niin kuin pitääkin. Toisaalta olemme painottaneet asiakkaille keskustelun merkitystä, jos ongelmia tulee. Jos me ei tiedetä ongelmakohtaa olevan, emme myöskään voi puuttua siihen.

Hyvä yhteistyö mahdollisti helpon käyttöönoton

Helsingin LVI-Huolto on käyttänyt Adminettiä toiminnanohjaukseen nyt reilun vuoden. Yrityksessä oli jo useamman vuoden ollut tarve saada toimialan tarpeisiin suunnattu ohjelmisto, jolla toiminta saadaan sähköiseen muotoon yhden järjestelmän sisälle.

— Tavoitteena oli päästä papereista eroon, koska ne ovat ihan turhia nykypäivänä. Tiesin että eräs tuttu yrittäjä käytti Adminettiä, joten soitin hänelle ja kysyin, kuinka järjestelmä toimii. Juteltuani hänen kanssa puhelimessa neljä tuntia eräänä lauantaina, päätös oli aika lailla selvä.

Sopimuksen solmimisen jälkeen käyttöönotto sujui positiivisissa merkeissä.

— Siirtymä sujui tosi hyvin. Tietenkin tiedonsiirto uuteen järjestelmään aiheuttaa töitä, mutta olimme varautuneet siihen. Yhteistyö kouluttajamme kanssa oli miellyttävää ja käyttöönoton jälkeenkin kommunikointi kaikkien kanssa on ollut todella helppoa. Admicomilla on älyttömän mukavat ihmiset ja apua saa aina kun tarvitsee. Ohjelman käytön oppimista helpottivat koulutusvideot ja mielestäni Adminetin Wiki on ihan loistava työkalu, koska sieltä löytää yksityiskohtaiset ohjeet sovellusten käyttöön helposti hakusanaa käyttämällä. Tämän kokonaisuuden ansiosta perusrutiinien omaksuminen oli todella nopeaa.

Toimiva yhteistyö ohjelmistotoimittajan kanssa ei riitä takaamaan sujuvaa käyttöönottoa, sillä tärkeää on myös oman henkilöstön suhtautuminen muutokseen. Miettinen kiittääkin yrityksen henkilökuntaa positiivisesta asenteesta.

— Usein ennakko-oletus on, että asentajat eivät suhtaudu hyvin tällaisiin muutoksiin. Itse olin todella positiivisesti yllättynyt, kuinka innoissaan meidän asentajat tästä olivat. He saivat käyttöön uudet tabletit ja oikeasti panostivat opetteluun. Totta kai Adminet helpottaa asentajienkin työtä, kun he näkevät reaaliajassa työtilanteen ja pystyvät vaikka edellisenä päivänä hakemaan tavaroita seuraavan päivän keikalle.

Uudistukset tuovat helpotusta koko ajan

Hyvä yhteistyö Admicomin kanssa on jatkunut käyttöönoton jälkeenkin. Sujuvan asiakaspalvelun lisäksi Miettinen on erityisen tyytyväinen Adminetin jatkuvaan kehittämiseen ja on ollut myös itse aktiivinen kehitysehdotusten kanssa.

— Olen ollut aika hanakka antamaan palautetta ja ehdotuksiini on suhtauduttu hyvin. Sujuva yhteistyö järjestelmän kehittämisessä on kaikkien etu.

”Mielestäni on äärimmäisen tärkeää, että Adminettiä kehitetään niin vahvasti koko ajan ja sitä kautta se erottuu toimivuudellaan muista.”

Viimeaikaisista uudistuksista Miettinen on erityisen innoissaan uudesta kalustonhallinta-sovelluksesta, joka yrityksessä on juuri otettu käyttöön.

— Tämä sovellus on ajoneuvojen hallintaan aika loistava. Sen avulla saamme koottua katsastukset, huoltohistorian, renkaanvaihdot ja kaiken muun tiedon yhteen paikkaan sekä kohdistettua ostolaskut oikeille ajoneuvoille. Sovellus myös muistuttaa esimerkiksi katsastuksista, mikä on tosi tärkeää, koska hektisessä arjessa tällaiset toimenpiteet helposti unohtuvat.

Yrityksessä kaikki ajoneuvoihin liittyvät toimenpiteet on keskitetty yhden henkilön vastuulle. Uusi sovellus helpottaa hallintaa merkittävästi.

— Tämä on meidän laitehallintaa hoitavalle henkilölle ihan äärettömän hyvä työkalu. Ajoneuvot ovat aika suuria investointeja ja kulueriä muutenkin, kun ajatellaan kuluvien osien vaihtoa, huoltoja, katsastuksia ja muuta. Nyt niiden hallintaan ja seurantaan ei tarvitse kuluttaa hirveästi aikaa. Tämä on myös kustannusten kannalta tärkeä työkalu, koska jos huonon hallinnan takia vaikka öljynvaihto unohtuu, se voi tarkoittaa tuhansien eurojen remonttia. 

Tehoa keikkatöiden hallintaan ja seurantaan

Vaikka urakoiden osuus Helsingin LVI-Huollon liikevaihdosta alkaa olla jo puolet, on toiminnan painopiste huoltoyhtiöille tehtävissä pienissä laskutöissä. Niiden hallintaan Adminet on ollut oiva apu. Erityisen tärkeänä Miettinen pitää sitä, että tilauksen tiedot ovat heti käsiteltävissä myös kentällä.

