17.2.2016

Sähköasennus El-Tec Oy siirtyi sähköiseen toimintatapaan: ”Järkevääkin tekemistä on ihan tarpeeksi”

Sähköasennus El-Tec Oy:ssä töiden hallinta ja laskuttaminen haluttiin sähköiseen muotoon, joten paperikalenteri, lyijykynä ja pyyhekumi saivat väistyä Adminetin tieltä. Toimintatapojen muutos on säästänyt kymmeniä tunteja viikossa turhasta työstä.


Sähköasennus El-Tec Oy tekee sähköurakointia ja huoltotöitä Uudenmaan alueella. Asiakkaita ovat niin rakennusliikkeet, julkisyhteisöt, kaupan alan toimijat kuin yksityishenkilöt. Yritys on muun muassa hoitanut Kauppakeskus Frescon saneerauksen sähkötyöt.

Yrityksen tarina sai alkunsa vuonna 2008, kun alalla muiden palveluksessa työskennelleet Kimmo Pulliainen ja Miikka Alm päättivät yhdistää voimansa ja pistää yrityksen pystyyn.

– Voisi sanoa, että me niin sanotusti löysimme toisemme ja tulimme sellaiseen tulokseen, että meidän täytyy alkaa yrittäjiksi. Meillä oli hyvä motivaatio yrityksen perustamiseen ja halusimme itse nähdä, millaista yrittäminen on. Liikkeelle lähtöä helpotti valmiit verkostot, sillä meillä oli aiemmilta vuosilta monia tuttuja rakennusalan yrittäjiä. Yhteistyö heidän kanssaan alkoi päivästä yksi, joten ensimmäisenä ei tarvinnut miettiä, mistä asiakkaita haalisi, Pulliainen kertoo yrityksen perustamisen taustoista.

Tällä hetkellä yrityksen toimipiste sijaitsee Vantaalla, mutta kasvun myötä toimistoa ollaan kevään aikana muuttamassa Espoon Mankkaalle. Vaikka toiminta on kasvanut jopa enemmän kuin aluksi oli tarkoitus, liikkeelle lähdettin vaatimattomasti, eikä menestys ole tullut ilman kovaa työtä.

– Ei meille mikään ole tullut kuin manulle illallinen, vaan liikkeelle lähdettiin ihan 0-pisteestä ilman muiden apua. Alkuun on painettu pitkää päivää, ja välillä vieläkin, mutta nyt tilanne on jo helpottunut. Kotikonttorista lähdimme liikkeelle. Siellä me Kimmon sängyn reunalla naputettiin konetta silloin seitsemän vuotta sitten, joten aika pitkä matka on kuljettu, Alm naurahtaa yrityksen alkuaikoja muistellessaan.

Tätä nykyä yrityksessä työskentelee yrittäjien itsensä lisäksi kymmenen asentajaa ja vuotuinen liikevaihto pyörii miljoonan tienoilla. Alun perin tavoitteena oli palkata uusia työntekijöitä yhden henkilön vuositahdilla.

– Ilmeisesti jossain vaiheessa on ollut enemmän kiire, kun tavoite on vähän ylittynyt. Halusimme kuitenkin pitää tahdin maltillisena, jotta homma pysyy hanskassa ja ehdimme tutustua uusiin henkilöihin ja heidän osaamiseensa, Pulliainen kertoo.

Alm kokee, että El-Tecin vahvuus on ennen kaikkea hyvässä työilmapiirissä:

– Töissä viihtyminen on ainakin itselleni kaikkein tärkein lähtökohta. Hyvä työilmapiiri varmistaa, että asentajatkin ovat hyvällä mielellä ja jaksavat paremmin, joten työt hoituvat sovitusti ja huolella. Hyvä fiilis kantaa hedelmää ja näkyy joka osa-alueella aina asiakkaalle asti.

Paperimenetelmästä sähköiseen aikaan

Vähitellen yrityksessä tultiin siihen pisteeseen, etteivät silloiset toimintatavat enää palvelleet arkea – pikemminkin päinvastoin. Yrityksessä ei ollut käytössä sähköisiä työkaluja toiminnanohjaukseen, vaan arkea pyöritettiin perinteisin menetelmin.

