19.9.2016

LH Sähkö Oy: Adminetillä kokonaispaketti hallintaan

LH Sähkö sai yrityksen kokonaistoiminnan hallintaan, kun Adminetillä saatiin työmaan ja toimiston rutiinien lisäksi kirjanpito ja palkanlaskenta yhteen järjestelmään ja sähköiseen muotoon.


LH Sähkö on vuonna 2010 Parkanoon perustettu sähköalan yritys, jonka toiminta käynnistyi, kun samassa työpaikassa työskennelleet Rami Harju ja Arto Laaksonen päättivät perustaa oman yrityksen.

– Olin useasti miettinyt oman yrityksen perustamista, mutta yksin en siihen viitsinyt lähteä ja sopivaa kaveria ei ollut ennen kuin tutustuimme Arton kanssa, toimitusjohtaja Rami Harju kertoo.

Yrittäjäksi ryhtyminen ei ole kaduttanut päivääkään, vaikka haasteita on enemmän kuin ennen.

– Yrittäjänä oleminen tuntuu ihan hyvältä. Palkkatöissä aina välillä ajatteli, että pitää lähteä töihin, mutta nyt ei ole ollut kertaakaan sellaista tunnetta. Vaikka päivät venyvät ja stressiä on enemmän, se on silti jotenkin paljon mielekkäämpää.

LH Sähkö toimii pääasiassa Pirkanmaalla ja Pohjois-Satakunnassa toteuttaen sähköasennustöitä ja kylmälaiteasennuksia, tietoverkkoasennuksia sekä kiinteistöhuoltoon ja -kunnossapitoon liittyviä töitä. Toiminnan pääpaino on julkiselle puolelle tehtävässä sähköurakoinnissa ja yritys onkin toteuttanut sähkötyöt lukuisiin päiväkoteihin, kouluihin ja palvelukoteihin.

– Toiminnastamme noin 80 % on urakointia. Viime aikoina olemme toteuttaneet sähköurakoinnin muun muassa 42 asunnon kokonaisuuteen Jyllin kodit -palveluasuntoihin Ikaalisiin sekä Sastamalan koulutuskuntayhtymälle Mänttään lentokoneasentajakoulutuksen opetushalliin.

Kun yritys perustettiin, tekivät omistajat lähinnä keikkatöitä kahden miehen voimin. Sittemmin toiminnan pääpaino on siirtynyt urakoihin ja omia työntekijöitäkin on kuusi, minkä lisäksi kiireisimpään aikaan käytetään tarvittaessa vuokratyöntekijöitä. LH Sähkön tavoitteena on tehdä maltillista kasvua myös tulevaisuudessa omilla vahvuuksillaan: osaavilla työntekijöillä ja laadukkaalla projektinjohtamisella.

– Laadukas tekeminen on vähän niin kuin käyntikortti. Pitää hoitaa hommat loppuun asti kunnolla, jotta asiakkaalle jää positiivinen mielikuva ja hän tilaa sitten toistekin.

Väiston ryhmäkoti - LH Sähkö - sähkötyöt - LVIS-Maailma

LH Sähkö on toteuttanut sähkötyöt Väistön ryhmäkotiin Parkanoon.

 

Kokonaispalvelu vakuutti

 

Adminet tuli yrittäjille tutuksi muutama vuosi sitten messuilla ja ajankohta oli otollinen sähköiseen toimintatapaan siirtymiselle.

– Meillä oli ollut aika paljonkin puhetta edellisen laskutusohjelman puutteista. Olimme myös kyselleet silloiselta ohjelmatoimittajalta mahdollisuuksista laajentaa ohjelmistoa, mutta henkilökohtainen palvelu puuttui täysin. Admicomilta saimme henkilön paikan päälle kertomaan palveluista ja innostuimme asiasta.

Adminetissä vakuutti ennen kaikkea kokonaisuus, jolla saatiin yrityksen kaikki toiminnot yhteen järjestelmään, kun töiden hallinnan lisäksi myös kirjanpito ja palkanlaskenta saatiin samaan ohjelmaan ja sähköiseen muotoon.

