Ivtek

Ivtek - Teemu Vilander ja Juhapekka Savimäki - Adminet kokemuksia
"Adminet on ollut meille monella tapaa hyvä ratkaisu ja säästää aikaa rutiineista. Tärkeintä on, että hyvin organisoitu toiminnanohjaus vapauttaa aikaa liiketoiminnan kehittämiseen."

Teemu Vilander & Juhapekka Savimäki

Ivtek - logo

 

Vuonna 2007 toimintansa aloittanut helsinkiläinen Ivtek Oy keskittyy energiatehokkaiden taloteknisten järjestelmien toteuttamiseen. Vuosien saatossa yrityksen toiminta on kasvanut ja toimintakenttä laajentunut.

 

Kasvun tueksi päivittäistä toimintaa helpottava järjestelmä

Muutama vuosi sitten yrityksessä laadittiin kasvusuunnitelma linjaamaan tulevia kasvutavoitteita ja toiminnan laajentamista. Samassa yhteydessä todettiin, että kasvu vaatii tuekseen päivittäistä toimintaa helpottavan toiminnanohjausjärjestelmän.

– Ehdimme jo siirtyä perus tuntilappumeiningistä toimialalle tarkoitettuun ohjelmistoon, mutta siinä ei ollut kaikkia tarvitsemiamme toimintoja, ja lisäksi käyttöliittymä oli hankala ja vanhanaikainen. Tiedot olivat edelleen vähän levällään ja hankalasti käsiteltävissä. Halusimme keskittää kaikki toiminnot yhteen LVIS-alan toimintaa palvelevaan järjestelmään ja kiinnostuimme Adminetistä, koska se vaikutti yksinkertaiselta ja hyvältä vaihtoehdolta – ja sitä se on kyllä ollutkin, toimitusjohtaja Teemu Vilander toteaa.

Adminet otettiin yrityksessä käyttöön viime vuoden toukokuussa ja se on saatu nopeasti sujuvaksi osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa.

– Onhan Adminet aika moniulotteinen ohjelma, joten kyllä siinä hetki menee perehtyessä. Mielestäni käyttöönotto oli kuitenkin looginen ja viikoittaisissa koulutuksissa asiat käsiteltiin sen verran pienissä osissa, että ne oli kohtuullisen helppo sisäistää. Koulutus oli myös riittävän syväluotaava, joten pääsimme jo alkukoulutuksella käytössä aika pitkälle. Mielestäni olemme saaneet Adminetin käytön hyvin haltuun ja apua on tullut Admicomin puolelta aina, kun sitä on tarvittu, johtaja Juhapekka Savimäki kertoo.

Adminetin käyttöönoton yhteydessä myös yrityksen palkanlaskenta ja kirjanpito siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon, vaikka juuri tilitoimistopalvelu oli suurin epäröintiä aiheuttanut asia järjestelmää vaihdettaessa.

– Historiaamme on mahtunut monenlaista tilitoimistoa ja välillä on ollut isojakin ongelmia, kunnes viisi vuotta sitten löysimme kumppanin, jonka kanssa yhteistyö toimi saumattomasti. Tästä syystä epäröimme ohjelmiston vaihtoa ylipäätään. Kirjanpitäjämme kuitenkin jäi eläkkeelle, joten päätimme heittäytyä täysillä mukaan ja otimme Admicomilta myös kaikki tilitoimistopalvelut. Vanhojen huonojen kokemusten vuoksi olimme tosi epäileväisiä, mutta onneksi hyvä yhteistyö on jatkunut myös Admicomin kanssa ja olemme olleet tyytyväisiä saamaamme palveluun, Vilander kertoo.

– Olemme löytäneet nopeasti yhteisen sävelen ja nyt yhteistyö sujuu jo omalla painollaan, Savimäki lisää.

Helpotusta töiden hallintaan

Ivtekin arjessa Adminetin vaikutus näkyy tehostuneena töiden hallintana helpomman organisoinnin sekä sujuvampien tunti- ja tarvikekirjausten myötä.

– Nyt pystymme helpommin resursoimaan ja suunnittelemaan asioita pidemmällekin. Laskutöiden hallinnassa hyödynnämme työpoolia, josta työnjohtajat organisoivat tehtävät asentajille ja asentajat tekevät omat kirjauksensa työmaalta Adminetin mobiililla, Vilander kertoo.

