19.9.2016

Jetitek Oy sai Adminetillä toiminnot reaaliaikaan: ”Huikea askel eteenpäin”

Jetitek Oy - Kimmo Kirstinä - Väinö Jaako - LVIS-Maailma - Admicom

Kotipaikaltaan Rovaniemeltä sekä viideltä muulta paikkakunnalta koko Suomen alueella operoiva kylmäalan pioneeri tarvitsi toimivat työkalut kasvavan liiketoimintansa hallintaan. Adminetillä yrityksen kaikki toiminnot integroitiin yhteen nettipohjaiseen järjestelmään.


 

Jetitek Oy on vuonna 2009 perustettu kylmä- ja  lämmitysjärjestelmiin erikoistunut palveluyritys, joka syntyi neljän henkilön kyltymättömästä kiinnostuksesta tekniikkaan ja yhteisestä unelmasta ryhtyä yrittäjäksi.

– Meidän bisneksen alku liittyy aika pitkälti hukkalämmön hyödyntämiseen liittyvään ajatukseen: Elintarvikeliikkeet tarvitsevat paljon kylmätiloja ja vuosia sitten mietin, että hiilidioksidia pitäisi alkaa kokeilla kaupan järjestelmissä kokonaisuudessaan.

Kävimme vähän hakemassa oppia Ruotsin puolelta ja sitten aikaisemmassa yrityksessä toteutimme Suomen ensimmäisen niin sanotun ylikriittisen eli täysin hiilidioksidilla toimivan marketin kylmäjärjestelmän. Se oli kipinä, josta Jetitekin liikeideaa lähdettiin viemään eteenpäin, kertoo yrityksen perustajiin lukeutuva myyntijohtaja Väinö Jaako, joka on aiemmin toiminut myös Jetitekin toimitusjohtajana.

Kun pitkän linjan ammattilaiset perustivat yritystä, oli kaiken lähtökohtana lähitulevaisuudessa siintävään kylmäalan murrokseen vastaaminen energiatehokkailla CO2-järjestelmillä. EU-tasolta 1995 alkaneet kylmäalan uudistukset saavuttavat huippunsa vuonna 2020, kun uusien laitosten rakentaminen perinteisillä F-kaasuilla kielletään. Tätä muutosta silmällä pitäen Jetitek on kehittänyt alalle uusia ratkaisuja, joista tiettyjä lämmöntuoton ja talteenoton ratkaisuja on myös patentoitu.

– Me olemme olleet edelläkävijöitä ja toiset tulevat vähän perässä, mutta koko ajan CO2-kylmäjärjestelmät kehittyvät koko valtakunnassa, Jaako toteaa.

Hiilidioksidin hyödyntämiseen perustuva jäähdytysjärjestelmä on itsessään huomattavasti perinteisiä kylmäaineita ympäristöystävällisempi, mutta Jetitek on vienyt ratkaisunsa astetta pidemmälle integroimalla jäähdytysratkaisun koko kiinteistön talotekniikkaan. Asiakkaalle ratkaisu tarkoittaa huomattavia säästöjä energiakustannuksissa.

– Ratkaisumme varastoi kylmäjärjestelmästä vapautuvaa lämpöenergiaa ja käyttää sitä kiinteistön eri tarpeisiin vähentäen ostetun energian määrää, eli kerran hankittua energiaa kierrätetään mahdollisimman kauan. Automaatiojärjestelmä, joka ohjaa sekä kiinteistön kylmä- että LVIS-toimintoja, on meille selkeä kilpailuetu, kertoo noin vuosi sitten YIT:n ja ABB:n maailmasta Jetitekin toimitusjohtajaksi siirtynyt Risto Lakso.

– Kohti puhtaampaa ilmastoa ollaan menossa. Me olemme vihreällä linjalla tekemässä puhtaampia ja tehokkaampia jäähdytysjärjestelmiä, talousjohtaja ja osakas Kimmo Kirstinä tiivistää Jetitekin toiminta-ajatuksen.

