10.6.2019

Kokkolan Kylmäpalvelu Oy: ”Olemme olleet alusta asti innoissamme siitä, että saimme niin hyvän ja helpon järjestelmän”

Teollisuuden kylmäpalveluihin erikoistunut Kokkolan Kylmäpalvelu on ensimmäisen toimintavuotensa aikana ylittänyt kasvutavoitteensa komeasti. Adminetin avulla toiminnassa päästiin kevyesti alkuun ja saatiin tehokkaat työkalut myös kasvavan liiketoiminnan hallintaan.


 

Kokkolan Kylmäpalvelun alkutahdit lyötiin viime vuoden alussa, kun vuosia kylmäalalla työskennellyt mieskolmikko päätti toteuttaa pitkäaikaisen haaveensa oman yrityksen perustamisesta. Liiketoimintasuunnitelmaa hiottiin yhdessä paikallisen uusyrityskeskuksen kanssa, jolta saatiin tukea niin yrityksen perustamiseen liittyviin kiemuroihin kuin talousasioiden haltuunottoon.

– Se oli meille silmiä avaava kokemus ja antoi hyvät lähtökohdat oman liiketoimintasuunnitelman toimivuuden arviointiin, toimitusjohtaja Hannu Torppa kertoo.

Ihan tyhjän päältä yrityksen tarinaa ei tarvinnut lähteä muutenkaan rakentamaan, sillä perustajilla on yhteensä kymmenien vuosien kokemus kylmäalalta. Vuosien saatossa muodostuneen yhteistyö- ja asiakasverkoston ansiosta uutta alkua alettiin rakentaa turvallisin mielin.

– Meillä oli paljon tuttuja asiakkaita ja toimittajia, joten pohjalla oli aika laaja yhteistyökumppaniverkosto. Sitä kautta syntyi luottamus siihen, että voimme lähteä viemään yritystoimintaamme eteenpäin, huoltopäällikkö Stefan Wargh toteaa.

Kokkolan Kylmäpalvelu on erikoistunut erityisesti teollisuuden kylmälaitteiden huoltoon ja asennukseen sekä kylmälaitosten suunnitteluun ja toteuttamiseen. Suurin asiakaskunta löytyy prosessi- ja elintarviketeollisuuden kunnossapidosta, mutta myös teollisuusautomaatiosta on muodostunut yritykselle tärkeä tukijalka. Vaikka asiakkaita löytyy tätä nykyä Ahvenanmaata ja Pohjois-Suomea myöten, on yrityksen toiminta keskittynyt Kokkolan seudulle, sillä alueelta ei löydy toista puhtaasti teollisuuden tarpeisiin erikoistunutta kylmäalan toimijaa.

– Olemme paikallisesti vahva toimija, mutta sen lisäksi meillä on asiakassuhteita muuallekin. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi Rani Plast, Snellmanin lihanjalostus ja CABB, jonka kanssa huoltosopimus solmittiin heti yrityksen perustamisen jälkeen. Viime kuussa tehtiin myös ensimmäinen isompi konekauppa ja se kyllä lämmitti mieltä aika paljon, Torppa kertoo.

– Lisäksi teollisuusautomaatiosta ja ohjelmoitavista automaatiojärjestelmistä on muodostunut meille toinen tukijalka. Esimerkiksi heti tähän toisen vuoden alkuun teimme sopimuksen rakenteilla olevan tehtaan kylmätekniikan ja automaation toteuttamisesta, Wargh jatkaa.

 

Pilvipalvelulla kevyesti alkuun

Yritystä perustettaessa sen toimintaa tukemaan haluttiin heti alusta alkaen järjestelmä, jolla arjen toiminnot voitaisiin hallita sujuvasti ja yrittäjät pystyisivät keskittymään liiketoiminnan kehittämiseen. Miehillä oli aiempaa kokemusta useista toiminnanohjausjärjestelmistä, joten ohjelmistolta vaadittavista kriteereistä oli hyvä käsitys.

– Kaikkiaan meillä oli kokemusta neljästä eri järjestelmästä, joten tiesimme, mikä niissä on hyvää ja mikä huonoa sekä mitä järjestelmältä haluamme. Lopulta saimme tuttavalta vinkin kääntyä Admicomin puoleen. Adminettiin tutustuttuamme valinta oli aika nopeasti selvä, sillä siitä löytyi juuri sellaiset ratkaisut, joita toimintaamme kaipasimme, projektipäällikkö Petri Jaaksi kertoo.

Adminet otettiin käyttöön heti yrityksen perustamisen jälkeen ja yrittäjät olivat positiivisesti yllättyneitä käyttöönoton helppoudesta. Myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta ovat olleet alusta alkaen Admicomin tilitoimiston hoidettavana.

