Sähköpare

Sähköpare Oy - Jari Ellonen | Adminet kokemuksia - Admicom
"Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Kaikki on helpottunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Adminetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan."

Jari Ellonen

Sähköpare Oy - logo | Adminet-kokemuksia - Admicom

 

Helsinkiläinen Oy Valiosähkö Ab ja es­poolainen TTN Sähköpalvelu Oy yh­distivät voimansa marraskuussa 2017. Näin syntyi yhteensä 40 sähköalan am­mattilaista työllistävä Sähköpare Oy, jonka liikevaihto kohoaa yli viiden mil­joonan. Yhdistymisen taustalla vaikut­ti kummassakin yrityksessä saavutettu kokoluokka, jonka kasvattaminen olisi vaatinut yrittäjiltä vahvaa liiketoiminta­osaamista ja kohtuuttomia riskejä.

 

Reaaliaikainen ja toimintavarma ratkaisu konsernille

Konsernia perustettaessa yrityksillä oli tarve yhtenäistää käytäntöjään ja toimintatapojaan. Konsernin toimin­nanohjausjärjestelmäksi valikoitui Va­liosähköstä tuttu Adminet.

– Meillä oli niin hyvät kokemukset Adminetistä, ja toisaalta TTN Sähköpal­velulla oli muutenkin uudistustarve useiden päällekkäisten ohjel­mistojen vuoksi, joten Adminet oli luonteva valinta. Sillä saimme kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan ja kun huomioitiin muut sen tuomat lisä­edut, ei asiaa tarvinnut juuri perustella, Valiosähkön ohjaksista Sähköpare Oy:n toimitusjohtajaksi siir­tynyt Jari Ellonen kertoo.

Valiosähkö ehti käyttää Adminet­tiä 1,5 vuotta ennen konsernin perus­tamista. Hyvin sujuneen käyttöönoton ansiosta Adminet oli jo saatu sujuvaksi osaksi yrityksen päivittäistä tekemistä.

– Adminetin käyttöönotto oli tehokas prosessi, johon oikeasti sisältyi koulutus­ta eikä meitä jätetty missään vaiheessa oman onnemme nojaan. Sen ansiosta saimme kaikki ominaisuudet tehokkaas­ti käyttöön. Myös uuden mobiilituntikor­tin käyttöönotto asentajille meni ihan sormia napsauttamalla, vaikka etukä­teen hieman mietitytti, kuinka he sisäis­tävät uuden mobiilin toimintatavan.

Alun perin Valiosähkölle iso teki­jä Adminetin valinnassa oli sen mah­dollistama reaaliaikainen seuranta ja konsernin myötä seurannan merkitys korostuu entisestään.

– Adminetissä kiehtoi se, että saim­me kirjanpidon reaaliaikaan. Kyllä yrittäjän täytyy tietää yrityksen talou­dellinen tilanne joka hetki, joten reaa­liaikaisuuden merkitys on todella suuri. Jos tieto saadaan kol­men kuukauden viiveellä, on korjaus­liikkeitä vaikea tehdä. Varsinkin nyt kun toi­mimme konsernina, on tärkeää, että saamme oikeaa ja re­aaliaikaista informaatiota, Jari kertoo.

– Vaikka konsernin yritykset toimi­vat omissa Adminet-ympäristöissään, käytössämme on yksi yhteen samat tie­dot, joten kahden yrityksen tilannetta on helppo seurata ja vertailla, Sähkö­paren taloushallinnosta vastaava Vir­pi Ellonen jatkaa.

Valiosähkölle myös järjestelmän toimintavarmuus oli Adminettiä valit­taessa tärkeä kriteeri.

– Vanhassa järjestelmässämme oli aika paljon toimintakatkoja ja yhteysongelmia. Sen takia halusimme toimin­tavarman järjestelmän, joka on teh­ty tämän päivän tarpeisiin. Esimerkiksi laskutuksen kanssa oli ennen ongelmia viikoittain. Adminetillä laskuja on lähte­nyt maailmalle jo monta tuhatta ilman ongelmia. Voi sanoa, että Adminetistä todellakin saimme toimintavarman jär­jestelmän ja paperittoman toimistoym­päristön.

Sähköpare Oy - Jari ja Virpi Ellonen | LVIS-Maailma 2/2018 - Admicom asiakaslehti

 

Paperittomuus oli suuri helpotus

Suurimman muutoksen Adminet on tuonut yrityksen arkeen mahdollista­malla toimintojen hallinnan sähköi­sesti, sillä työmääräimet, tuntikortit, tarjoukset, laskut ja koko kirjanpito hoituvat nykyään ilman papereita.

– Ennen asentajat tekivät työmää­räimet käsin. Niistä koostettiin aika mittava määrä laskuja viikoittain ja papereiden vatvominen oli työlästä. Nyt meillä on kaikki asiat sähköisessä muodossa kirjanpitoa ja tilintarkastus­ta myöten. Enää ei käsitellä mitään pa­peria ja se on helpottanut meidän työtä hirveästi. Kaapitkin tyhjenevät tasaista tahtia, kun saamme tuhota vanhaa kir­janpitoa 15-20 mapin vuosivauhtia, Ja­ri kertoo.