Jetitek Oy - Kimmo Kirstinä ja Väinö Jaako - LVIS-Maailma - Admicom

Jetitekin Kimmo Kirstinä (vas) ja Väinö Jaako

 

CO2-osaajista on pulaa

 

Innovatiiviset kylmäratkaisut ovat kasvattaneet Jetitekin toimintaa ja nykyään 6-8 miljoonan euron liikevaihtoluokassa pyörivä yritys työllistää jo yli 40 työntekijää. Toimipisteet löytyvät Rovaniemeltä, Torniosta, Oulusta, Kuopiosta, Tampereelta ja Lahdesta. Yritys toimii koko Suomen alueella tarjoten asiakkaille  kokonaistoimituksia ja niihin liittyviä huoltoja ja vikakorjauksia.

– Elintarviketeollisuus on yksi meidän iso työllistäjä sekä erilaiset kalan, lihan ja vihannesten jalostuslaitokset. Myös K- ja S-ryhmän marketteja toteutamme paljon ympäri Suomen. Tällä hetkellä meillä on työn alla muun muassa Vantaalla Finnairille iso kylmäterminaali sekä Kuopiossa Inex Partnersille terminaali, Jaako kertoo.

Edelläkävijän osa ei ole aina helppo, sillä osaavan työvoiman löytäminen on ollut Jetitekille haaste varsinkin alkuvuosina.

– Varsinkin alkuaikoina oli hankala löytää osaavia työntekijöitä, kun ei missään oppilaitoksissa osattu kouluttaa CO2-osaajia. Olemme hyvin pitkälti itse kouluttaneet työntekijämme. Vasta nyt oppilaitoksetkin ovat alkaneet satsata CO2-koulutukseen, eli hyvin paljon jälkijunassa. Siinä mielessä olemme kyllä olleet uranuurtajia, Jaako toteaa.

– Edelleenkin meillä on jatkuva tarve kylmäalan ammattilaisille ympäri Suomen, olivat he sitten asentajia tai toimihenkilöitä, Lakso vinkkaa.

90-luvun toimintavoista 2010-luvulle

 

Sitä mukaa kun Jetitekin toiminta laajentui uusille paikkakunnille, kävi ilmeiseksi, että silloinen toiminnanohjausratkaisu ei pystynyt palvelemaan kasvavan yrityksen tarpeita. Toimitusjohtajan vaihtuessa myös yrityksen toimintatapoja tarkasteltiin kriittisellä silmällä ja todettiin, että toiminnanohjausjärjestelmän päivittäminen oli yksi suurimmista kehitettävistä asioista.

Adminetin valinnassa oleellisinta oli, että kaikki toiminnot oli integroitu samaan järjestelmään niin sanotuista perushommista eli ostoista, myynnistä, pankkiliikenteestä, projektinhallinnasta ja resursoinnista aina erikoistuneempiin toimintoihin, kuten omien litteroiden luomiseen. Lisäksi asentajatkin pystyvät omilla laitteillaan kytkeytymään meidän tuotannonohjausjärjestelmään ja käsittelemään tietoja, ottamaan valokuvia ja vaikka tallentamaan pöytäkirjoja, Kirstinä kertoo.

Adminet otettiin Jetitekissä käyttöön joulukuussa 2015. Käyttöönotosta vastanneen Kirstinän mukaan käyttöönottoa tehtiin osittain vähän turhankin löysin rantein, mutta kokonaisuudessaan se sujui yllättävän hyvin:

– Suurin haaste on saada koko henkilökunnan osaaminen vaaditulle tasolle. Pitää kuitenkin muistaa, mistä ja mihin on siirrytty. Me otettiin steppi 90-luvun lopusta ja pompattiin suoraan 2010-luvulle. Se on ihan erilainen maailma tehdä asiat, kuin aiempi versio, jossa käytännössä kolme ihmistä pyöritti koko firman asioita ja reaaliaikaisuus kärsi. Uskoisin, että ensimmäisen vuoden jälkeen olemme jo kohtalaisen hyvällä tasolla, kun saadaan perustekeminen rutiiniksi.

