11.3.2019

Sähkö-Pori Oy:n toiminnan kasvattamisessa ja tehostamisessa Adminet on suunnannäyttäjä

Sähkö-Pori vastaa kireään kilpailuun uudistamalla ja tehostamalla toimintaansa. Adminetillä saavutettu tehokkuus on tuonut yritykselle merkittävää kustannusten ja ajan säästöä.


 

Vuonna 2003 perustettu Sähkö-Pori Oy sai uudet omistajat helmikuussa 2015, kun yrityksessä työskennelleet Teemu Leino, Juha Valtonen ja Marko Vähätalo ostivat sen toiminnan perustajan jäädessä eläkkeelle.

– Jotenkin on aina ollut halu kehittää itseään ja yrittäminen on muhinut mielessä jo pitkään. Kun sitten mahdollisuus tarjoutui, tilaisuus teki varkaan ja päätimme ryhtyä tuumasta toimeen, toimitusjohtaja Teemu Leino kertoo.

Noin 20 hengen voimin parin miljoonan liikevaihtoa pyörittävä yritys toteuttaa tällä hetkellä pääasiallisesti asuntotuotantokohteita, julkisia rakennuksia ja isompia yksityiskohteita. Mukaan lukeutuu muun muassa vuonna 2017 Poriin toteutettu 6000 m2 Gigantti- ja XXL-myymälä. Uudet omistajat ovat kuitenkin tuoneet yrityksen toimintaan mukanaan myös uusia ulottuvuuksia.

– Panostamme enemmän yksityisasiakkaisiin ja toivomme siitä yhtä kasvualuetta. Lisäksi olemme ottaneet palveluvalikoimaamme ilmalämpöpumput ja aurinkosähköjärjestelmät sekä vahvemmin myös järjestelmäpuolta eli paloilmoitin-, rikosilmoitin- ja kameravalvontajärjestelmiä.

 

Kilpailukykyä uudistamalla toimintaa

Tulevina vuosina toimintaa on tarkoitus kasvattaa ja kehittää yrityksen omiin vahvuuksiin nojaten ja totuttuja toimintamalleja uudistaen.

– Meillä on pitkä kokemus, mutta haluamme uudistaa toimintaamme sekä tehdä töitä vähän eri tavalla ja pykälää järkevämmin, kuin täälläpäin Suomea on ollut tapana. Käytännössä tämä liittyy esimerkiksi siihen, että pilkotaan urakat omaehtoisesti välitavoitteisiin ja seurataan niitä tarkasti, otetaan kuluseuranta paremmin haltuun ja aikataulutetaan tilaukset siten, ettei mikään ole myöhässä. Aikataulun pitävyys on kuitenkin nykyisissä aikataulupaineissa aika tärkeä asia projektin onnistuneessa läpiviennissä.

Keskeistä toimintamallien tehostamisessa on myös uusi avoimempi toimintatapa, jossa kaikki työntekijät pääsevät tarkastelemaan samoja kohdetietoja kuin projektin hoitajakin.

– Sekin tuo tehokkuutta ja vähentää ajanhukkaa, kun ei synny tilanteita, joissa työmailla ei tiedetä mitä pitäisi tehdä. Pyrimme myös olemaan entistä avoimempia tilaajan suuntaan eli kerrotaan asiat välittömästi niiden tullessa eteen, eikä jäädä hautomaan niitä.

Avoimuutta lisäämällä ja toimintamalleja uusimalla on tavoite päästä kohti kumppanuutta tilaajien kanssa ja saavuttaa etua tiukassa kilpailussa.

– Pyrkimys on päästä pois alihankkijuudesta ja olla kumppani asiakkaille. Siten pystymme luomaan kilpailuetua itsellemme ja hyötyjä tilaajalle osaamisellamme. Se helpottaa hinnoittelupaineitakin, kun ei tarvitse aina mennä niin vahvasti hinta edellä. Satakunta ei kuitenkaan ole mikään nousukauden kukoistuma ja kilpailu on raakaa, joten kilpailuetua on pakko saada.

 

Adminetillä selkeyttä toimintaan

Osana toimintatapojensa kehittämistä Sähkö-Pori päivitti vanhan toiminnanohjausjärjestelmänsä Adminettiin noin vuosi sitten, sillä silloiset ratkaisut eivät riittäneet tehokkaaseen toimintaan haastavassa kilpailukentässä. Haasteita aiheutti erityisesti toimintojen hajanaisuus, vaikka asiat hallittiin yhden palveluntarjoajan kautta.

– Eri toiminnot eivät kuitenkaan toimineet yhteen saumattomasti ja vaikka esimerkiksi ostolaskut tulivat sähköisesti, niiden käsittely vaati manuaalista työtä. Se oli niin hajanainen paketti, että puoliaikaisella sihteerillämme meni kaikki aika palkanlaskentaan ja ostolaskujen käsittelyyn. Lisäksi talousluvut olivat jälkijättöisiä ja vaativat käsityötä.

