12.4.2016

LVI-Lämsä Oy: Adminet toi yrittäjällekin vapaa-aikaa

LVI-Lämsällä kaivattiin työkaluja, joilla yrityksen monipuolinen toiminta saadaan hallintaan. Adminetin sähköinen toimintatapa ja tarkka seuranta tehostivat arkea sekä vapauttivat merkittävästi toimitusjohtajan ja kirjanpitäjän aikaa turhista töistä.


Rovaniemellä toimiva LVI-Lämsä Oy sai alkunsa 1990-luvun laman aikaan, kun työt vähenivät ja yrityksiä meni nurin. Aiemmin Risto Lämsä teki putkitöitä vieraan palveluksessa, mutta tiukat ajat tekivät tehtävänsä ja myös Lämsän oli aika etsiä uusia haasteita.

– Tuolloin tuntui yleisesti, että kaikki työt loppuvat, mutta sitten taas itselle löytyi töitä. Siitä se jotenkin sitten nytkähti liikkeelle, kun kysyntää alkoi olla. Totesin, että pistetäänpä homma viralliseksi, toimitusjohtaja Risto Lämsä kertoo yrityksen perustamisesta.

Parinkymmenen vuoden aikana toiminta on laajentunut. Nykyään yritys työllistää noin 40 henkilöä ja viime vuosina liikevaihto on vakiintunut viiden miljoonan kieppeille.

– Viimeisen kymmenen vuoden aikana liikevaihto on vaihdellut 3–8,5 miljoonan välillä. Olemme pyrkineet pysymään Rovaniemen alueella, joten paikallinen markkinatilanne on myös sanellut kasvun. Kaikki riippuu aina siitä, kuinka paljon täällä on olemassa työkantaa. Siitä yritetään aina tietty prosentti näpätä ja tehdä hommat mahdollisimman hyvin. Siitä menestys lähtee.

Hanakat-ketjuun kuuluva LVI-Lämsä tekee monipuolista LVI-alan toimintaa, johon kuuluu perusputkityöt, ilmalämpöpumppuasennukset, maalämpöasennukset, ilmanvaihtotyöt ja myymälätoiminta. Yrityksellä on myös rakennuspeltiverstas, jossa tehdään rakennusten julkisivu- ja listoituspeltejä.

– Teemme kaikenlaisia LVI-hommia pienistä isoihin kohteisiin ja kotitalouksista suuriin liike- ja teollisuusrakennuksiin. Yli puolet liikevaihdostamme tulee normaalista urakoinnista. Toteuttamiamme kohteita ovat muun muassa Kulttuuritalo Korundi, Lappia-talo ja Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK, joka on varmaan historiamme suurin kohde.

LVI-Lämsä Oy - Risto Lämsä - Admicom asiakaslehti

 

Adminetillä otettiin kokonaisuus hallintaan

Monipuolisen toiminnan vuoksi LVI-Lämsällä on ollut haasteita pitää kokonaisuus hallinnassa ja tästä syystä yrityksessä lähdettiin viime syksynä vaihtamaan toiminnanohjausjärjestelmä kokonaisvaltaiseen Adminettiin.

– Toiminnan paketissa pitäminen on ollut haastavaa ja sen takia lähdinkin monen vuoden haistelun jälkeen kokeilemaan, saisimmeko kokonaisuuden paremmin hallintaan Adminetillä. Olen pikkuhiljaa perehtynyt asiaan ja lopulta otimme Adminetin käyttöön viime syksynä. Käyttöönotto oli hyvin organisoitu: kaikki toimenpiteet oli mietitty valmiiksi Admicomin päässä, joten meillä ei ollut mitään ongelmia, kun h-hetki koitti ja järjestelmä vaihtui. Opettelua oli tietenkin kaikilla, mutta firman juoksevat asiat saatiin saman tien rullaamaan.

Adminetin valinnan taustalla vaikuttivat erityisesti sähköiset ja automatisoidut toiminnot sekä tarkka seuranta. Aiemmalla ohjelmistolla eri työvaiheita piti tehdä käsin, joten illat kuluivat toimistolla. Myöskään seurantatietoja ei saatu riittävän tarkasti ja ajantasaisesti.

– Meillä on niin paljon tapahtumia, että ennen minulla oli täällä vähintään sellainen 10–15 cm laskupino odottamassa joka viikko ja illat menivät niitä vatvoessa. Se työllisti hirveästi ylimääräistä. Päivällä laskuihin ei voinut keskittyä, kun piti hoitaa juoksevia asioita. Emme myöskään saaneet tietoa, miten eri toiminnot etenevät, joten halusimme ratkaisun, jolla saisimme narut paremmin käsiin seurantaa varten.