– Aiemmin käyttämämme järjestelmä oli ollut sellainen sekamelska, että meille oli suuri helpotus, kuinka helposti ja kivuttomasti pääsimme käsiksi Adminetin käyttöön. Oli tärkeää, että meillä oli yksi ja sama henkilö, jonka kanssa asioita hoidettiin käyttöönoton aikana. Hän oli alussa koko ajan tukenamme ja hyvin perillä meidän tilanteestamme ja tietotaidostamme. Sen ansiosta hän pystyi oikealla tavalla kädestä pitäen neuvomaan meitä ohjelmiston käyttöönotossa ja toimintojen opettelussa, Wargh toteaa.

– Myös kirjanpidon osalta on ollut hienoa, että meillä on oma yhteyshenkilö. Saimme käyttöömme hyvän kirjanpitäjän, joka on omalla osaamisellaan ollut aika tärkeässä asemassa yrityksemme alkutaipaleella. Hän on pitänyt hyvää huolta asioistamme ja reagoinut nopeasti ongelmiimme, Torppa lisää.

Perustettavalle yritykselle oli tärkeää, ettei toiminnanohjausjärjestelmä vaadi merkittäviä alkuinvestointeja ja Adminetin kanssa liikkeelle päästiin hyvin kevyesti.

– Meillä ei tietenkään ollut mitään servereitä tai muitakaan it-ratkaisuita – vain kolme läppäriä ja 4G-reititin. En tiedä mitä kaikkea olisi pitänyt rakentaa, jos olisimme tehneet toisenlaisen valinnan. Vaikka käyttöönotto tietenkin maksoi jotain, säästimme sen laitepuolelta, kun pääsimme pilvipalvelulla helposti alkuun, Jaaksi pohtii.

Pienempien alkuinvestointien lisäksi Adminetin pilvipalvelu haluttiin käyttöön, jotta yrityksen asioita voidaan hoitaa sujuvasti missä tahansa.

– Nettipohjaisen ratkaisun ansiosta ei tarvitse olla aina siellä omassa työpisteessä, vaan pystyy hoitamaan asioita missä tahansa. Meille oli tärkeää, että myös asentajat pystyvät tekemään kirjaukset helposti kännykällä, jotta saamme tuntikirjaukset mahdollisimman nopeasti ja pääsemme laskuttamaan työt heti. Yksi tärkeä kriteeri oli, että huoltoasentajien tuntikirjaukset ovat samalla sekä laskutusperuste että palkanmaksun peruste ja siihen Adminet tarjosi ratkaisun, Wargh toteaa.

 

Tehokas työtilausten käsittely saa kiitosta myös asiakkailta

Kokkolan Kylmäpalvelu on keskittynyt ensimmäisen toimintavuotensa aikana huoltotöiden toteuttamiseen, mutta jatkossa myös urakointi tulee vahvemmin mukaan kuvioihin.

– Lähdimme liikkeelle siitä, että ensimmäisen vuoden aikana keskitytään pääasiassa huoltotöihin ja isompien urakoiden toteuttaminen tulee ajankohtaiseksi sitten, kun on kerrytetty kassaa ja saatu homma kunnolla pyörimään. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa toteutamme vuosittain myös pari isompaa urakkaa, Torppa kertoo.

Ensimmäisen toimintavuoden aikana Adminet on tukenut nimenomaan huoltoon ja kunnossapitoon liittyvää työtilausten hallintaa, sillä sen avulla laskutyöt pystytään käsittelemään tehokkaasti sekä tuntikirjausten että tarvikehankintojen osalta.

– Kun olemme avanneet työtilauksen, asentaja saa tarvittavat tiedot omasta kännykästään ja pystyy tekemään tuntikirjauksensa helposti oikealle tilaukselle. Hankintapuolella ostamme paljon erikoistarvikkeita ja osan asentajat hakevat paikallisilta toimittajiltamme. Olemme olleet tosi tyytyväisiä siihen, kuinka helppoa ostojen käsittely on, kun ostolaskut kohdistuvat suoraan oikealle tilaukselle, Wargh kertoo.

– Nopea laskutettavuus on varmasti meille se kaikista paras ominaisuus. Raha kiertää koko ajan, kun saamme nopeasti kustannukset työlle ja laskun matkaan. Se on kaikille hyvä, sillä me saamme kassavirran kiertämään nopeasti ja asiakkaat tykkäävät, kun lasku tulee ennen kuin asia on ehtinyt unohtua, Jaaksi lisää.

Asiakkailta onkin tullut positiivista palautetta yrityksen laskutuskäytännöistä, sillä laskut ovat asiakkaalle samaan aikaan myös raportti tehdystä työstä.

– Eräs työntekijämme kertoi aika hauskasta tapauksesta, jossa asiakas oli tullut käytävällä häntä vastaan laskua kädessään heiluttaen ja todennut, että ”Nyt on Kokkolassa opittu laskuttamaan – katsokaa kuinka hyvännäköinen ja selkeä lasku!”, Torppa kertoo.

