7.10.2021

SähköRami Oy: Nyt menee murto-osa siitä ajasta, kuin aiemmin

Sähkösuunnitteluun ja -urakointiin erikoistunut SähköRami Oy halusi eroon aikaa vievistä manuaalisista töistä ja papereiden käsittelystä. Yhteistyökumppaneiden suosituksesta käyttöön valittu Adminet on auttanut tehostamaan niin töiden käsittelyn, palkanlaskennan kuin laskutuksenkin prosesseja sekä helpottanut seurantaa.


SähköRami Oy on vuonna 1984 perustettu Iisalmessa ja sen lähiympäristössä toimiva perheyritys, jonka sähköurakointiin ja suunnitteluun liittyvälle osaamiselle riittää runsaasti kysyntää. Yhteensä noin 30 alan ammattilaista työllistävälle yritykselle viime vuosi oli koronasta huolimatta ylivoimaisesti paras sekä tuloksellisesti että liikevaihdollisesti. Kehuttu työnjälki ja vahvat yhteistyökumppanuudet ovat tehneet SähköRamista arvostetun toimijan Ylä-Savon alueella.

 

 

Kohti järkevämpää ajankäyttöä

Nykyinen toimitusjohtaja Arto Sahlström on työskennellyt perheyrityksessä pikkupojasta lähtien. Kokonaan ohjat hän otti käsiinsä muutama vuosi osakeyhtiöksi vaihtumisen jälkeen vuonna 2017, jolloin hän osti isänsä osuuden yrityksestä. Tuolloin yrityksessä tehtiin vielä paljon manuaalisia työvaiheita ja paperiakin kului paljon.

– Tuolloin oli vielä käytössä ihan paperinen tuntikortti, jota asentajat täyttivät. Edellisen ohjelman loppuaikoina asentajilla oli käytössään mobiilisovellus, johon he merkkasivat kaikki tekemänsä työtunnit. Asentajat kirjasivat asioita kahteen eri järjestelmään. Tämän lisäksi työmaille menneet tarvikkeet olivat pääosin paperisilla lähetyslistoilla. Minun piti sitten syöttää tarvikkeet ja tehdyt tunnit käsin laskutusjärjestelmään sekä eri projekteille. Tämän lisäksi paljon meni aikaa tarkistaessa, että kaikki tunnit tulevat laskutettua. Myös palkanlaskenta vei paljon aikaa. Näihin tehtäviin kului helposti viikonloput ja ne olivat ennen kaikkea työläitä tehdä, Sahlström muistelee.

Toiminnan nopeuttamiselle ja suoraviivaistamiselle oli siis kova tarve. Lopulta yhteistyökumppaneiden kanssa käytyjen keskusteluiden myötä siirtyminen Adminettiin tuntui selvältä ratkaisulta.

– Olin itse miettinyt jo pitkään, että pitäisi katsella vähän muita järjestelmiä. Aloin kysellä muilta urakoitsijoilta, yrittäjiltä ja tukkureilta kokemuksia heidän käyttämistään järjestelmistä ja selvisi, että moni heistä oli vaihtanut Adminettiin ja oli tyytyväinen tekemäänsä ratkaisuun. Tämän jälkeen pyysin Admicomin myyjää käymään ja tekemään tarjouksen. Asia lähtikin nopeasti etenemään ja tein päätöksen järjestelmän vaihtamisesta melkein saman tien. Tiesin kyllä, että järjestelmän vaihto tulee olemaan työläs, sillä käytimme edellistä järjestelmää noin 20 vuotta. Näin jälkeenpäin päätös ei kyllä harmita yhtään, päinvastoin tuo päätös olisi pitänyt tehdä jo vuosia aikaisemmin.

 

Perustavanlaatuinen uudistus siis kannatti ja nyt toimitusjohtajallekin on vapautunut enemmän aikaa myös toimiston ulkopuoliseen tekemiseen.

– Aikaisemmin meni viikonloppujakin töissä. Nyt jää aikaa olla myös kotona ja harrastaa.

Helpotusta ja nopeutta työntekoon sekä enemmän tietoa

Uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen yrityksen toiminta on tehostunut kertaheitolla ja hikoilu etenkin palkanlaskennan parissa on Sahlströmille enää vain muisto:

– Adminet ratkaisi ajankäytöllisiä haasteita, kun palkanlaskenta ja muut työt nopeutuivat. Niihin menee nyt murto-osa siitä ajasta, kuin aiemmin. Palkanlaskenta ei kestä puolta tuntia pidempään, kun aikaisemmin siihen meni kahden viikon välein noin kahdeksan tuntia. Nyt periaatteessa puoleen tuntiin on työntekijöiden palkat maksettu.

 

Kiitosta saavat myös Adminetin helpottava vaikutus työtilausten käsittelyyn, laskutukseen sekä urakoiden seurantaan:

– Laskuttamattomia työtunteja ei tule juuri ollenkaan. Kaikki tunnit pystytään joko laskuttamaan suoraan tai kohdistamaan jollekin projektille. Se on iso plussa. Varastonhallinnan käyttöönoton myötä myös tarvikkeet tulee nyt kirjattua paljon helpommin ja nopeammin työtilauksille.

Tehostunut toiminta näkyy suoraan laskutuksen tekemiseen kuluvassa ajassa.