– Käytössämme oli niin sanottu paperiversio eli kalenteri, lyijykynä ja pyyhekumi – ja se kävi tiuhaan. Lopulta totesimme, ettei meillä ole aikaa tehdä ylimääräistä työtä, kun järkevääkin tekemistä on ihan tarpeeksi, Pulliainen muistelee.

Yrityksessä pohdittiin asiaa vuoden verran, kartoitettiin vaihtoehtoja ja kyseltiin tutuilta alan yrittäjiltä, kuinka he asiat hoitavat.

– Juttelimme paljon sellaisten tuttujen kanssa, joilla on käyttökokemusta erilaisista ohjelmistoista. Adminetille saimme parhaat suositukset muilta sähköalan yrittäjiltä. Heidän mukaansa Adminet oli paras ratkaisu, mitä voi saada. Halusimme sen käyttöön myös meille, jotta oma elämä menisi mahdollisimman helpoksi, Alm kertoo.

Adminet otettiin El-Tecillä käyttöön kesäkuussa 2015. Vaikka käyttökokemusta ei ole vielä paljon, ovat toimintatavat muuttuneet selkeästi parempaan suuntaan.

– Toimintatavat ovat muuttuneet paljon. Onhan Adminet helpottanut meitä hirmuisesti, Pulliainen toteaa.

Sähköasennus El-Tec Oy - Kimmo - Admicom

Huoltotyöt hallintaan

Adminetistä kaivattiin apua varsinkin töiden organisointiin ja hallintaan. Erityisesti huoltotöiden järjestely vie aikaa, kun asiakkaiden kanssa sovitaan asioita puhelimitse ja tieto tilauksista pitää saada myös asentajille mahdollisimman jouhevasti.

– Aiemmin käytössämme oli paperikalenteri ja tekstiviestejä lähti asentajille tiuhaan. Nykyään katselemme kalenteria samalla kun tilaus tulee ja pääsääntöisesti merkitsemme sen suoraan tietyn asentajan kalenteriin. Adminet helpottaa töiden organisoimista, kun jokainen asentaja voi tarkistaa kalenterista omat tehtävänsä silloin kun huvittaa, eikä meidän tarvitse enää erikseen soitella ja selvitellä asioita, Alm kertoo muuttuneesta tilausten käsittelystä.

El-Tecin asentajat käyttävät Adminettiä joko kännykällä tai padilla. Alun pienimuotoisen shokin jälkeen käyttö on alkanut sujua mallikkaasti.

– Alussa asentajat vähän ihmettelivät, mitä tämä tarkoittaa. Pian he kuitenkin hoksasivat mistä on kyse ja nyt kaikki ovat ihan tyytyväisiä. Helpottuihan arki asentajillakin, kun heidän ei enää tarvitse käsitellä paperilappuja, vaan tiedot menevät sähköisesti Adminettiin, Pulliainen toteaa.

Tilaustietojen vastaanottamisen lisäksi asentajat merkitsevät kentällä ollessaan tilaukselle myös työtuntinsa ja työkeikalla käytetyt tarvikkeet.

– Meillä on kahdeksan huoltoautoa, joista käyttämänsä tarvikkeet asentajat merkitsevät työtilaukselle. Puuttuvat tarvikkeet he hakevat tukkurilta ja ostosta tehdessään huikkaavat tilausnumeron, joten tukkurinkin lasku tulee sitten suoraan kuluksi oikealle tilaukselle, Alm kertoo.

Työtilausten laskutus on Adminetin myötä helpottunut merkittävästi, kun sekä työtunnit että käytetyt ja tilatut tarvikkeet ovat saman tien oikeassa paikassa laskutusta varten. Almin mukaan muutos on erityisen suuri tukkureiden laskujen käsittelyssä.

– Aiemmin ostolaskut tulivat tukusta aina koontilaskuna ja se oli aivan hirveä nippu paperia. Sitä kun yritti selvittää ja kohdistaa kuluja tilauksille, niin kyllä laskujen teko vei huomattavan paljon aikaa. Nykyinen tapa nopeuttaa laskutusta huomattavasti entiseen verrattuna, kun ostolaskujen rivit kohdistuvat suoraan työtilauksille.

– Ostolaskujen automaattisessa kohdentumisessa on myös se etu, ettei tavaroita jää merkkaamatta laskuille eli hävikkiä ei pääse sillä tavalla syntymään. Aiemmin on voinut helposti jäädä jotain huomaamatta, jos ei ole erittäin tarkasti tutkinut ostolaskurivejä, Pulliainen toteaa.