Jetitek Oy - Risto Lakso - LVIS-Maailma - Admicom

 

Projektinseuranta reaaliaikaan

 

Adminetin myötä töiden hallinta ja seuranta on kokenut muutoksia niin pidempien urakoiden kuin laskutöiden osalta. Projektinhallinta on saanut Jetitekillä uusia ulottuvuuksia, kun tiedot ovat saatavilla reaaliajassa ja osatuloutus on otettu osaksi tapaa toimia.

Projektinseuranta elää nyt reaaliajassa, joten on hirmu nätti seurata kustannuskertymää sekä työ- ja tarvikepotteja – ja luonnollisesti siihen päälle ennustaa projekteja nyt, kun osatuloutus on käytössä. Nykyään sujuu kätevästi kumpikin, Lakso kertoo.

Lakso korostaa, että osatuloutus on oikein käytettynä erittäin hyvä asia, mutta laiskan miehen malli se ei ole:

– Kyllähän se kipeää käy kun totuus paljastuu, jos vain jättää alkuperäisen budjetin sinne roikkumaan. Oikein käytettynä tuotto tulee tasaisesti projektin aikana ja kokonaisuuden seuranta on järkevämpää. Onhan siinä sekin, että vuodenvaihteen yli mennään että heilahtaa. Ei siinä sen kummemmin tarvitse justeerata, kun on ennustettu oikein. Siinä mielessä osatuloutus on hyvä ja toimiva ratkaisu.

Uuden toiminnanohjausratkaisun myötä vastuuta projektien toteuttamisesta on tarkoitus jakaa laajemmin yrityksen työntekijöille.

– Toiminta on vielä lähtökuopissa projektitalouden osalta, mutta tarkoitus on siirtyä pois keskitetystä projektinhallinnasta ja jakaa enemmän vastuuta projektien vastuuhenkilöille. Sillä tavalla projektit pyörivät vetäjän kautta, myös  projektitalouden ylläpito, Lakso visioi.

Adminet on tuonut helpotusta projektinaikaiseen dokumentointiin ja vielä kun kaikista tehdyistä toimenpiteistä jää jälki, helpottuu esimerkiksi jälkeenpäin tehtävien huolto- ja takuutoimenpiteiden suorittaminen.

– On oleellista päästä käsiksi projektin aikana tehtyihin toimenpiteisiin: suunnitelmiin, ostoihin, laskutukseen ja muuhun. Jos tulee vaikka takuuajan ongelmia, pystymme porautumaan tietoihin ja näemme suoraan mitä on hankittu, kuka, milloin ja mistä. Se on yksi helpottava tekijä takuuajan seurannassa. Ja tietenkin jos jokin ongelma tulee, on helpompi mennä kentälle, kun on itsellä dokumentit valmiina hallussa, Kirstinä jatkaa.

Jetitek Oy - Kimmo Kirstinä (vas) ja Väinö Jaako - LVIS-Maailma - Admicom

 

Lappusirkus on mennyttä maailmaa

 

Laajempien projektien lisäksi Jetitek toteuttaa paljon huolto- ja vikakeikkoja, noin 100-150 kuukaudessa. Vikakeikkojen hallintaan Adminet on ollut oiva lääke, sillä sen avulla paperisista työmääräimistä on luovuttu.

– Nykyään vikakeikat kirjataan Adminetissä työpooliin asentajien poimittavaksi tai kiireellisissä tapauksissa suoraan tietylle asentajalle. Meille on luotu valmiit rutiinit asioiden hoitamiseen, jotta kaikki pystyisivät keskittymään niin sanotusti oikeisiin hommiin. Nyt myös asentajilla on vastuu keikkatöiden kirjauksista, eikä kaikki kaadu toimiston harteille. Meidän asentajat eivät tarvitse sihteereitä, vaan voivat itse hoitaa tarvittavat kirjaukset. Vanhakantainen sihteerimalli ei ole enää tätä päivää. Järjestelmät ovat menneet jo aikoja sitten sen ohi, Kirstinä toteaa.