– Asiakkaalle on tärkeää tietää, mitä työkeikan aikana on tehty. Kun asentajamme käy tekemässä jotain, hän kirjaa tunteja syöttäessään mitä toimenpiteitä millekin laitteelle on tehty, jäikö jotain tekemättä ja huomasiko hän jotain, mihin kannattaisi puuttua myöhemmin. Nämä huomiot myös tulostuvat asiakkaan laskulle. Parhaimmillaan siis lasku on paljon enemmän kuin lasku – asiakkaalle se on raportti tehdystä työstä ja meille lisämyynnin väline, Wargh toteaa.

Hyvä seuranta varmistaa laskutuksen

Adminetistä yritys on saanut myös toimivat seurantatyökalut työtilausten toteutuksen ja laskutuksen seurantaan.

– Keskeneräisten töiden osalta pystymme tarkastelemaan kustannuskertymästä toteutuneiden kustannusten lisäksi myös sitoutuneita kuluja. Saamme Adminetistä myös tarkkaa tietoa töiden toteumista ja kulurakenteista sekä pystymme arvioimaan tekemiemme laskelmien paikkansapitävyyttä ja tarvittaessa korjaamaan laskentaa seuraavalla kerralla, Torppa kertoo.

– Työtilausten kannalta varmasti tärkein työkalu on laskuttamattomien tilausten seuranta, sillä meillä on niitä jatkuvasti useita kymmeniä. Laskun lähettämisen jälkeen puolestaan näemme saatavien valvonnasta ajantasaisesti laskujen maksutilanteen. Tämän kokonaisuuden ansiosta meillä ei ensimmäisen toimintavuoden aikana jäänyt yhtään maksua saamatta, Wargh jatkaa.

Jaaksin mukaan hyviä työkaluja löytyy myös urakointiin:

Rahoitusennuste on yksi sellainen työkalu, josta olen tykännyt – se on ihan päällikkö. Varsinkin nyt kun meillä käynnistyi ensimmäinen iso urakka, saattaisimme olla pulassa ilman sitä. Rahoitusennusteen avulla näemme vähän tulevaisuuteenkin ja osaamme arvioida, milloin on tulossa isompia kulueriä ja pystymme varmistamaan, että tilillä on riittävästi rahaa.

 

Hallinnon helppous tukee kasvua

Yrityksen ensimmäinen toimintavuosi oli menestyksekäs, sillä ennen perustamista asetetut kasvutavoitteet on saavutettu ja ylitetty komeasti. Kasvava toiminta pysyy hyppysissä Adminetin avulla.

– Lähdimme hakemaan ensimmäiseltä tilikaudelta maltillisesti 800 000 euron liikevaihtoa, mutta se menikin paljon paremmin kuin olimme ajatelleet ja saavutimme kahden miljoonan liikevaihtoluokan. Tänä vuonna kasvu jatkuu ja pääsemme varmaan lähemmäs kolmea miljoonaa, Torppa arvioi.

Vaikka yrityksen liikevaihto on kasvanut reippaasti ja asentajiakin on palkkalistoilla jo kymmenen alkuperäisen neljän sijaan, pystytään yrityksen juoksevat asiat hoitamaan edelleen yrittäjien itsensä voimin.

– Koska toimintamme pääpaino on huoltotöissä, kasvu johtaa siihen, että meillä käsitellään entistä enemmän työtilauksia sekä niihin liittyviä ostolaskuja, myyntilaskuja ja tuntikirjauksia. Siksi meille kaikille oli alusta asti selvää, että tarvitsemme hyvän järjestelmän, joka kattaa mahdollisimman paljon niihin liittyvistä toimenpiteistä. Muuten edessä olisi ollut toimistohenkilön palkkaaminen. Vaikka työllistämme jo kymmenen asentajaa, me kolme toimihenkilöä olemme pystyneet hyvin hoitamaan muiden tehtäviemme sivussa kaikki hallinnolliset asiat, Wargh kertoo.

Kaiken kaikkiaan yrittäjät ovat olleet enemmän kuin tyytyväisiä ensimmäisen toimintavuotensa menestykseen ja Adminetistä on saatu paljon tukea yritystoiminnan alkumetreillä.

– Yritystoimintamme on lähtenyt tosi hyvin käyntiin, eikä vähiten Adminetin ansiosta. Se on kyllä ollut todella hyvä. Olemme olleet alusta asti tosi innoissamme siitä, että saimme niin hyvän ja helpon järjestelmän, Jaaksi toteaa.

KUVAT: Patrik Wargh


Kertokaa minulle lisää

Täytä lomake niin vastaamme sinulle pian ja kerromme Adminetin hyödyistä juuri sinun liiketoiminnallesi.


Lataa opas järjestelmän valintaan

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on iso päätös. Mitä asioita kannattaa huomioida ennen valintaa?

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään

Sulje haku