Laskutusprosessi helpottui

Ennen Adminetin käyttöönottoa El-Tecillä alettiin olla siinä tilanteessa, että liiketoiminnan kasvaessa aika ei enää riittänyt arjen pyörittämiseen vanhalla taktiikalla.

– Kyllähän me vähän lirissä oltiin kaikkien asioiden kanssa, että saatiin hommat ajallaan tehtyä. Siinä alkoi olla sellainen tilanne, että tekemättömien töiden pino vain kasvoi pöydän reunalla ja hiukset harmaantuivat hirveätä vauhtia. Nyt ei enää paperipino kasva, eikä tule niin paljon harmaita hiuksiakaan, Alm virnistää.

Tekemättömien töiden pinkkaa kasvattivat erityisesti laskuttamatta olevat työt. Laskutustietojen koostamisen lisäksi aikaa söi perinteinen tapa printata ja postittaa laskut.

– Laskujen koostaminen ja lähettäminen oli ennen se työläin vaihe. Siinä kului printterin mustetta ja kirjekuoria. Kirjekuoripinon paksuudella sitten mitattiin, kuinka paljon oli saatu aikaan. Koska meillä on paljon huoltotöitä, myös laskuja lähtee melko paljon. Onhan homma helpottunut ihan hirveästi Adminetin myötä, Pulliainen kiittelee.

– Nyt homma on todella yksinkertaista, kun koneelta näkee, paljonko on laskuttamatta. Jos siellä alkaa olla enemmänkin työtilauksia laskuttamatta, niin sitten ei muuta kuin klikkailemaan laskut maailmalle. Myyntilaskun liitteeksi voi lisätä vielä vaikka mittauspöytäkirjan, joten asiakas saa asiakirjat suoraan laskun mukana ja meille jää sähköinen dokumentti, Alm jatkaa.

Enää myöskään saatavien valvontaa ei tarvitse muistaa tarkistaa itse.

– Aiemmin tarkistimme itse reskontrasta, mitkä maksusuoritukset ovat jääneet tulematta. Adminetissä meille on asennettu automaattinen saatavien valvonta, joka lähettää maksumuistutukset, jos suoritusta ei ole tullut. Siinäkin yksi homma, joka on jäänyt laskutuksesta pois, Pulliainen toteaa.

Yli 30 tuntia viikossa pois turhasta työstä

Reilun puolen vuoden käytön aikana Adminetistä on saatu apu juuri niihin asioihin, joihin sitä kipeimmin tarvittiin, sillä töiden hallinta ja laskutus eivät työllistä enää likimainkaan niin paljon kuin ennen. Myös paperipinot ovat huvenneet olemattomiin.

– Viikkotasolla meillä säästyy varmasti yli 30 tuntia turhasta työstä. Nyt ollaan muuton vuoksi myös käyty läpi vanhoja paperipinoja, niin onhan se roskiin nakattavan paperin määrä ihan järjetön, Alm kertoo.

Nyt kun perusrutiinit alkavat olla hallussa, aiotaan Adminetistä heruttaa lisää tehoja irti. Seurannan osalta työkaluihin on jo vähän paneuduttu.

– Seuraamme esimerkiksi projektien katteita sekä niille kohdistuneita työtunteja ja tarvikeostoja. Ylipäätään seuranta on helppoa, kun Adminetistä näkee liikevaihdon ja muut asiat reaaliajassa. Vaikka meillä on varmasti tässä vielä paljon kehittämistä, niin kyllä asioita tulee jo nyt ihan eri tavalla seurattua. Ennen mentiin aika pimennossa, Alm toteaa seurannasta.

Uusiin toimitiloihin muuton myötä El-Tecille aiotaan palkata myös uusi työnjohtaja, jotta yrittäjät voivat itse käyttää enemmän aikaansa toiminnan kehittämiseen.

– Siinä on jo ollut ihan tarpeeksi meille kahdelle, että saa normaalin arjen pyörimään. Jatkossa pystymme keskittymään enemmän niin Adminetin hyödyntämiseen tehokkaammin kuin muihinkin muutosta vaativiin asioihin. Kehitystä tapahtuu pikkuhiljaa, Pulliainen painottaa.


Jatka lehden lukemista:

LVIS-Maailma 1/2016

Sulje haku