Jaakon Oy

"Adminet säästää minulta toimistotyötä noin puolitoista päivää viikossa, ja ylipäätään se vähentää paljon stressiä, kun tietää asioiden olevan hallinnallisesti järkevämmin yhdessä paikassa."

Jaakko Hallila


Rakennuspalvelu Jaakon Oy on 2019 perustettu pääkaupunkiseudulla operoiva osakeyhtiö, jonka urakat koostuvat suurelta osin sisäsaneeraustöistä. Toimitusjohtaja Jaakko Hallila työskenteli aiemmin muutaman vuoden omalla toiminimellään, ennen kuin vahva kasvu loi paineita toiminnan laajentamiseen. Nykyisin kolmen käsiparin voimin toimiva yritys kunnostaa rakennuksia pääkaupunkiseudulla asiakaslähtöisellä otteella.

Pääosin tehdään saneeraustyötä pääurakoitsijan roolissa, vaikka kyseessä onkin rakennuspalvelu. Periaatteessa kaikki mitä tapahtuu pääosin asuntojen sisätiloissa voi jättää meidän huoleksemme. Tehdään vähän ulkona myös hommia, eli pääasiassa aitoja ja terasseja.

Erityisesti märkätilasaneeraukset ovat muodostuneet yrityksen leipälajiksi, minkä lisäksi kalusteasennusten kysyntä on kasvanut merkittävästi.

On muutama yritys joille olemme tehneet isoja märkätiloja. Suolavesikelluntoja tarjoavalle Float-Helsingille olemme toteuttaneet Kallion ja Isoroobertinkadun kelluntatilat. Kalusteasennusten osalta Topi-Keittiöt on ollut merkittävä yhteistyökumppani.

Järjestelmätarpeet kuntoon hyvissä ajoin

Adminettiä edeltävä järjestelmäratkaisu tarjosi yrityksen pyörittämiseen vain sekavan kokonaisuuden, jossa sähköiset ja fyysiset kansiot pelasivat huonosti yhteen.

Aikaisemmin asiat meni niin, että oli laskutusohjelmisto ja kirjanpitokansiot erikseen, mistä osa oli sähköisessä muodossa ja osa paperisena. Osa piti vielä printata sähköisestä muodosta paperille ja toisinpäin.

Toiminnanohjaukseen tarvittiin selkeyttä, ja uudistuksella pyrittiin ennakoimaan lisääntyvien töiden vaativia järjestelmätarpeita.

Lähdin ensin parantamaan oman järjestelmän kuormansietokykyä, ennen kuin lähdin palkkaamaan lisää ihmisiä. Eli tavallaan lähdin Adminetin kanssa vähän etupainoisesti liikkeelle, koska tiesin että todennäköisesti homma kasvaa jonkinlaista vauhtia eteenpäin kokoajan.

Adminet on ollut siis koko ajan taustalla, ja siinä vaiheessa kun aloin kasvamaan niin lähti yksi huoli jo siinä vaiheessa pois, että ei tarvitse lähteä päivittelemään järjestelmiä. Kädet olisivat olleet muutenkin täynnä töitä. Se on osoittautunut hyväksi päätökseksi.

Jaakon Oy | Adminet-toiminnanohjaus - rakennusyritysten kokemuksia

 

Jaakko kuuli Adminetistä sitä jo pidempään käyttäneiden yrityskollegoiden kautta, ja on tämän jälkeen itsekin kehunut järjestelmää muille alan toimijoille.

Kuulin järjestelmästä parilta yrittäjäkollegalta, jotka olivat käyttäneet Adminettiä pidempään. Olen varmaan ainakin yhteen tai kahteen paikkaan suositellut sitä itsekin. Erään naapuriyrityksen toimitusjohtaja vinkkasi aikoinaan siitä minulle, ja se oli tosiaan aika hyvä vinkki.

Uuden järjestelmän käyttöönotto oli hyvin positiivinen prosessi, ja Jaakko on arvostanut jatkuvaa tukea Admicomin suunnalta.

Alku meni todella hyvin Joonaksen kanssa, hän oli hyvä käyttöopastaja. Oikeastaan kaikkiin kysymyksiin ja muihin mitä siinä tuli niin sain kaikkiin vastauksen, että siitä ei ole mitään valitettavaa. Kaikki meni käyttöönotossa tosi hyvin.

Ja kun kysymys on kuitenkin noin isosta kokonaisuudesta niin sieltä tulee jälkikäteenkin kysymyksiä että miten tämä ominaisuus ja olisiko tästäkin apua. Tosi hyvin saa aina Adminetin palvelusta jengiä kiinni, että se on kyllä ollut iso plussa.

Palkkaamisen esteiden yli

Adminet on kulkenut Jaakon mukana toiminimen muuttuessa osakeyhtiöksi, ja järjestelmä on hänen mukaansa mahdollistanut auttavien käsien tuomisen taloon.

Ilman näitä palkkahallinnon työkaluja ei itsellä olisi ollut mitään resursseja tai aikaa lähteä selvittämään miten nuo hommat toimivat. Nyt periaatteessa Adminet hoitaa koko palkkakuvion, itse tarvitsee vaan hyväksyä tunnit. Tämä on mahdollistanut miesten palkkaamisen, kun ei kuitenkaan ole ketään prosessista tietäviä firman sisällä.