Onko tavoitteet saavutettu ja toiminta saatu paremmin hallintaan?

– Kyllä, nyt kun on opittu käyttämään Adminettiä ja opitaan koko ajan paremmin. Nyt on hyvät merkit siitä, että saamme toimintaamme koko ajan tehokkaammaksi. Vaikka käyttöä on takana vasta puoli vuotta, alamme jo nähdä, missä voisi tehdä säästöjä ja mitä voisi tehostaa. Onhan Adminet jo nyt tehostanut meidän kaikkea toimintaa.

Sähköinen toimintatapa helpotti arkea

Ennen Adminetin käyttöönottoa erityisesti keikkatöiden hallinta oli haastavaa, kun kaikki tilauksiin liittyvä tieto käsiteltiin paperilla. Työmääräimet, asentajien tuntikortit, tarvikekirjaukset, ostolaskut ja laskutus olivat paperilla ja tiedot kirjattiin manuaalisesti tarvittaviin paikkoihin. Nykyään kaikki tieto on sähköisessä muodossa ja keikkamiehille on hankittu padit, joilla he voivat käsitellä tietoja työmaalla ollessaan.

– Keikkatöiden hallinta on helpottunut paljon. Enää tieto ei ole paperilappusilla, vaan kaikki on selkeästi Adminetissä. Kun asentajat merkkaavat kohteelle myös tunnit heti työmaalla, ne tulee laskutettua oikein ja kaikki ovat tyytyväisiä.

Adminet on alun ennakkoluulojen jälkeen vakiinnuttanut asemansa koko yritykselle tärkeänä työkaluna. Nykyään asentajatkin pitävät sitä tärkeänä työvälineenä.

– Osa asentajista oli alussa vähän änkyränä, mutta nyt kaikki ovat ihan laidasta lukien tyytyväisiä. Meillä oli äskettäin työhyvinvointi- ja kehittämiskysely, jossa kyseltiin henkilökunnalta sekä kehitettäviä että hyvin toimivia asioita. Adminet sai siinä laajalti kehuja.

Tilausketjun loppupäässä töiden hallintaa ovat helpottaneet sähköisiin tuntikirjauksiin ja laskuihin siirtyminen.

– On merkittävä muutos, että nyt pystyn nopeasti vaikka viikonloppuna sohvalta katsomaan kaikkien kavereiden tuntikirjaukset ja hyväksymään palkat maksatukseen. Ennen se ei ollut mitenkään mahdollista. Aiemmin pyöriteltiin paperilappuja ja aikaa meni niitä tarkistaessa ja kohdistaessa työmaille. Ensin kirjanpitäjä pisti palkanlaskennan kuntoon ja sitten minun piti vielä erikseen katsoa tunnit läpi. Nyt on paljon helpompaa, kun palkanlaskenta on automatisoitu ja tunnitkin kohdistuvat itsestään oikeisiin paikkoihin.

Osto- ja myyntilaskujen käsittelyn kannalta muutos on ollut merkittävä.

– Myyntilaskuille kokosin käsin tiedot tuntikorteilta, ostolaskuilta ja asentajien tuomilta paperilapuilta. Sen jälkeen laskut tulostettiin ja postitettiin. Ostolaskut käsiteltiin aiemmin siten, että kirjanpitäjä syötti ne koneelle ja minun piti tarkistaa illat pitkät, että kaikki on oikein ja huolehtia edelleen laskuttaminen. Tuollaista ylimääräistä työtä on ollut paljon, mutta nyt nuo toimenpiteet ovat jääneet kokonaan pois.

– Toimintamme kannalta merkittävin muutos ovat olleet sähköiset tuntikortit sekä täysin sähköinen laskujen ja kaikkien muidenkin tietojen käsittely. Nyt paperit ovat minimissään. Sitä kautta ovat tehostuneet työt työmailla ja myös täällä toimistossa.

LVI-Lämsä Oy - Risto Lämsä - Admicom asiakaslehti

 

Tarkka seuranta tehosti työntekoa

Sähköisten toimintatapojen ohella toinen muutosta vaatinut asia LVI-Lämsällä oli seuranta, sillä aiemmin eri toiminnoista oli hankala saada paikkansa pitävää tietoa.