– Kysyimme muilta käyttäjiltä kokemuksia. He ja Admicomin edustajat suosittelivat ehdottomasti ottamaan Adminetin koko palvelupaketin käyttöön. Sillä tavalla kuulemma saisimme kaikista suurimman hyödyn ja oikeassahan he siinä olivat.

Ohjelmistokokonaisuuden lisäksi myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon.

– Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen oli iso asia, sillä mappien täyttäminen ja raahaaminen tilitoimistoon alkoi jo kyllästyttää. Alussa harkitsimme yhteistyön jatkamista silloisen tilitoimiston kanssa myös Adminetin käyttöön siirryttäessä, mutta päädyimme kuitenkin siirtämään palvelun Admicomille. Olimme saaneet tilitoimistostamme todella hyvää palvelua ja siitä luopuminen vähän arvelutti, mutta hyvin yhteistyö on sujunut myös Admicomin tilitoimiston kanssa.

Lentokoneasentajakoulutuksen opetushalli Mänttä - LH Sähkö - sähkötyöt - LVIS-Maailma

LH Sähkö on toteuttanut sähkötyöt myös lentokoneasentajakoulutuksen opetushalliin Mänttään.

 

Työntekijät sujuvasti sähköiseen maailmaan

 

Kesäkuussa 2014 aloitettu Adminetin käyttö tarkoitti muutoksia koko henkilöstön toimintatapoihin, sillä aiemmin tuntikortit ja työtilaukset käsiteltiin paperilla.

– Siinä oli aika paljonkin haasteita. Yhtäkkiä lokeroon saattoi ilmestyä iso kasa työmääräimiä ja niitä kun alkoi illalla naputella laskuiksi, niin saattoi helposti olla jo puoliyö ennen kuin sai edes puolet tehtyä. Ja sitten saattoi löytyä useamman kuukauden vanhoja työmääräimiä jostain työntekijöiden autoista ja hallien hyllyiltä, eikä kukaan enää siinä vaiheessa muistanut tapausta, joten asioiden selvittämisessä oli kova työ. Noista asioista halusimme ehdottomasti eroon, jotta oma työmme helpottuisi ja laskutus olisi tasaista.

Työntekijät suhtautuivat uuteen toimintatapaan positiivisesti ja pääsivät yhteisen koulutuksen jälkeen nopeasti perille Adminetin käytöstä. Nykyään he täyttävät tuntinsa ja tilauksilla käytetyt tarvikkeet Adminettiin kännykällä, tabletilla tai tietokoneella.

– Työntekijät lähtivät muutokseen positiivisella asenteella ja moni tykkäsi, että nyt on hyvä juttu. Käyttö lähti sujumaan tosi hyvin. Ainoa asia, jota ennakkoon vähän pelkäsimme, oli kuinka asentajat lähtevät muutokseen mukaan, mutta kaikki lähti toimimaan ihan älyttömän hyvin. Se yllätti meidät positiivisesti.

– Tokihan tämä helpottaa työntekijöitäkin. Ennen vanhaan jos vaikka tuntilista oli toimittamatta palkanlaskennan lähestyessä, niitä sitten tuli välillä kirjeenä, valokuvana puhelimeen tai työntekijä toi listan asiasta tehden toimistolle. Siinä oli aina sellaista rumbaa, mutta nythän tiedot tulevat heti Adminettiin näkyviin. Kun paperilaput eivät enää sido tekemistä, työmiehetkin menevät suoraan työmaalle, eivätkä välttämättä edes käy toimistolla.

LH Sähkö - Rami Harju - LVIS-Maailma - Admicom

 

Tavoitteena helpottaa arkea ja varmistaa laskutus

 

Sähköiseen muotoon saatu työtilausten käsittely on helpottanut myös johdon töitä, kun tunnit ja tarvikkeet kirjautuvat tarkasti oikeaan paikkaan.