Käyttöönotto sujui yrityksessä mutkattomasti ja sihteeri oli mukana varmistamassa ohjelmiston käyttöönottoa muutaman kuukauden, minkä jälkeen hän siirtyi uusien haasteiden pariin Adminetin hoitaessa talousrutiineja automaattisesti. Samalla Leino otti palkanlaskennan vastuulleen.

– Sihteerimme jäädessä pois otin palkanlaskennan hoitaakseni ja olemme säästäneet siitä paljon aikaa, kun Adminetissä kaikki sujuu niin automaattisesti. Tarkistamisen ja hyväksymisen lisäksi ei paljoa muuta tarvitse tehdä. Pari kertaa jouduin sihteerimme sairastaessa laskemaan palkat vanhallakin järjestelmällä ja se oli sen verran raskasta, että minun elinvuoteni lyhenivät varmaan vuodella per palkanlaskenta, Leino naurahtaa.

Adminetillä Sähkö-Porin arjen tekemiseen on saatu joustavuutta ja selkeyttä, kun yrityksen asioiden hoitaminen ei ole enää sidottu toimistoon ja yrittäjien rooleja on pystytty selkiyttämään luomalla tarkat organisaatiorakenteet kaikkien osa-alueiden hallintaan ja seurantaan.

– Aiemmin yksi haaste oli vahva toimistosidonnaisuus, mutta nyt pystyn hoitamaan asiat missä tahansa. Samalla löysin ratkaisun yrittäjien ikuisuusongelmaan ja pystyin olemaan kesällä kaksi viikkoa pois toimistolta, kun tulenpalavat asiat hoituivat nettiyhteyden välityksellä. Nyt olemme luoneet myös selkeän organisaatiorakenteen helpottamaan seurantaa. Muutama heikko osa-alue saattaa pilata kokonaisuuden ja tällä muutoksella saamme suunnattua tekemistämme oikein ja tehostettua heikompia osa-alueita.

 

Töiden hallinta tehokkaammaksi

Sähkö-Pori on hyödyntänyt Adminettiä urakoiden ja laskutöiden prosessien tehostamisessa. Urakoinnissa on tehostunut niin suunnittelu, seurantakuin lisätöiden hallinta.

– Saamme budjetit ja massalistat tarjouslaskennasta suoraan tuotantoon. Kun käsikirjauksia ei tarvita, budjetti on totuudenmukainen ja tuloslaskelmat pysyvät linjassa. Projektin aikana voimme seurata tilannetta reaaliaikaisesti, kun kaikki kirjaukset ja ostot kohdistuvat projektille ja pystymme kaivamaan kulut ja tulot esille viimeiseen euroon saakka sekä reagoimaan tilanteisiin ajoissa. Kun asentajat vielä pystyvät itse avaamaan tilauksia, varmistamme lisätöidenkin laskutuksen.

Laskutöiden hallintaan on puolestaan saatu tehokkuutta ja nopeutta sähköisillä kirjauksilla.

– Aiemmin oli todella haasteellista selvittää tunti- ja tarvikekirjauksia jostain paperilapuilta. Nyt kirjaukset tehdään sähköisesti oikealle tilaukselle ja tarvikekirjauksissa hinta tulee riville automaattisesti. Näiden selvittäminen vei ennen niin tuhottomasti työtunteja, ettei siitä varmaan paljoa mitään käteen jäänyt. Nyt on todella helppoa tarkistaa päällisin puolin, että kirjaukset ovat oikein ja laittaa lasku matkaan heti työn valmistuttua. Sitä kautta myös rahankierto on nopeampaa ja saamme kassan kestämään paremmin.

 

Tehostuneella laskutöiden hallinnalla on ollut iso merkitys myös hukkatuntien vähentämisessä.

– Työtilaukset resursoidaan asentajille ja he voivat aamulla kotoa lähtiessään katsoa Adminetin mobiilista, mihin päin täytyy suunnata. Kiireettömät tilaukset taas lisätään työpooliin, josta asentajat napsivat uusia keikkoja sopivissa väleissä. Tehostuneen organisoinnin ansiosta asentajat eivät enää pyöri varastolla ihmettelemässä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, vaan ovat kentällä hoitamassa tilauksia. Laskuttamattomia tunteja ei tule enää likimainkaan niin paljon kuin aiemmin. Tänäkään vuonna neljällä keikka-asentajallamme ei varmaan ole yhteensä edes kahtakymmentä varastotuntia.

Ylimääräiset eurot pois hankinnasta

Viime aikoina yrityksessä on panostettu vahvasti hankinnan ja materiaalihallinnan tehostamiseen. Urakoiden tarvikkeet tilataan suoraan työmaille ja niiden hallintaan on Adminetillä saatu täsmällisyyttä.

– Paikkansapitävien massalistojen ansiosta meidän ei tarvitse ostaa sataa pistorasiaa, jos menekiksi on laskettu 72. Kun ostaminen on täsmällistä, tarvikkeiden palautusmäärä ja ostoihin sitoutuneet eurot pienenevät. Nopeammalla materiaalien kiertonopeudella pääomaa on vähemmän kiinni väärässä paikassa. Aikataulutuksella pystymme myös ajoittamaan hankinnat siten, ettei työmaille tule odotustunteja.