Jos minulla ei olisi ollut Adminettiä ja tätä resurssia taustalla palkkapuolella, niin olisi voinut jäädä nämä kaksi henkilöä palkkaamatta.

Jaakon Oy | Adminet-toiminnanohjaus - rakennusyritysten kokemuksia

 

Palkkaamisen mahdollistamisen lisäksi Adminetin hyödyt ovat olleet vahvasti läsnä toimitusjohtajan arjessa reaaliaikaisen seurannan ja dokumentoinnin kautta.

Nyt kun on tuntiperusteisia työntekijöitä niin he kirjaavat työtuntinsa sinne järjestelmään minkä näkee reaaliaikaisesti koko ajan. Saadaan palkat maksuun oikein sitä kautta ja pystyn helposti näkemään tuntikorttien kautta, että paljon mennyt aikaa kussakin kohteessa.

Luulen että raportointityökalujen käyttö tulee kasvamaan jatkossa. Silloin kun olin yksinyrittäjä vielä puoli vuotta sitten niin olin aika hyvin kartalla että missä mennään, mutta nyt varsinkin kun on työntekijöitä, niin kaikkia kohteita ei välttämättä näe tai ole samalla tavalla kohteiden päällä. Nyt pystyy data-analysaattorin avulla katsomaan, että mennäänkö oikeissa raameissa. Etusivun mittarit ovat todella hyödyllisiä siinä, että näkee suoraan eri tulospykälistöjä ja firman kassatilanteen, eli riittääkö rahat käytännössä.

Adminet mobiilista on ollut myös paljon apua päivittäisessä toiminnassa.

Käytetään sitä pääosin tuntikirjauksiin, ja sitten jos joku hankkii omasta lompakosta jotain tai varsinkin jos itse hankin firman kortilla tavaraa niin kuittien kuvat saa myös kätevästi sinne. Eri kohdekuvat on meillä myös ajatus työntää sinne.

Ostolaskut sujuvasti eteenpäin

Kaikista Adminetin avaamista taloushallinnon solmuista Jaakko sanoo voivansa puhua pitkään. Etenkin tuntikirjausten ja ostolaskujen kierron sujuvoituminen on tehnyt yrityksen pyörittämisestä selvästi kevyempää.

On suuri hyöty, kun kaikki ostolaskut tulevat sähköisenä ja ne hyväksytään järjestelmässä, ja ostolaskun saapumisesta sen hyväksynnän yhteydessä pääsee sen kirjaamaan suoraan kohteille.

 Tämä toimi aikaisemmin siten, että oli manuaaliset paperikuittikansiot kohteille ja sitten kun tuli laskutuksen hetki niin tuli sellainen kahden sentin paksuinen nippu kuitteja, joista piti jonkinnäköinen lasku muodostaa. Nyt saa hyvin nopeasti allokoitua oikeaan paikkaan laskut.

Jaakon Oy | Adminet-toiminnanohjaus - rakennusyritysten kokemuksia

 

Jaakko korostaa erityisesti Adminetin roolia laskutuksen helpottamisessa. Myös aiempi ylimääräinen paperinpyörittely ja tulostaminen ovat historiaa.

Varsinkin kun tehdään saneerauksia ja tällaisia sisähommia niin tulee hirveästi artikkeleita mitä tänne hankitaan, joten tuoterivejä on ihan älyttömän paljon tuollaisessa isossa kohteessa. Iso plussa, että on tarvikkeet saatu suoraan laskulle napin painalluksella.

Kaikki toimii oikeasti sähköisesti. Ei ole käytännössä tarvetta tulostaa yhtään mitään ulos sieltä järjestelmästä. Tällaista ei voi oikeastaan toteuttaa millään muulla kuin keskitetyllä yhden järjestelmän ratkaisulla. Jos on useita kevyitä järjestelmiä käytössä niin väkisinkin pitää olla joko tietokoneella kansioita tai joutuu tulostamaan papereita jossain välissä. Erityisesti jos on asiakas kenelle lähetetään sähköpostilla laskua niin sekin toteutuu ihan sähköisesti.

Rakennuspalvelu Jaakon tulevaisuus näyttää valoisalta. Monien asennustöiden jäljestä on tullut suitsutusta, ja tämänhetkinen keittiöbuumi lupaa rutkasti keikkoja. Myös yritysilmettä on hiljattain uudistettu.

Aikaisemmin olen koittanut pysyä enemmän kiven alla niin, että kaikki jutut on tullut suusta suuhun. Nyt on muutamia sellaisia kontakteja mitä ei ole aikaisemmin tunnettu niin pitää alkaa miettimään, että tarvitaanko tässä lisäresursseja.

Adminetin käyttö on ollut Jaakon mukaan ratkaisevassa roolissa hyvinvoivan liiketoiminnan taustalla.

 Pelkkää plussaa koko järjestelmästä, olen tosi tyytyväinen ollut. Ei varmaan oltaisi muuten nyt tässä pisteessä, sillä kasvaminen olisi ollut huomattavasti  haastavampaa, ellei jopa mahdotonta vanhalla järjestelmällä.

Yleisesti ottaen Adminetin helppoudesta, yhtenäisyydestä sekä informatiivisuudesta on ollut merkittävä hyöty.

Oliko artikkeli hyödyllinen?


Lataa kannattavuusopas

Oppaasta saat hyödyllisiä vinkkejä kannattavuuden parantamiseen.

Lataa ilmaiseksi

Sulje haku