– Tämä oli juuri se mitä haettiinkin ohjelman vaihdolla – haluttiin helpottaa omaa työtä. Kun joka tilaus tehdään Adminettiin ja työntekijät eivät pääse merkkaamaan tuntejansa muuta kuin työtilauksille, niin silloin kaikki työt tulevat varmemmin laskutettua. En usko, että töitä jäi aiemminkaan hirveästi laskuttamatta, mutta se oli työnjohdon seurannan ansiosta, ettei niitä päässyt tulemaan.

Adminet helpotti ja nopeutti tosi paljon työtilausten seurantaa ja laskutusta. Nykyään siihen menee varmaan 20 % aiemmin käytetystä ajasta. Muuttuneen tilausten käsittelyn vaikutus näkyy tasaisempana laskutuksena, kun myyntilaskun tekeminen on helpompaa ja tilaukset tulevat meille tasaisesti laskutettavaksi sitä mukaa, kun asentajat merkitsevät niitä valmiiksi.

Adminetin myötä myös ostolaskujen käsittely saatiin täysin sähköiseen muotoon.

– Tuntuihan se aluksi oudolta, kun loppui kirjepostin saapuminen ja lähettäminen, mutta samalla helpottavalta, kun huomasi kuinka paljon se auttaa meidän arkea. Nimenomaan paperinpyörittely jäi laskujen käsittelystä kokonaan pois. Ostolaskujen osalta on tosi kätevää, että samalla kun hyväksymme laskua, saadaan tarvikkeet kohdistettua työtilauksille. Se varmistaa, että tarvikkeita ei jää laskuttamatta. Myös kaikenlainen seuranta ja tiedon etsiminen on helpompaa. Jos ennen piti jotain ostolaskua tai muuta tarkistaa, niin se oli sitä mapin plaraamista ja tarvikkeiden haeskelua lähetteiltä ja ostolaskuilta. Nyt se on jäänyt kokonaan pois ja etsimänsä löytää helposti.

Urakkakohteiden osalta helpotusta on saatu projektin aikaiseen seurantaan. Tarkempi seuranta näkyy parempana reagointikykynä urakan aikana.

– Urakoiden seuranta on helpottunut selvästi. Esimerkiksi tuntimäärien seuraaminen oli aikaisemmin hirveän hankalaa, kun seuranta perustui niin sanotusti omaan kirjanpitoon ja tilitoimiston kuukausiraportteihin. Nyt pystyn seuraamaan kustannuskertymää, kustannuserittelyä ja tuntimääriä helposti. Se on urakassa iso tekijä. Nyt projektin kustannukset pysyvät kurissa, eikä pääse tulemaan mitään yllätyksiä. Tai jos tulee, pystytään nopeasti selvittämään mistä ne johtuvat.

Adminet oli viisas veto

 

Sähköiseen maailmaan siirtyminen oli LH Sähkölle iso askel, joka saatiin vietyä kunnialla läpi.

– Onhan se iso harppaus, kun vaihdetaan ihan erilaiseen järjestelmään ja siirrytään sähköiseen toimintatapaan. Oli siinä itsellä tekemistä, mutta näin jälkeenpäin ajatellen kaikki lähti sujumaan ihan positiivisesti.

Yrityksen toiminta on kokenut muutoksia sekä työmaakäytäntöjen että toimistorutiinien hoidossa. Harju nostaakin Adminetin tärkeimmäksi hyödyksi nimenomaan kokonaisuuden hallinnan.

– Isoin asia on ehdottomasti kokonaispaketin hallinta. Se, että kirjanpito, palkanlaskenta sekä töiden hallinta ja laskutus ovat kaikki samassa paketissa. Toinen merkittävä asia on ollut ajansäästö, jota olemme saaneet erityisesti laskutuksesta. Kaiken kaikkiaan olemme positiivisin mielin. Adminetin käyttöönotto oli viisas veto.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 3/2016

Sulje haku