– Nyt lappusirkus on mennyttä maailmaa. Emme ole mitanneet raakaa dataa, mutta onhan meillä jo nyt ihan hillitön määrä jäänyt sitä hukassa olevaa lippua ja lappujen keräilyä pois. Kaikki on nyt enemmän tai vähemmän hyvin raportoitua ja tallessa. Siitä on tullut valtava hyöty. Huolto- ja vikakeikkojen hallinta tulee tehostumaan edelleen, kun saadaan jokainen tekemään oma osuutensa alusta asti ja sitä myöten parempi läpimenoaika, jolloin pystytään samalla porukalla tekemään enemmän asioita, Lakso kertoo.

Kun keikkatöiden tiedot näkyvät ajantasaisesti kaikille ja kokonaisuuden hallinta tehostuu, kilahtavat eurotkin nopeammin kassaan.

– On oleellista, että kaikista kirjauksista jää jälki ja näemme toimistolla, milloin työ on hoidettu. Kun vikakeikkamiehet tekevät merkinnät heti työn hoidettuaan, rahankiertoaika lyhenee huomattavasti. Rahankiertoaika oli ennen noin 37-39 päivää. Kun kaikki saadaan viritettyä kohdalleen, päästään Adminetillä helposti alle 30 päivän. Se helpottaa kummasti, Kirstinä toteaa.

Jos ei tee rahaa, niin säästää kuitenkin

 

Talouden hallinnan kannalta Adminet on tuonut lukuisia konkreettisia helpotuksia pienten arkirutiinien hoitamiseen: Saapuvat laskut kirjautuvat automaattisesti kohteelle ja Adminet varmistaa, että ostohinnat ovat sovitun mukaiset. Jos eivät ole, reklamoiminen on tehty helpoksi. Lisäksi saatavien valvonta on automatisoitu ja lähettää tarvittaessa muistutukset.

– Nuo ominaisuudet helpottavat jokapäiväistä tekemistä ja niitä käytän melkein joka päivä. Jos ajatellaan laajemmin kirjanpitoa, niin onhan siinä huomattava muutos, että ennen saimme kuukauden viiveellä tiedon, paljonko maksetaan esimerkiksi arvonlisäveroa ja millainen tilanne ylipäätään on. Nyt meillä on saman tien tilanne tiedossa ja jokainen saa ulos sellaista tietoa, kuin itse haluaa. Siinä mielessä tämä on huikea askel eteenpäin, Kirstinä toteaa.

Kokonaisuudessaan yrityksen johtamisen kannalta talouden tunnuslukujen seuranta on ottanut harppauksen eteenpäin sekä tiedon reaaliaikaisuuden, että porautumismahdollisuuden ansiosta.

– Kokonaisuuden näkee reaaliajassa ja tarvittaessa pystyy pilkkomaan sen pienempiin osiin. Näiden mahdollisuuksien hyödyntäminen on omalta osaltani tärkeää. Nyt pystyn seulomaan projekteja ja laskuperusteisia töitä, ja viipaloimaan kertyneitä tietoja vähän joka suuntaan. Nyt on hyvät työkalut siihen, että pystyn seuraamaan missä euroja liikkuu ja mikä on eri toimintojen kannattavuus. On helpompi puuttua sellaisiin kohtiin, jotka nilkuttavat, ja toisaalta ottaa oppia sellaisista osioista, jotka sujuvat hyvin. Näiden asioiden seuraamiseen Adminet on oiva peli, Lakso kertoo.

Yhtä ominaisuutta Lakso vielä Adminettiin kaipaisi:

– Se ominaisuus Adminetistä vielä puuttuu, että rahaa se ei osaa tehdä, kyllä sitä pitää ihan itse tehdä edelleen, Lakso naurahtaa.

– Mutta nyt kun oppii enemmän ja saadaan kunnolla tehoja irti, niin jos ei Adminet tee rahaa, niin säästää kuitenkin, Jaako jatkaa.

– Nyt kun pystytään oikealla tavalla ja oikeisiin asioihin puuttumaan, sitä kautta voi jäädä sitten yhtiölle ja omistajillekin jotain jaettavaa, Kirstinä toteaa.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 3/2016

Sulje haku