— Adminet on keikkapuolella tosi hyvä, koska tiedonsiirto asentajalle asti on helppoa ja nopeaa. Kun toimistolla otetaan tilaus vastaan, myös asentajat näkevät heti mikä on homman nimi. Pystymme lisäämään tilauksen tietoihin tarvikeluettelot tai vaikka valokuvat ja mitat uusittavasta altaasta, jolloin asentaja voi hakea tukusta altaan mukaan ilman toimistolle ajelua. Se tehostaa meidän toimintaa sekä säästää työaikaa ja sitä myöten tietysti rahaa.

Huoltotöiden tilaukset vastaanotetaan toimistolla ja useimmiten aikataulutetaan heti myös asentajalle. Asentajilla on huoltoautoissa käytettävissä asennustöissä tarvittavat perustarvikkeet, loput haetaan tukusta ja kohdistetaan jo ostettaessa oikealle työnumerolle. Kentällä asentajat täyttävät tilaukselle työtunnit ja huoltoautosta käytetyt tarvikkeet sekä kuittaavat keikan valmiiksi, jolloin se on heti myös laskuettavissa.

— Asentajien työtilaukselle täyttämät työt siirtyvät tietenkin myös tuntikortille, mikä on jälleen yksi työvaihe pois, kun heidän ei tarvitse erikseen täyttää tuntikorttia. 

Työtilausten ja laajemminkin toiminnan seuraamiseen Miettinen hyödyntää Adminetin data-analysaattoria, jolla on helppo tarkastella esimerkiksi asiakaskohtaisesti tilausten kuluja, tuloja ja kannattavuutta.

Data-analysaattori on minun uusin villitys. Se on todella näppärä työkalu, jolla pääsee katsomaan valitsemillaan hakuehdoilla kaikki tilaukseen liittyvät asiat samasta paikasta ilman, että joutuu pomppimaan sovelluksesta toiseen. Pystyn katsomaan yhdellä ainoalla työkalulla, mitä kaikkea tiettyyn työhön liittyy, olivat hakemani tiedot sitten ostoja, tuntikorttitapahtumia tai ihan mitä vaan.

Palkanlaskenta on naurettavan helppoa

Juuri päättyneen tilikauden jälkeen Helsingin LVI-Huollon kirjanpito siirrettiin Admicomin tilitoimistoon.

— Paitsi että kirjanpitopalvelu oli mielestäni erittäin järkevän hintaista, se oli luonnollinen vaihtoehto myös siksi, että tietenkin ohjelmatoimittaja ymmärtää kaikista eniten kirjanpidosta tällä sovelluksella.

Palkanlaskennan Miettinen on ottanut hoidettavaksi itselleen, vaikka hänellä ei siitä aiempaa kokemusta olekaan. Myöskään koulutusta uusi aluevaltaus ei vaatinut, vaan kouluttajan lähettämät ohjeet riittivät, eikä ongelmia ole tullut vastaan.

Palkanlaskenta Adminetillä on niin naurettavan helppoa, että pystyn varsin mainiosti tekemään sen itse. Siinä vaiheessa kun asentajat merkitsevät tuntikorttinsa valmiiksi, näen sovelluksesta yhteenvedon, käyn tiedot läpi ja tarkistan että kaikki täsmää. Sitten vain klikkaan palkat maksuun. En olisi ikinä uskonut, että palkkojen laskeminen voi olla niin helppoa ilman minkäänlaista kirjanpidon taustaa, mutta kaikki on sujunut ilman ongelmia.

Sähköposti ja Adminet riittävät

Adminettiin siirryttäessä Helsingin LVI-Huollon tavoitteena oli päästä eroon papereista ja tässä on myös onnistuttu.

— Minulla oli aikaisemmin toimistolla 15 mappia, joissa oli kaikennäköistä tärkeää tietoa, kuten kirjanpito. Nykyään mappeja on yksi ja siellä säilytetään esimerkiksi sellaiset tärkeät pankin alkuperäispaperit, jotka on ollut pakko säilyttää alkuperäisenä. Myös muut toiminnot ovat nykyään sähköisessä muodossa ja helposti löydettävissä oikeasta paikasta, esimerkiksi urakkasopimukset tallennetaan liitteeksi kohteelle ja työntekijöiden sairauslomatodistukset poissaoloilmoituksen yhteyteen.

Paperittomuus on vapauttanut työnteon ajasta ja paikasta.

— Esimerkiksi sairastuessa ja kiireiseen aikaan huomaa, kuinka tärkeää on, että olen Adminetin ansiosta täysin ajasta ja paikasta riippumaton. Sen avulla pystyn tarvittaessa keskittymään asioihin kodin rauhassa, mikä on kullanarvoista. Kun käytössä on sähköposti ja Adminet, ei ole mitään väliä mistä töitä tekee.

Helsingin LVI-Huolto on kasvanut pikkuhiljaa ja ennen Adminetin käyttöönottoa alettiin olla siinä pisteessä, että lisäkädet olisivat olleet tarpeen arkirutiineista selviytymiseen.

— Olen sen verran kontrollifriikki, etten voisi kuvitellakaan palkkaavani ylimääräistä ihmistä hoitamaan niitä asioita. Adminetin avulla on saatu toimintaa tehostettua niin paljon, että enää meillä ei ole siihen tarvettakaan. Kun on ihan älytön kiire, sillä on hirveästi merkitystä, ettei mene ylimääräistä aikaa mihinkään tuhertamiseen. 

”Adminet säästää aikaa ihan reippaasti ja suosittelen sitä lämpimästi myös muille, niin paljon se tehostaa arkea.”


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 4/2015

Sulje haku