Paperittomuus on tuonut helpo­tusta erityisesti taloushallinnosta vas­taavan Virpin työhön, vaikka se aluksi totuttelua vaatikin:

– Kyllä minä pari kuukautta map­peja väsäsin vielä Adminetinkin aikaan varmistaakseni, että kaikki menee oi­kein. Sitten aloin tottua uuteen toimin­tatapaan ja tajusin, ettei minun tosiaan tarvitse mapittaa papereita enää kos­kaan. Se oli suuri helpotus.

Virpi vastaa nykyään koko konser­nin taloushallinnosta ja hoitaa niin las­kutuksen kuin palkanlaskennankin:

– Adminetin myötä on tapahtunut iso muutos, kun minun ei tarvitse nä­pytellä asentajien kertaalleen kirjaamia tietoja erikseen järjestelmään. Nyt tie­dot tulevat tuntikortilta sähköisesti se­kä palkanlaskennan että laskutuksen tietoihin. Siitä on ollut iso apu ja aikaa on säästynyt todella paljon. Paperiai­kaan myös laskuttamattomien töiden tarkkaa määrää oli mahdotonta tietää, nyt se on kätevä tarkistaa Adminetistä.

Talouden hallintaan on saatu tu­kea Admicomilta, sillä konsernin kirjanpidon hoitaa Admicomin tilitoi­misto, jonka kanssa yhteistyö on suju­nut mallikkaasti.

– Meidän kirjanpitäjämme on lois­tava tyyppi ja todellinen talousosaaja. Olemme olleet todella tyytyväisiä hä­neltä saamaamme palveluun. Olemme saaneet enemmän kuin pelkän kirjan­pidon, koska sieltä tulee hyvää dataa, neuvoja ja kommentteja myös muihin talousasioihin, Jari toteaa.

Paperittomaan toimintatapaan siirtyminen on helpottuneiden rutiinien lisäksi mahdollistanut aiempaa paremman tietojen jäljitettävyyden.

– Jos pitää palata vaikka jonkin vanhan työtilauksen hankintoihin, me vain haemme tilauksen Admi­netistä ja sieltä löytyy kaikki tiedot käyttöönotto­tarkastuspöytäkirjoineen, ostolaskuineen, toimit­tajatietoineen ja muine dokumentteineen. Histori­aan on tosi helppo palata ja tarvittaes­sa hyödyntää sitä myöhemminkin, Jari kertoo.

Adminet muutti kaiken

Jarin mukaan Adminetin mukanaan tuoma muutos yrityksen toimintaan on ollut merkittävä:

– Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Se on ollut meille todella suuri muutos ja oikeastaan kaikki on helpot­tunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Ad­minetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan.

Adminet on tuonut konkreet­tisia helpotuksia useisiin arjen toi­mintoihin, joiden hoitaminen oli aiemmin huomattavasti työläämpää. Esimerkeiksi Jari nostaa maksuerälas­kutuksen ja verottajan ilmoitusvelvol­lisuusraportoinnin:

– Esimerkiksi maksuerätaulukoita ei tarvitse tehdä erikseen ja niiden laskut­taminen on todella yksinkertaista. Tai jos olemme päätoteuttajana työmaal­la, niin kulunvalvontalaitteiden tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja lähtevät sieltä verottajalle. Ad­minetissä on niin paljon meidän arkea helpottavia automaattisia toimintoja, että sen ansiosta pystymme mahdolli­simman pienellä organisaatiolla hoita­maan helposti kaikki velvollisuudet.

Sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään siirtymisellä saavutet­tu ajansäästö toimistorutiineista on mahdollistanut järkevämmän ajan­käytön myös toimiston päässä. Vir­pi on pystynyt ottamaan hoitaakseen myös sellaisia työtehtäviä, jotka aiem­min olivat Jarin vastuulla.

– Adminet on tuonut tehokkuutta toimistolle, joten työnkuvaani on pys­tytty laajentamaan. Nyt esimerkiksi avaan uusia tilauksia ja hoidan kohtei­siin liittyvää yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, Virpi kertoo.

– Ei Virpi varmaan vanhalla systee­millä olisi pystynyt kahden yrityksen asioita hoitamaan. Vaikka hänelle tuli konsernin myötä toisenkin yrityksen ta­loushallinto hoidettavaksi, sen pystyy tekemään, kun on tuttu ja tehokas järjes­telmä, Jari lisää.

Lue koko haastattelu

 

KUVAT: Jyri Laitinen, Sähköpare Oy

 


Lataa tiivis tietopaketti talotekniikan ratkaisuistamme

Oppaan avulla voit tutustua tehokkaisiin talotekniikka-alan täsmätyökaluihin.

Lataa ilmaiseksi

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään.

 


Kertokaa minulle lisää

Täytä lomake niin vastaamme sinulle pian ja kerromme Adminetin hyödyistä juuri sinun liiketoiminnallesi.
LVI ohjelmisto | Adminet LVI-alan yrityksille
Sulje haku