– Monesti illalla laskuttelen saman tien päivän työkeikat pois. Voin vaikka kotisohvalla katsoa, mitä töitä on päivän aikana valmistunut ja pistää niistä laskut menemään. Laskutukseen kulunut aika on nopeutunut valtavasti. Ennen laskutuksessa oli vähintään kahden viikon viive. Nyt myös projektiseuranta on reaaliaikaista ja näkee koko ajan, missä mennään eri urakkakohteissa. Itselle suurin etu on ollut saavutettu ajansäästö.

Mobiilityökalut osaksi asentajien arkea

Jokaiselle SähköRamin työntekijälle Adminet on nyt osa päivittäistä toimintaa ja yrityksen toimitusjohtajan lisäksi myös asentajien arjessa on nähty paljon positiivisia vaikutuksia.

– Kaikki asentajat, sekä urakka- että keikkatyötä tekevät, kirjaavat työ- ja tuntikirjauksensa Adminettiin. Osalle keikka-asentajista tulee työtilauksia suoraan puhelimitse, jolloin he myös kirjaavat saadun työtilauksen järjestelmään. Tämän jälkeen he kirjaavat järjestelmään myös menneet tarvikkeet sekä merkkaavat lopuksi keikan valmiiksi laskutusta varten.

 

Mobiilikirjaukset ovat tuoneet helpotusta myös urakoiden lisätöiden hallintaan.

– Myös urakkatyömailla on käytössä aikaraportointi. Tämä mahdollistaa lisätöiden kirjaamisen ja seurannan sähköisesti, mitkä ennen tapahtuivat paperilapuilla. Näin ollen lisätöiden seuranta ja laskutus on tullut myös paljon helpommaksi. Järjestelmän muutoksen myötä asentajien vastuu on lisääntynyt. Heiltä vaaditaan huolellisuutta ja tarkkuutta siinä, että kaikki tulee oikein kirjattua ja sähköiselle tuntikortille siirtyy aina oikea tieto. Aikaraportoinnin avulla on helppo seurata niin asentajien itsensä kuin työnjohdonkin, mistä päivän työtunnit koostuvat.

Adminetin mobiili löytyy helposti jokaisen asentajan taskusta, joten esimerkiksi dokumentointi kentällä on tullut yhdeksi tavaksi suoraviivaistaa työpäiviä.

– Erilaista dokumentointia on viime aikoina tehostettu ja sähköistetty. Esimerkiksi kun asentaja asentaa lattialämmitykset, hän ottaa niistä kuvat ja tallentaa ne työtilaukseen tai projektiin. Myös kaikkia pöytäkirjapohjia pyritään käyttämään enemmän ja enemmän Adminetin kautta. Näin saadaan esim. käyttöönottotarkastuspöytäkirjat ja muut dokumentit oikean työtilauksen tai projektin alle.

Ostolaskut ja muu data ilman paperihässäkkää

Adminetin monista hyödyistä Sahlström nostaa esille myös aiemman ostolaskujen käsittelyyn liittyvän tuskastelun poistumisen. Tämän lisäksi SähköRamin sisäinen tiedonsiirto on muuttunut reaaliaikaisemmaksi.

– Tärkein hyöty on se, että ostolaskut kirjautuvat suoraan eri projekteille luotettavasti. Kun joka aamu hyväksyy ostolaskut, niin tietää, että ne menevät oikeille projekteille ja että projekteilla on aina oikeat ostohinnat. Projektin seuranta ja sen reaaliaikaisuus on ensiarvoisen tärkeä. Se mahdollistaa sen, että pystyy nopeasti reagoimaan raporttien perusteella, jos jokin näyttää oudolta.

Raportointityökaluna toimiva Adminetin data-analysaattori on tuonut myös lisää eväitä liiketoiminnan jatkuvaan kehittämiseen.

Data-analysaattorin otimme käyttöön, kun vajaa vuosi oli käytetty Adminettiä. Se on minulla tällä hetkellä aktiivisessa käytössä. Sieltä seuraan sekä projektikohtaisesti että koko yrityksen toimintaa vähintään viikoittain. Se on kyllä hyvä työkalu seurantaan.

 

Kahden uuden koulun ja terveyskeskuksen sähköistämiset tietävät muiden projektien ohella SähköRamille näillä näkymin täystyöllisyyttä yli vuodeksi eteenpäin. Adminetin myötä hihat voi kääriä entistä vaivattomammin.

– Parhaimpia ominaisuuksia on tietysti se toimintojen nopeus ja paperittomuus ylipäätään. Sähköisestä järjestelmästä kaikki löytyy helposti, eikä tarvitse mitään mappia alkaa penkomaan niin kuin ennen. Myös aikaraportoinnin ja palkanlaskennan nopeus ja vaivattomuus ovat olleet meille valtavia kehitysaskeleita.

[KUVAT: Anssi Viljakainen/Kuva Tuulos]

 

 

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Nykyaikainen toiminnanohjaus

Mistä tunnistaa nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän? Oppaasta löydät 6 kriteeriä, jotka nykyaikainen ratkaisu täyttää.

Lataa ilmaiseksi


Jatka lehden lukemista:

LVIS-maailma


Kertokaa minulle lisää

Täytä lomake niin vastaamme sinulle pian ja kerromme Adminetin hyödyistä juuri sinun liiketoiminnallesi.
Sulje haku