– Tarvikehankintoja varten olemme ajaneet omat hinnastot Adminettiin ja teemme vertailua sekä koordinoimme ostoja järjestelmän kautta. On helpompaa tarkastella tuotteen hintoja yhdestä paikasta, kuin etsiä niitä netistä ja erillisistä hinnastoista. Sitä kautta saamme helpotusta myös budjetointiin ja hinnoitteluun. Lisäksi kaikki tehdyt tarvikehankinnat kohdistuvat ostolaskun saapuessa suoraan projektinumerolle, joten meidän ei tarvitse erikseen kohdistaa niitä, Savimäki lisää.

 

Tehokkaampi toimintatapa on helpottanut työtilausten hallintaa ja nopeuttanut laskutusta sekä tuonut tarkkuutta projektien ja liiketoiminnan seurantaan.

– Kun tilaukset on aikataulutettu ja resursoitu kalenteriin, töiden toteutuksen ja tilauskannan seuraaminen on helppoa. Työ- ja tarvikekirjausten kohdistuminen heti oikealle projektille on vaikuttanut merkittävästi myös laskutusnopeuteemme. Laskutuksen viivettä on saatu pienennettyä todella paljon ja nykyään se sujuu aika reaaliaikaisesti, Vilander kertoo.

– Adminetin parhaita puolia on, että kaikki asiat kohdistuvat sinne, minne pitääkin – ilman minkäänlaista paperinpyörittelyä. Sen ansiosta pystymme seuraamaan myös työmaita päivittäisellä tasolla ja porautumaan tietoihin niin syvälle, että saamme hyvin yksityiskohtaista tietoa esimerkiksi kustannusrakenteista. Nyt tiedämme tarkemmin missä mennään ja näemme oikeasti, mistä kustannukset muodostuvat kokonaistasolla. Se helpottaa myös tulevien asioiden suunnittelua ja budjetointia, Savimäki toteaa.

Yksi reaaliaikainen järjestelmä tehostaa toimintaa

Ivtekillä koetaan, että Adminetin suurin hyöty yrityksen liiketoiminnalle on ollut se, että kaikki asiat pystytään hallitsemaan yhdessä kokonaisjärjestelmässä.

– Kun kaikki mahdolliset asiat on keskitetty yhteen ja samaan järjestelmään, kaikki toimii loogisesti ilman ristiriitoja. Samalla kaikki tapahtumat arkistoituvat yhteen paikkaan ja ovat helposti tarkasteltavissa myös tulevaisuudessa, Vilander kertoo.

 

Toimintojen keskittäminen yhteen automatisoituun järjestelmään on tuonut Ivtekin toimintaan tehokkuutta ja reaaliaikaisuutta.

– Koko toimintaprosessimme on nopeutunut ja tehostunut kokonaisvaltaisesti. Pelkästään osto- ja myyntilaskujen käsittelyn nopeutumisella olemme saaneet toimintaamme paljon reaaliaikaisemmaksi. Samoin seuranta on helpompaa, kun kaikki tarvitsemamme on keskitetysti yhdessä paikassa ja reaaliaikaisesti hyödynnettävissä, eikä mitään tietoa tarvitse etsiä mapeista tai erillisistä ohjelmistoista. Siinä on tietenkin omat etunsa, että tiedämme päivittäisellä tasolla missä mennään, Savimäki toteaa.

Tehokkaamman toimintavan ansiosta yrityksessä pystytään käyttämään enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen.

– Adminet on ollut meille monella tapaa hyvä ratkaisu ja säästää aikaa rutiineista. Tärkeintä on, että hyvin organisoitu toiminnanohjaus vapauttaa aikaa liiketoiminnan kehittämiseen, Vilander kiteyttää.

KUVAT: Ivtek Oy


Kertokaa minulle lisää

Täytä lomake niin vastaamme sinulle pian ja kerromme Adminetin hyödyistä juuri sinun liiketoiminnallesi.

 


Lataa opas talotekniikan tehokkaimmista työkaluista

Tutustu oppaan avulla Adminetin talotekniikka-alan täsmätyökaluihin.

Lataa ilmaiseksi

Sulje haku