Laskutöille asentajat hakevat tarvikkeita tukusta työtilausnumerolla tai keräävät muualta varastoon ylijääneitä tarvikkeita viivakoodinlukijalla.

– Ostettaessa tarvikkeet suoraan tilaukselle, saadaan niiden hallintaan täsmällisyyttä. Hävikki on ihan julmettu, jos haetaan vain autoon x-määrä tavaraa. Omaan varastoon hankimme hiljattain viivakoodinlukijan ja joka tuotteella on hyllyssä viivakooditarra, josta asentajat voivat piipata tarvikkeita työtilauksille ja palauttaa ylijääviä takaisin varastoon. Sillä tavalla varastosaldotkin pysyvät oikeina ja materiaalihävikki pienenee, eikä työaikaa kulu nippeleitten keräämiseen ja listaamiseen.

 

Leino uskoo, entä hankintaan saadaan vielä lisää kustannustehokkuutta, kun kaikki Adminetin ostotyökalut saadaan tehokkaasti käyttöön.

– Olemme lisänneet omat alennustaulukkomme tukkureiden hinnastojen yhteyteen ja lähiaikoina on tarkoitus alkaa hyödyntää Admicomin ylläpitämiä hinnastoja hintavertailussa. Lisäksi ryhdymme käyttämään Adminetin ostotarpeita ja tekemään tarviketilaukset suoraan järjestelmästä. Näiden muutosten avulla saamme ostamisesta kustannustehokkaampaa.

Hankinnan tehokkuutta Leino seuraa Adminetin ostojen hintavertailu -raportista, joka erittelee ostojen hankintahinnat ja ostohetken edullisimmat hinnat samoille tarvikkeille.

– Se raportti ei aina ole kauhean kivaa luettavaa, mutta siitä täytyy ottaa opiksi. Raportilta näemme faktaa siitä, mitä olemme ostaneet väärin, joten pystymme kehittämään toimintaamme, kun emme ole pelkän mututuntuman varassa. Kyllä kilpailukyky pitää löytää myös hankinnasta ja ravistaa sieltäkin ylimääräiset eurot pois.

Tehokkuus säästää aikaa ja euroja

Adminet on tukenut yritystoiminnan ohjaamista tehokkaammin tarjoamalla reaaliaikaista ja tarkkaa tietoa toiminnan osa-alueista.

– Enää tuloslaskelmaa ei tarvitse odotella viikkotolkulla, vaan saamme tiedot käyttöömme ajantasaisesti ja pystymme porautumaan tietoihin ihan sinne viimeiseen laskuun asti. Se vähän kirkastaa näkemystä siitä, mikä maksaa ja kuinka paljon. Tarkemman seurannan avulla olemme myös havahtuneet laskutöiden tärkeyteen. Olimme aina ajatelleet, että urakointi on se mistä me leipämme saadaan, mutta laskutyöpuolelta löytyykin aika iso summa ja se on meille liiketoimintaa, jolla voimme saavuttaa kasvua.

Leinon mukaan Adminet on tuonut Sähkö-Porin toimintaan kokonaisvaltaista tehokkuutta, jonka avulla on saavutettu säästöjä sekä ajankäytössä että kustannuksissa.

– Adminet on tehostanut toimintaamme joka osa-alueella ja turhan työn poistuessa olemme varmasti säästäneet yhden henkilön työpanoksen verran aikaa, jonka voimme nyt käyttää oleellisempiin asioihin. Kustannuspuolella hukkatuntien, materiaalihävikin ja laskuttamatta jääneiden töiden väheneminen on tuonut ainakin sellaiset 50 000 € hyvää tulosviivan alle. Adminet maksaa kovastikin kulunsa takaisin ja sillä saadaan myös säästöä, kun taloutta pystytään seuramaan tarkemmin ja karsimaan ylimääräisiä kuluja pois.

Leino uskoo, että Adminet tulee olemaan yritykselle tärkeä suunnannäyttäjä kasvutavoitteiden saavuttamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

– En keksi mitään, mikä Adminetin puolelta ei tukisi meidän tavoitteitamme, koska sieltä löytyy kaikki työkalut toimintamme tueksi. Adminet antaa meille eväät kannattavuutemme parantamiseen ja toimintamme muuttamiseen fiksumpaan suuntaan. Välillä olemme joutuneet palloilemaan sokkona suuntaan ja toiseen ilman päämäärää, mutta Adminet on sellainen suunnannäyttäjä, joka ohjaa meitä oikeaan suuntaan.

KUVAT: Nyblin Studiot


Lataa opas hankinnan tehostamiseen

Lataa hankinnan opas, josta löydät vinkkejä yrityksesi hankintaprosessin kehittämiseen ja kattavan kuvauksen tehokkaista hankinnan työkaluista.

Lataa opas täältä

Hankinnan tehostaminen - Admicom opas 2018 - esikatselu

Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 1/2019


Kertokaa minulle lisää

Täytä lomake niin vastaamme sinulle pian ja kerromme Adminetin hyödyistä juuri sinun liiketoiminnallesi.
Sulje haku