– Ennen seuranta oli yksi iso sekametelisoppa. Piti tehdä hirveä selvitystyö, jos joku asia näytti huonolta ja halusi selvittää syyn. Näimme vain kokonaisuuden, joten yksittäisten toimintojen tilannetta ei voinut tietää. Ennen seurattiin vain urakkakohteita sekä niihin meneviä työtunteja ja materiaaleja. Kaikkea muuta oli mahdotonta seurata.

– Nyt eri osioiden tuloksellista kehitystä pystyy seuraamaan ihan eri tavalla. Näen koko ajan, missä on menossa myymälä- ja keikkapuoli, peltipuoli tai urakkatyöt yleisellä tasolla. Lisäksi pystyn seuraamaan yksittäisiä tilauksia. Jos jossakin alkaa tuotto näyttää huonolta, pääsen helposti kaivautumaan ongelmakohtaan, jos sellainen on. Se on näppärää, kun pääsee helposti tietoihin käsiksi ihan viimeisimpään nippaan asti.

Tarkan seurannan ansiosta yrityksessä on pystytty kehittämään toimintaa ja korjaamaan havaittuja ongelmakohtia. Lämsä arvioi myös, että reaaliaikaisuuden ansiosta työnteko on tehostunut.

– Nyt kun pääsee ihan yksittäisenkin keikan töihin ja tarvikkeisiin helposti käsiksi, esiin on noussut erilaisia kehitystarpeita ja kehitystä on myös tehty. Esimerkiksi kiinteällä hinnalla tehdyistä tarjouksista näkee heti, kohtaavatko laskenta ja todellisuus. Adminet on myös tehostanut työajan käyttöä asentajilla ja he merkkaavat paremmin tuntinsa oikeille kohteille, kun tunnit syötetään järjestelmään heti työmaalla. Kun tuntilaput täytettiin aiemmin kahden viikon välein, niin sinnehän saattoi muistin varassa kirjoitella mitä sattuu.

Lämsä on tyytyväinen ajantasaiseen liiketoiminnan seuraamiseen myös laajemmassa mittakaavassa.

– Kyllähän seuranta on nyt hyvinkin tarkkaa. Saan myyntiraportit joka päivä ja kaikki muut automaattiraportit viikoittain. Ennen esimerkiksi tulos- ja taseraportteja ei otettu kuin tilinpäätöksen yhteydessä. Nyt tulee oikeat raportit kaikesta joka viikko ja se on kyllä hyvä homma.

Aikaa vapautui turhista töistä

Vaikka Adminet ei ole ollut LVI-Lämsällä vielä kovin pitkään käytössä, on siitä saatu jo paljon apua yrityksen toimintaan. Pikkuhiljaa palvelua on tarkoitus laajentaa ja ottaa uusia ominaisuuksia käyttöön, jotta arjesta saadaan entistä sujuvampaa.

– Aika hyvin Adminetin alkaa jo hallita ja uusia toimintoja otetaan jatkossa käyttöön. Esimerkiksi myymälän paperiralli on vähentynyt ja sille puolelle tulee lisää helpotusta, kun saamme käyttöön varastonhallinnan, joka on parhaillaan työn alla. Jatkossa myös keikkamiehet ottavat joka nipan koodeilla varastosta ja palauttavat ylimääräiset sinne. Nythän he vielä perinteisesti ottavat laatikkoon kamppeita, käyvät keikalla ja unohtavat pistää puolet tavaroista ylös. Adminet mahdollistaa tässäkin kohtaa järkevän toimintatavan ja jatkossa kaikki tarvikkeet saadaan laskutukseen. Luulen, että sillä tulee olemaan meille iso merkitys.

Selkeytyneiden toimintatapojen ja tehostuneen seurannan lisäksi Adminetin hyöty on näkynyt erityisesti toimitusjohtajan ja kirjanpitäjän ajankäytössä.

– Kirjanpitäjältä on vähentynyt huomattava määrä töitä. Ennen hän kävi täällä suurin piirtein joka päivä, mutta nykyään ei enää tarvitse. Myös omalla kohdallani työmäärä on selkeästi vähäisempi. Töitä tulee joskus tehtyä illallakin, kun olen siihen tottunut, mutta nyt voin vaikka laskea tarjouksia kaikessa rauhassa. Arvioisin, että kuukausitasolla kaikesta ylimääräisestä säästyy noin kahden viikon työ. Nyt pystyy vähän harrastamaankin, kun pääsee illalla aikaisemmin kotiin, eikä tarvitse toimistolla roikkua iltakahdeksaan joka päivä.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 2/2016

Sulje haku